Open dag organiseren: van bezoeker naar ambassadeur

De eerste vraag is: wie wil je bereiken? De doelgroep bepaalt het hele concept. Veelvoorkomende doelgroepen zijn: potentiële klanten of opdrachtgevers, nieuwe medewerkers (werving en werkgeversmerk) en omwonenden en buurtbewoners (maatschappelijk draagvlak). Daarnaast zijn er bestaande relaties en partners (relatieversterking) en pers en media (merkbekendheid). Denk ook aan familie van je medewerkers: partners en kinderen zijn vaak de leukste ambassadeurs.

Je kunt natuurlijk ook meerdere doelgroepen combineren, maar zorg dan voor gedifferentieerde programmaonderdelen. Belangrijk: een potentiële klant heeft andere behoeften dan een buurtbewoner.

Een standaard rondleiding met koffie is niet genoeg. Maak van je open dag een beleving die past bij jullie merk. Denk bijvoorbeeld aan interactieve demonstraties van jullie product of dienst en ontmoetingen met het team. Voeg toe: workshops waarin jullie kennis delen, entertainment voor de sfeer en een gastvrije ontvangst met goede catering.

De beste open dagen hebben een rode draad: een thema of verhaal dat terugkomt in het hele programma. Zo'n rode draad is de beste manier om je event samenhang te geven. Het maakt de dag tot een onvergetelijke ervaring voor iedereen die langskomt.

Bij een open dag is logistiek bepalend. Je wilt dat mensen zich welkom voelen en soepel door het programma bewegen. Plan vooraf: registratie en ontvangst (voorkom wachtrijen), routering door het gebouw of terrein, capaciteitsmanagement per activiteit. Zorg daarnaast voor: bewegwijzering en informatievoorziening, parkeeroplossingen en bereikbaarheid, en een duidelijk tijdschema.

Zet voldoende gastheren en gastvrouwen in. Niets is zo fijn als iemand die je verwelkomt en de weg wijst. Goede gastvrijheid is minstens zo belangrijk als het programma zelf. Bij grote open dagen kun je werken met tijdvakken om drukte te spreiden. Zorg ervoor dat elk onderdeel genoeg tijd krijgt, dan loopt de organisatie op rolletjes.

Een open dag is zo goed als de opkomst. Investeer daarom in communicatie die de juiste doelgroep bereikt en enthousiasmeert.

Start 6 tot 8 weken van tevoren met de promotie. Dan heeft je doelgroep de tijd om de datum vrij te houden. Gebruik een mix van kanalen: bijvoorbeeld e-mailcampagnes naar je bestaande netwerk, sociale media en persberichten voor lokale media. Voeg uitnodigingen toe via je verkoopteam en een landingspagina met registratie.

Maak de uitnodiging aantrekkelijk. Mensen komen graag als ze weten wat hen te wachten staat. Communiceer wat er te zien is én waarom het relevant is voor je genodigden. Wat levert het ze op?

Denk ook aan opvolging na de open dag. Geef iedereen aan het einde iets tastbaars mee naar huis. Stuur daarna een bedankmail, deel foto's en video's, en maak concrete afspraken met geïnteresseerde gasten. Daarmee houd je contact warm en gaan waardevolle leads niet verloren.

Een familiedag, open dag of leveranciersdag kost ongeveer €200 tot €300+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 gasten. Voor 500 tot 1.000 gasten reken je op ongeveer €175 tot €275+ per persoon. Voor 1.000 tot 2.000 gasten op ongeveer €150 tot €250+ per persoon. Voor meer dan 2.000 gasten op ongeveer €100 tot €150+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw, inclusief locatie, catering, entertainment en productie.

Een familiedag of open dag richt zich op een brede groep waaronder kinderen en partners. Juist die mix van familie en collega's maakt de sfeer ontspannen. De prijs per persoon ligt lager dan bij een avondfeest doordat het programma en het cateringniveau anders zijn.

5 tips voor een geslaagde open dag

Deze tips geven je een voorsprong bij het organiseren van een open dag voor je bedrijf.

• Kies een rustig moment in het jaar. Plan de open dag in een periode waarin je bedrijf tijd en aandacht heeft.
• Laat je team het verhaal vertellen. Niemand deelt kennis over jullie werk zo aanstekelijk als de collega's zelf.
• Maak het leuk voor familie. Kinderen die mee mogen komen, maken de dag meteen een stuk gezelliger.
• Werk met een draaiboek. Zo weet de hele organisatie wie wat doet en wanneer.
• Vraag om feedback. Vraag na afloop bijvoorbeeld via een QR-code om een korte reactie. Die kennis gebruik je volgend jaar weer.

Met deze tips zet je een open dag neer waar iedereen nog lang en graag over vertelt.

Organiseren jullie elk jaar een open dag of is dit de eerste keer? In beide gevallen denken we graag met je mee. Vertel ons je wensen en we laten zien welke mogelijkheden er voor jullie bedrijf zijn.

Bij Live Impact helpen we organisaties om van een open dag een onvergetelijke ervaring te maken. Jullie kunnen de hele organisatie uit handen geven of alleen een deel. Wij zorgen ervoor dat het event klopt, op een manier die bij jullie past. Zo gaan jullie ontspannen de dag in en komen je gasten als ambassadeurs weer buiten.

Liever eerst even sparren? Dat kan natuurlijk. Neem gerust contact op: bel 085 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl voor een vrijblijvend gesprek.

Serieus Leuk.