De evenementenbranche had lang geen uniforme spelregels voor pitches. Dat leidde tot situaties die niemand wilde: twintig bureaus uitgenodigd voor een pitch zonder vergoeding, een briefing van twee regels, en als feedback een bericht van: "we gaan een andere richting op".

Bureaus investeerden honderden uren in concepten die nooit gerealiseerd werden. Creatieve ideeën verdwenen in een la. En opdrachtgevers stonden aan het eind met een stapel voorstellen die ze nauwelijks konden vergelijken — omdat de ene pitch serieus was uitgewerkt en de andere een vluchtige verkenning.

De Pitchcode IDEA ontstond vanuit de behoefte aan professionalisering. De branche erkende dat een eerlijk pitchproces beter is voor iedereen. Opdrachtgevers krijgen betere voorstellen. Bureaus kunnen verantwoord investeren. En de samenwerking begint — als je wordt gekozen — op basis van wederzijds vertrouwen in plaats van ressentiment.

Dat laatste is misschien wel het meest onderschatte punt. Een evenementenbureau dat al tijdens de pitch merkt dat je serieus bent, dat je de spelregels respecteert en de investering erkent, start met meer energie. En die energie zie je terug in het event.

De Pitchcode is geen verplichte wet. Het is een branchestandaard — een bewuste keuze van bureaus en opdrachtgevers om professioneel met elkaar om te gaan. Bureaus die er niet aan willen meedoen, bestaan ook. Maar als je kiest voor een bureau dat werkt volgens de Pitchcode, kies je voor professionaliteit en transparantie. En dat is precies wat je wilt bij de organisatie van een zakelijk event.

De Pitchcode IDEA bevat concrete richtlijnen. Geen vage intentieverklaringen, maar praktische afspraken over hoe een pitch eruitziet.

Maximaal drie bureaus. Meer dan drie bureaus in een pitch leidt tot te hoge investering voor te kleine kans. De Pitchcode adviseert een maximum van drie geselecteerde bureaus. Dat vraagt van jou als opdrachtgever een scherpe voorselectie. Kies bureaus die echt passen bij je opdracht, je organisatie en je budget — niet iedereen met een mooie website.

Een volwaardige briefing. Bureaus kunnen alleen een goed voorstel maken als ze weten wat je wilt. De briefing moet concreet zijn: doelgroep, doelstelling, budget, datum, locatiewensen en het verhaal achter het event. Een briefing van één A4 levert één A4 als voorstel. Lees ook ons artikel over het opstellen van een sterk pitchdocument →

Redelijke voorbereidingstijd. Twee weken voor een volledig uitgewerkt concept is te weinig. De Pitchcode spreekt van een redelijke termijn — in de praktijk betekent dat minimaal vier weken voor een serieus event.

Pitchvergoeding. Dit is het meest besproken onderdeel van de Pitchcode. Bureaus die serieuze concepten uitwerken, investeren tientallen uren. Een vergoeding is de erkenning van die investering. Verderop meer hierover.

Feedback na afloop. Elk bureau dat heeft meegedaan, verdient serieuze terugkoppeling. Niet "we gaan voor een andere partij" — maar: wat sprak je aan, wat miste je, wat gaf de doorslag? Die feedback helpt bureaus groeien. En het geeft de samenwerking — die misschien later alsnog begint — een respectvolle basis.

Het antwoord: zo min mogelijk. Dat klinkt contra-intuïtief, maar klopt.

Veel opdrachtgevers denken dat meer bureaus meer keuze betekent. In de praktijk betekent het: meer irrelevante voorstellen, meer tijd kwijt aan vergelijken, en meer bureaus die gratis werken voor niets. Dat is niet eerlijk — en het levert je ook geen betere pitch op.

De Pitchcode IDEA adviseert maximaal drie bureaus. Dat dwingt je tot een goede voorselectie. Vraag jezelf van tevoren af: welke bureaus passen écht bij ons? Welke hebben ervaring met dit type event? Welke begrijpen onze doelgroep en onze cultuur?

Een goede manier om dat te toetsen: doe een oriënterend gesprek met elk bureau voordat je ze uitnodigt voor de pitch. Geen voorbereiding nodig van de bureau-kant — gewoon een uur om te voelen of de klik er is. Zo bespaar je iedereen onnodige investering als de chemie er niet in zit.

Bij Live Impact doen we dat gesprek altijd. We willen weten wat je echt zoekt — en jij mag weten hoe wij denken en werken. Als dat gesprek goed voelt, gaan we vol voor de pitch. Als de match er niet is, zeggen we dat eerlijk. Dan besparen we allebei tijd.

Praktische aanpak: begin met een longlist van vijf tot acht bureaus. Doe oriënterende gesprekken met vier of vijf. Nodig er maximaal drie uit voor de eigenlijke pitch. Dan weet je zeker dat elk voorstel serieus is en dat je appels met appels vergelijkt — niet appels met peren.

Een pitch met twee bureaus is trouwens ook prima. Soms is de voorselectie zo helder dat je weet dat het om twee partijen gaat. Dan hoef je geen derde uit te nodigen om het kader te creëren. Kwaliteit gaat boven kwantiteit.

De pitchvergoeding is het meest besproken — en meest gemeden — onderdeel van de Pitchcode IDEA. Veel opdrachtgevers schrikken. Maar laat het concept even landen.

Een evenementenbureau dat een volwaardige pitch maakt voor een event van €80.000 tot €150.000, investeert al snel 40 tot 80 uur. Dat zijn twee werkweken van een senior eventmanager. Als drie bureaus meedoen en niemand een vergoeding krijgt, werkt de branche samen 120 tot 240 uur gratis. Per pitch. Dat is niet houdbaar.

Een pitchvergoeding compenseert die investering — deels. De gangbare vergoeding in de branche ligt tussen €1.500 en €5.000 per bureau, afhankelijk van de omvang van het event en de diepgang van de gevraagde pitch. Bij grote, complexe opdrachten kan dat hoger zijn. Dit bedrag wordt verrekend met de opdracht als je het bureau kiest.

Voor jou als opdrachtgever heeft een pitchvergoeding een direct voordeel: bureaus die weten dat hun inspanning wordt erkend, gaan verder. Ze investeren meer in research, in het uitwerken van concepten, in het afstemmen van hun voorstel op jouw specifieke organisatie. Je krijgt meer — en betere — input.

Een pitchvergoeding werkt ook als filter. Als je bereid bent te betalen voor de pitch, nodigt dat serieuze bureaus uit. Bureaus die niet serieus zijn, haken af. En dat is precies wat je wilt. Je wilt geen zes voorstellen waarvan er vier zijn samengesteld in twee uur. Je wilt drie voorstellen die er echt toe doen.

Praktisch: spreek de vergoeding vooraf af. Vermeld het in je briefing. Zet het in de uitnodiging. Zo weten bureaus van tevoren waaraan ze beginnen en wat ze kunnen verwachten. Geen verrassingen achteraf.

Wij werken volgens de Pitchcode IDEA. Niet omdat het verplicht is, maar omdat het werkt. Een eerlijk pitchproces levert betere samenwerking op — en betere events.

Wat betekent dat in de praktijk? Als we worden uitgenodigd voor een pitch, stellen we altijd vragen over de spelregels. Hoeveel bureaus doen mee? Is er een pitchvergoeding? Is er een volwaardige briefing? Dat zijn geen lastige vragen — het zijn de juiste vragen. Ze bepalen of we vol kunnen gaan.

Als de omstandigheden niet kloppen, zeggen we dat. Soms is dat: "We doen liever niet mee aan een pitch met acht bureaus zonder vergoeding." Niet omdat we arrogant zijn, maar omdat we weten dat zulke pitches geen goede concepten opleveren — voor niemand. En een middelmatig concept dient jou niet.

Als de omstandigheden wél kloppen, investeren we volledig. Dan werken we een concept uit dat past bij jouw organisatie, jouw doelgroep, jouw budget. Dan denken we na over de beleving, het programma, de locatie, het verhaal achter het event. En dan laten we zien wat Live Impact kan.

De Pitchcode is voor ons een startpunt, geen eindpunt. We gaan verder dan de minimale eisen. We zijn transparant over onze aanpak, onze tarieven en onze werkwijze. En we geven altijd eerlijke feedback aan opdrachtgevers die dat willen — ook als we niet worden gekozen.

Twijfel je of jouw pitchproces aan de Pitchcode voldoet? Of wil je gewoon weten hoe zo'n pitch bij ons in de praktijk werkt? Neem contact op. We denken graag mee, ook vóór de formele briefing.

Een pitch is de eerste stap naar een goed event. Als het pitchproces klopt — eerlijk, transparant, met de juiste spelregels — begint de samenwerking sterk. En dat zie je terug in het resultaat.

Live Impact werkt graag mee aan pitches die voldoen aan de Pitchcode IDEA. We nemen de tijd voor een concept dat echt past. We zijn eerlijk over wat we wel en niet kunnen. En we leveren een voorstel waar je iets aan hebt — ook als je uiteindelijk voor iemand anders kiest.

Wil je meer weten over hoe wij omgaan met pitches? Of wil je gewoon sparren over jouw event — zonder pitch, zonder druk? Neem contact op via info@live-impact.nl of via het contactformulier op onze website. We reageren binnen één werkdag.

Live Impact. Serieus Leuk.