Open dag organiseren?

Laat zien wat jullie drijft — van binnen naar buiten

Jullie leveren elke dag topwerk. Een open dag organiseren is het moment om dat te laten voelen aan klanten, buurt, familie en toekomstig talent. Niet met een saaie rondleiding, maar met een dag die laat zien hoe jullie werken, wat jullie drijft en waarom mensen hier graag bij horen. Voor jou is een open dag organiseren een kans om het merk van binnen naar buiten te brengen: geloofwaardig, tastbaar en dicht op de mensen. Intern kijk je vaak te vertrouwd; bezoekers zien juist de dingen die jullie normaal vinden. Daarom werkt een frisse blik van buiten. Jij houdt de lijn en het verhaal vast, wij maken er een dag van die klopt voor directie, werkvloer en gasten. Minder gedoe met lijstjes en logistiek, meer tijd voor het contact en de boodschap.

‍

Serious Fun: maak van jullie open dag een moment waar mensen over praten.

Bij een open dag organiseren is “wel oké” de grootste valkuil. Gasten onthouden geen feitenlijst, maar momenten. Met onze ‘Serious Fun’-aanpak maken we het licht genoeg om leuk te zijn, en strak genoeg om vertrouwen te geven. We bouwen op drie onderdelen: (1) Identiteit & verhalen: processen worden een route met demo’s, makers, proefjes en korte verhalen.(2) Concept: geen standaard rondje, maar activiteiten die passen bij jullie bedrijf: een familiequiz, kleine shows, hands-on opdrachten met jullie eigen spullen. (3) Productie: programma, styling, ontvangst, routing, veiligheid, catering, techniek en een crew die past bij jullie huisstijl en manier van werken. Zo wordt een open dag organiseren geen verplicht nummer, maar een dag die het merk sterker maakt.

Feilloze regie, zodat jij aandacht hebt voor je gasten

Een open dag organiseren op eigen locatie vraagt om strakke regie achter de schermen. Jij wilt rondlopen, mensen spreken en het verhaal vertellen—niet brandjes blussen. Wij nemen de uitvoering uit handen: parkeren en doorstroom, registratie, veiligheid, vergunningen, bewegwijzering, planning, leveranciers en eten en drinken. Alles in één draaiboek dat werkt op de vloer, niet alleen op papier. Het mooiste resultaat: een dag waar alles klopt, de directie tevreden is en collega’s trots rondleiden. Daarna hoor je het terug: bij de koffieautomaat én aan tafel thuis. Klaar om een open dag organiseren goed aan te pakken? Plan een Strategische Sparring-sessie en we zetten de eerste stappen.

‍

Meer lezen

Lees ook: Evenement op eigen locatie organiseren — of bekijk onze aanpak voor een bedrijfsopening. Bekijk de veelgestelde vragen.

Zin om jullie open dag door te nemen?

Vertel ons wie je binnen wilt krijgen en wat ze moeten meenemen. Buren en toekomstige collega's willen iets heel anders zien. Wij maken een route door jullie pand waar beide groepen iets aan hebben. En we zorgen dat er iemand staat waar het druk wordt. Vertel wat je van plan bent, dan denken we mee. Serieus Leuk. Bel +31 85 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl.

Veelgestelde vragen

Wat kost een event marketing bureau?

Een event marketing bureau hanteert grofweg drie kostenmodellen:

Fee-based: een vast projectbedrag van 10.000 tot 75.000 euro voor een compleet evenement
Uurtarief: 95 tot 150 euro per uur voor concept, productie en projectmanagement
Commissie: 10 tot 20 procent op de totale evenementbegroting

Live Impact werkt fee-based per project. Dat is voor klanten het beste te budgetteren. Wat de kosten omhoog drijft: aantal gasten, locatiekeuze, entertainmentniveau, custom productie en doorlooptijd.

Een teambuilding voor 30 personen kost al snel 8.000 tot 15.000 euro inclusief bureau-fee. Een internationaal congres voor 500 deelnemers gaat richting 250.000 tot 500.000 euro. Vraag altijd om een transparante offerte met onderscheid tussen bureau-fee, productiekosten en doorlooppostjes. Bekijk onze contactpagina voor een vrijblijvend gesprek.

Hoe ontdek je het event DNA van je bedrijf?

Het event DNA van je bedrijf is de set kernkenmerken die elk evenement herkenbaar maakt als van jou. Bij Live Impact starten we elk traject met vier vragen:

De reden voor dit evenement
Het verhaal achter je bedrijf
Het gevoel bij binnenkomst
De boodschap voor onderweg

Verzamel daarna concrete bouwstenen: de woorden die klanten over je merk gebruiken, de beelden op kantoor, de muziek op vrijdagmiddagborrels. Dit zijn signalen van wat authentiek bij je hoort.

Daarna toets je of dit ook past bij de doelgroep van het event. Een tech-startup heeft een ander DNA dan een familiebedrijf met 75 jaar geschiedenis. Schrijf het DNA samen op een A4: drie kernwaarden, drie verboden, drie iconische beelden. Dat document gebruik je als kompas voor locatie, programma, catering, decor en communicatie. Zo voorkom je generieke events die net zo goed van een willekeurige concurrent hadden kunnen zijn.

Wat is catering bij een zakelijk evenement?

Catering bij een zakelijk evenement is alles wat met eten en drinken te maken heeft. Van koffie bij binnenkomst tot het walking dinner aan het einde. De vorm hangt af van het type event:

Congres: koffiebreaks, lunch in twee shifts, netwerkborrel
Personeelsfeest: walking food, food trucks of live cooking-stations
Directiediner: uitgeserveerd vier- of vijfgangenmenu met wijnarrangement

Reken gemiddeld 35 tot 95 euro per persoon voor de catering, exclusief locatie en personeel. Catering bepaalt 30 tot 40 procent van de tevredenheid van gasten.

Vraag altijd naar opties voor vegetarisch, vegan, glutenvrij en halal. Bij een zakelijk publiek heeft 15 tot 25 procent een dieetwens. Live Impact matcht caterers per regio op stijl, dieetwensen en budget. Lees meer over onze aanpak op de contactpagina.

Welke praktische stappen zet je voor diversiteit bij events?

Diversiteit op je event vraagt om concrete keuzes, geen intenties. Vijf stappen die werken:

Divers sprekerspanel: streef naar minimaal 40 procent vrouwen op podium en twee sprekers met biculturele achtergrond
Toegankelijke locatie: check rolstoeltoegang, rustige ruimte voor prikkelgevoeligen, en gendersneutrale toiletten
Inclusieve catering: halal, koosjer en glutenvrij standaard aanbieden, niet als uitzondering
Toegankelijke communicatie: vermijd jargon, bied programma's in groot lettertype, regel doventolk of live ondertiteling
Laagdrempelig netwerken: speed-dating-formats werken beter dan losse staborrels voor introverten en nieuwkomers

Live Impact werkt met een diversiteit-checklist die we per event doorlopen. Het resultaat: events waar iedereen zich welkom voelt, niet alleen de meerderheidsgroep.

Welke stappen volg je voor een event communicatieplan?

Een event communicatieplan voorkomt brandjes in de laatste week. Gasten, sprekers en leveranciers weten precies wat ze nodig hebben en wanneer. Zes stappen:

Doelgroepen in kaart: genodigden willen praktische info, sprekers willen briefings, leveranciers willen draaiboeken
Tijdslijn opstellen: save-the-date 8 weken vooraf, uitnodiging 6 weken, programma 3 weken, praktische info 1 week, herinnering 2 dagen
Kanalen kiezen: e-mail voor formeel, WhatsApp voor lastminute, app of microsite voor het programma
Tone of voice vasthouden: niet ineens corporate als de rest informeel is
Ter plaatse: bewegwijzering, programma's op stoelen, push-berichten via event-app
Na afloop: bedankmail binnen 48 uur, foto's binnen een week, evaluatie binnen twee weken

Live Impact bouwt het communicatieplan tegelijk met het concept, niet als afterthought.