Een goede briefing levert een beter voorstel

Begin met wie je bent. Niet als pr-tekst, maar als relevante context voor het bureau. Wat doet jouw organisatie? Hoe groot is het bedrijf? In welke branche ben je actief? En wat is de cultuur: formeel, informeel, internationaal, nuchter of ambitieus?

Dit is de context die een bureau nodig heeft om een concept te bedenken dat past. Een zorgverzekeraar heeft een andere evenementencultuur dan een designbureau of een bank. Als je dit niet beschrijft, bedenkt het bureau het zelf, op basis van wat ze kennen.

Voeg ook toe wie de beslissers zijn. Wie neemt het uiteindelijke besluit over het voorstel? Wie zijn de stakeholders die invloed hebben? En: is er al eerder samengewerkt met een evenementenbureau? Zo ja, wat ging er goed en wat minder?

Hier zit de kern van je pitchdocument. Beschrijf het evenement zo concreet mogelijk. Dit zijn de minimale onderdelen die een goed pitchdocument bevat.

Aanleiding en doel: waarom organiseer je dit evenement? Wat moet het opleveren? Denk concreet: medewerkers motiveren, een nieuwe strategie lanceren, klanten bedanken, een jubileum vieren. Het doel stuurt het concept.

Datum en locatie: is er een vaste datum of een periode? Is er een voorkeur voor een bepaalde regio? Gaat het om een eigen locatie of is er openheid voor alle opties? Bureaus die weten dat je flexibel bent over locatie, kunnen creatievere voorstellen doen.

Doelgroep: wie komen er? Medewerkers, klanten, relaties, stakeholders, leden? Hoeveel? Wat is hun functieniveau, leeftijd, achtergrond? Dit bepaalt de toon, het programma en het budget.

Programma: wat weet je al? Een plenair moment, een diner, een activiteit, een workshop? Of is het concept volledig open? Geef aan wat je al weet en wat je juist open laat voor de creativiteit van het bureau.

Budget is het meest vermeden onderwerp in een pitchdocument. Opdrachtgevers houden het vaag uit angst dat bureaus het maximale eruit halen. Maar dat werkt averechts: bureaus die geen budget kennen, presenteren voorstellen die er ver naast zitten. Dat kost iedereen tijd.

Geef een bandbreedte. "Wij werken met een budget van €50.000 tot €75.000 exclusief btw." Dat is concreet genoeg om relevante voorstellen te krijgen, maar geeft het bureau nog ruimte om keuzes te maken. Een bureau dat zijn vak verstaat, presenteert een voorstel dat past binnen dat kader, en laat je weten als het ambitieniveau de grenzen van het budget raakt.

Beschrijf ook de randvoorwaarden. Moet de locatie in een bepaalde regio zijn? Zijn er dagen of tijden die niet kunnen? Zijn er beperkingen vanwege duurzaamheid, AVG of inkoopbeleid? Zijn er vaste leveranciers die al zijn gecontracteerd?

Lees ook: De Pitchcode van IDEA: eerlijk pitchen in de evenementenbranche →

Beschrijf hoe het selectieproces verloopt. Hoeveel bureaus worden uitgenodigd? Wanneer verwacht je de voorstellen? Hoe vindt de presentatie plaats: schriftelijk, mondeling of beide? Wanneer wordt de beslissing genomen?

Geef ook aan wat je verwacht van de presentatie. Wil je een conceptpresentatie met moodboard? Een gedetailleerde begroting? Een referentie van vergelijkbare projecten? Hoe concreter je dit omschrijft, hoe beter de bureaus zich kunnen voorbereiden.

Een veelgemaakte fout: opdrachtgevers vragen bureaus om een uitgewerkt voorstel inclusief leveranciersofferten en gedetailleerde planning, terwijl ze nog geen opdracht hebben gegeven. Dat is tijdrovend en oneerlijk. Vraag in de pitchfase om een creatief concept en een globale begroting. Details werk je uit na de opdrachtverlening.

Niet elk evenement vraagt om een formeel pitchdocument. Voor een eenvoudig teamuitje of een bedrijfsborrel volstaat een informeel gesprek of een korte e-mail met de kernvraag. Een pitchdocument is relevant bij evenementen met een budget boven de €25.000, bij meerdere bureaus die je wil vergelijken, bij formele inkoopprocessen, of bij complexe evenementen met meerdere doelgroepen en programmaonderdelen.

Wij van Live Impact krijgen regelmatig pitchdocumenten die goed zijn opgesteld. Die leveren de beste samenwerking op. Onze creativiteit blijft dan onverminderd; we sturen hem alleen in de juiste richting. Een scherpe briefing is een cadeautje voor een goed bureau.

Een goed pitchdocument kost een middag werk. Het levert je betere voorstellen op, bespaart je heen-en-weer-vragen en zorgt dat de bureaus die je uitnodigt een eerlijke kans krijgen om het beste van zichzelf te laten zien.

Wil je weten wat Live Impact kan betekenen voor jouw evenement? Stuur ons je briefing of neem contact op voor een kennismakingsgesprek. Via hello@live-impact.nl of bel ons op +31 85 401 40 14.

Serieus Leuk.