Wat is de Pitchcode IDEA?

De evenementenbranche had lang geen uniforme spelregels voor presentaties. Dat leidde tot situaties die niemand wilde. Twintig bureaus uitgenodigd voor een presentatie zonder vergoeding. Een briefing van twee regels. En als feedback een bericht: 'we gaan een andere richting op'.

Bureaus investeerden honderden uren in concepten die nooit gerealiseerd werden. Creatieve ideeën verdwenen in een la. En opdrachtgevers stonden aan het eind met een stapel voorstellen die ze nauwelijks konden vergelijken. De ene presentatie was serieus uitgewerkt, de andere een vluchtige verkenning.

De Pitchcode IDEA ontstond vanuit de behoefte aan professionalisering. De branche erkende dat een eerlijk pitchproces beter is voor iedereen. Opdrachtgevers krijgen betere voorstellen. Bureaus kunnen verantwoord investeren. En de samenwerking begint (als je wordt gekozen) op basis van wederzijds vertrouwen in plaats van ressentiment.

Dat laatste is misschien wel het meest onderschatte punt. Een evenementenbureau merkt al tijdens de presentatie of je serieus bent. Of je de spelregels respecteert en de investering erkent. Dat bureau start met meer energie. En die energie zie je terug in het evenement.

De Pitchcode is geen verplichte wet. Het is een branchestandaard: een bewuste keuze van bureaus en opdrachtgevers om professioneel met elkaar om te gaan. Bureaus die er niet aan willen meedoen, bestaan ook. Maar als je kiest voor een bureau dat werkt volgens de Pitchcode, kies je voor professionaliteit en transparantie. En dat is precies wat je wilt als je een zakelijk evenement organiseert.

De Pitchcode IDEA bevat concrete richtlijnen. Geen vage intentieverklaringen, maar praktische afspraken over hoe een presentatie eruitziet.

Maximaal drie bureaus. Meer dan drie bureaus in een presentatie leidt tot te hoge investering voor te kleine kans. De Pitchcode adviseert een maximum van drie geselecteerde bureaus. Dat vraagt van jou als opdrachtgever een scherpe voorselectie. Kies bureaus die echt passen bij je opdracht, je organisatie en je budget, niet iedereen met een mooie website.

Een volwaardige briefing. Bureaus kunnen alleen een goed voorstel maken als ze weten wat je wilt. De briefing moet concreet zijn: doelgroep, doelstelling, budget, datum, locatiewensen en het verhaal achter het evenement. Een briefing van één A4 levert één A4 als voorstel. Lees ook ons artikel over het opstellen van een sterk pitchdocument →

Redelijke voorbereidingstijd. Twee weken voor een volledig uitgewerkt concept is te weinig. De Pitchcode spreekt van een redelijke termijn: in de praktijk betekent dat minimaal vier weken voor een serieus evenement.

Pitchvergoeding. Dit is het meest besproken onderdeel van de Pitchcode. Bureaus die serieuze concepten uitwerken, investeren tientallen uren. Een vergoeding is de erkenning van die investering. Verderop meer hierover.

Feedback na afloop. Elk bureau dat heeft meegedaan, verdient serieuze terugkoppeling. Een bericht als 'we gaan voor een andere partij' is niet genoeg. Wat verdient een bureau wél? Wat sprak je aan en wat miste je? En wat gaf de doorslag? Die feedback helpt bureaus groeien. En het geeft de samenwerking (die misschien later alsnog begint) een respectvolle basis.

Het antwoord: zo min mogelijk. Dat klinkt contra-intuïtief, maar klopt.

Veel opdrachtgevers denken dat meer bureaus meer keuze betekent. In de praktijk betekent het: meer irrelevante voorstellen, meer tijd kwijt aan vergelijken, en meer bureaus die gratis werken voor niets. Dat is niet eerlijk, en het levert je ook geen betere presentatie op.

De Pitchcode IDEA adviseert maximaal drie bureaus. Dat dwingt je tot een goede voorselectie. Vraag jezelf vooraf af welke bureaus echt passen. Niet alleen bij je opdracht, maar ook bij je organisatie en cultuur. Ervaring met dit type evenement is essentieel.

Een goede manier om dat te toetsen: doe een oriënterend gesprek met elk bureau voordat je ze uitnodigt voor de presentatie. Geen voorbereiding nodig van de bureau-kant: een uur om te voelen of de klik er is. Zo bespaar je iedereen onnodige investering als de chemie er niet in zit.

Bij Live Impact doen we dat gesprek altijd. We willen weten wat je echt zoekt, en jij mag weten hoe wij denken en werken. Als dat gesprek goed voelt, gaan we vol voor de presentatie. Als de match er niet is, zeggen we dat eerlijk. Dan besparen we allebei tijd.

Praktische aanpak: begin met een longlist van vijf tot acht bureaus. Doe oriënterende gesprekken met vier of vijf. Nodig er maximaal drie uit voor de eigenlijke presentatie. Dan weet je dat elk voorstel serieus is en dat je appels met appels vergelijkt, niet appels met peren.

Een presentatie met twee bureaus is trouwens ook prima. Soms is de voorselectie zo helder dat je weet dat het om twee partijen gaat. Dan hoef je geen derde uit te nodigen om het kader te creëren. Kwaliteit gaat boven kwantiteit.

De pitchvergoeding is het meest besproken (en meest gemeden) onderdeel van de Pitchcode IDEA. Veel opdrachtgevers schrikken. Maar laat het concept even landen.

Voor een evenement van €80.000 tot €150.000 investeert een bureau al snel 40 tot 80 uur in een volwaardige presentatie. Dat zijn twee werkweken van een ervaren evenementmanager. Als drie bureaus meedoen en niemand een vergoeding krijgt, werkt de branche samen 120 tot 240 uur gratis. Per presentatie. Dat is niet houdbaar.

Een pitchvergoeding compenseert die investering, deels. De gangbare vergoeding in de branche ligt tussen €1.500 en €5.000 per bureau. Het bedrag hangt af van de omvang van het evenement en de diepgang van de gevraagde presentatie. Bij grote, complexe opdrachten kan dat hoger zijn. Dit bedrag wordt verrekend met de opdracht als je het bureau kiest.

Voor jou als opdrachtgever heeft een pitchvergoeding een direct voordeel: bureaus die weten dat hun inspanning wordt erkend, gaan verder. Ze investeren meer in onderzoek, in het uitwerken van concepten en in het afstemmen van hun voorstel op jouw specifieke organisatie. Je krijgt meer (en betere) inbreng.

Een pitchvergoeding werkt ook als filter. Als je bereid bent te betalen voor de presentatie, nodigt dat serieuze bureaus uit. Bureaus die niet serieus zijn, haken af. En dat is precies wat je wilt. Je wilt geen zes voorstellen waarvan er vier zijn samengesteld in twee uur. Je wilt drie voorstellen die er echt toe doen.

Praktisch: spreek de vergoeding vooraf af. Vermeld het in je briefing. Zet het in de uitnodiging. Zo weten bureaus van tevoren waaraan ze beginnen en wat ze kunnen verwachten. Geen verrassingen achteraf.

Wij werken volgens de Pitchcode IDEA. Niet omdat het verplicht is, maar omdat het werkt. Een eerlijk pitchproces levert betere samenwerking op, en betere evenementen.

Wat betekent dat in de praktijk? Als we worden uitgenodigd voor een presentatie, stellen we altijd vragen over de spelregels. We willen weten hoeveel bureaus meedoen, of er een pitchvergoeding is en of er een volwaardige briefing klaarligt. Dat zijn geen lastige vragen, het zijn de juiste vragen. Ze bepalen of we vol kunnen gaan.

Als de omstandigheden niet kloppen, zeggen we dat. Soms is dat: 'We doen liever niet mee aan een presentatie met acht bureaus zonder vergoeding.' Niet omdat we arrogant zijn, maar omdat we weten dat zulke presentaties geen goede concepten opleveren, voor niemand. En een middelmatig concept dient jou niet.

Als de omstandigheden wél kloppen, investeren we volledig. Dan werken we een concept uit dat past bij jouw organisatie, jouw doelgroep, jouw budget. Dan denken we na over de beleving, het programma, de locatie, het verhaal achter het evenement. En dan laten we zien wat Live Impact kan.

De Pitchcode is voor ons een startpunt, geen eindpunt. We gaan verder dan de minimale eisen. We zijn transparant over onze aanpak, onze tarieven en onze werkwijze. En we geven altijd eerlijke feedback aan opdrachtgevers die dat willen, ook als we niet worden gekozen.

Misschien twijfel je of jouw pitchproces aan de Pitchcode voldoet. Of wil je weten hoe zo'n presentatie bij ons in de praktijk werkt? Neem contact op. We denken graag mee, ook vóór de formele briefing.

Een presentatie is de eerste stap naar een goed evenement. Als het pitchproces klopt (eerlijk, transparant, met de juiste spelregels), begint de samenwerking sterk. En dat zie je terug in het resultaat.

Live Impact werkt graag mee aan presentaties die voldoen aan de Pitchcode IDEA. We nemen de tijd voor een concept dat echt past. We zijn eerlijk over wat we wel en niet kunnen. En we leveren een voorstel waar je iets aan hebt, ook als je uiteindelijk voor iemand anders kiest.

Wil je meer weten over hoe wij omgaan met presentaties, of sparren over jouw evenement zonder presentatie en zonder druk? Neem contact op via hello@live-impact.nl of via het contactformulier op onze website. We reageren binnen één werkdag.

Live Impact. Serieus Leuk.