De werkkostenregeling bepaalt wat je belastingvrij aan personeel mag geven. Dit is hoe je 'm slim inzet voor je personeelsfeest.
In dit artikel
Delen
De Werkkostenregeling (WKR) is de fiscale regeling waarmee werkgevers in Nederland onbelaste vergoedingen aan medewerkers kunnen geven. Voorwaarde: het bedrag valt binnen de zogenoemde vrije ruimte. Voor 2026 geldt: 2,00 procent vrije ruimte over de eerste 400.000 euro loonsom. Daarboven 1,18 procent. Vanaf 1 januari 2027 stijgt het percentage over de eerste 400.000 euro naar 2,16 procent. Een personeelsfeest valt onder deze regeling, mits je het op de juiste manier inricht. Live Impact is een evenementenbureau uit 's-Hertogenbosch. Wij organiseren al 28 jaar personeelsfeesten, voor opdrachtgevers van 25 tot 1.500 medewerkers. Bij vrijwel elk traject komt de WKR ter sprake. Niet omdat wij belastingadviseurs zijn, maar omdat het mede bepaalt wat budgettair haalbaar is.
De grootste fiscale knip in WKR-land voor een personeelsfeest gaat over de locatie. Een feest op de eigen werkplek (kantoor, fabriek, eigen tuin) is fiscaal vrijgesteld en raakt je vrije ruimte niet. Een feest op een externe locatie valt wel in de vrije ruimte. Bij overschrijding betaal je 80 procent eindheffing over het meerdere.
Concreet: een diner op kantoor met cateraar is fiscaal voordeliger dan datzelfde diner in een restaurant. Zelfs als dat restaurant 500 meter verderop ligt. Bij een externe locatie tellen ALLE kosten mee: catering, drank, entertainment, decoratie, transport, sprekers. Zelfs de fooi.
Werkgevers onderschatten vaak wat de Belastingdienst tot 'kosten van het personeelsfeest' rekent. De praktijklijst:
Wat niet tot feestkosten gerekend wordt: gewone werktijden van interne medewerkers. Ook niet: kosten voor partners en kinderen, want die vallen onder een ander gastenregime. En overnachtingen bij meerdaagse evenementen vallen onder een apart fiscaal regime.
Stel: jij bent HR-manager bij een bedrijf met 100 medewerkers en een totale loonsom van 5 miljoen euro. Je vrije ruimte voor 2026 is:
Daaruit moeten alle WKR-uitgaven van het hele jaar bekostigd worden: kerstpakketten, bedrijfsfitness, attenties, jubilea én je personeelsfeest. Een extern feest van 350 euro per persoon kost je 35.000 euro WKR-ruimte. Houd je nog 27.280 euro over voor de rest van het jaar. Ga je daaroverheen, dan betaal je 80 procent eindheffing over het meerdere.
Vier manieren om je personeelsfeest fiscaal slim in te richten zonder in te leveren op beleving:
Wij zijn geen fiscalisten en doen niet alsof. Maar we organiseren al 28 jaar personeelsfeesten. We kennen de gesprekken die de HR-manager later voert: met de financieel directeur en de fiscalist. We adviseren proactief over de fiscale impact van keuzes. Niet door fiscaal advies te geven. Wel door te zorgen dat je het juiste gesprek voert vóór je de offerte tekent.
Een voorbeeld. Bij een opdrachtgever met 250 medewerkers stelden we voor het feest naar de werkplek te halen. In plaats van naar een externe locatie. Dat scheelde 47.000 euro WKR-ruimte op een feest van 65.000 euro. Met die ruimte konden ze datzelfde jaar nog een aanvullend kerstpakket geven.
Geldt de WKR ook voor het bestuur of de directie?
Ja, mits ze in loondienst zijn. Voor DGA's en zelfstandig ondernemers gelden andere regels.
Mogen partners mee zonder WKR-impact?
Partners en kinderen vallen niet onder de WKR maar onder gewone gastenkosten. Wel BTW-aftrekbaar onder voorwaarden.
Wat als ik over de vrije ruimte heen ga?
Dan betaal je 80 procent eindheffing over het meerdere als werkgever. Geen impact op de medewerker zelf.
Tellen relatiegeschenken aan medewerkers ook mee?
Ja, kerstpakketten, jubileumcadeaus en attenties tellen mee in de vrije ruimte.
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek via onze contactpagina en ontdek hoe we je personeelsfeest fiscaal slim én onvergetelijk maken.
Liever praten dan lezen? Vertel ons wat je van plan bent. We denken graag mee over wat bij je organisatie past, groot of klein.
