De eerste vraag is: wie wil je bereiken? De doelgroep bepaalt het hele concept. Veelvoorkomende doelgroepen: potentiële klanten of opdrachtgevers, nieuwe medewerkers (werving en werkgeversmerk), omwonenden en buurtbewoners (maatschappelijk draagvlak), bestaande relaties en partners (relatieversterking), en pers en media (merkbekendheid).

Je kunt ook meerdere doelgroepen combineren, maar zorg dan voor gedifferentieerde programmaonderdelen. Een potentiële klant heeft andere behoeften dan een buurtbewoner.

Een standaard rondleiding met koffie is niet genoeg. Maak van je open dag een beleving die past bij jullie merk. Denk aan interactieve demonstraties van jullie product of dienst, ontmoetingen met het team, workshops of mini-sessies die waarde bieden, entertainment dat de sfeer verhoogt, en een gastvrije ontvangst met goede catering.

De beste open dagen hebben een rode draad: een thema of verhaal dat terugkomt in het hele programma. Dat maakt het samenhangend en memorabel.

Bij een open dag is logistiek bepalend. Je wilt dat bezoekers zich welkom voelen en soepel door het programma bewegen. Plan vooraf: registratie en ontvangst (voorkom wachtrijen), routering door het gebouw of terrein, capaciteitsmanagement per activiteit, bewegwijzering en informatievoorziening, parkeeroplossingen en bereikbaarheid, en een duidelijk tijdschema.

Zet voldoende gastheren en gastvrouwen in. Niets is zo fijn als iemand die je verwelkomt en de weg wijst. Bij grote open dagen kun je werken met tijdslots om drukte te spreiden.

Een open dag is zo goed als de opkomst. Investeer daarom in communicatie die de juiste doelgroep bereikt en enthousiasmeert.

Start 6 tot 8 weken van tevoren met de promotie. Gebruik een mix van kanalen: e-mailcampagnes naar je bestaande netwerk, social media, persberichten voor lokale media, uitnodigingen via je verkoopteam, en een landingspagina met registratie.

Maak de uitnodiging aantrekkelijk. Communiceer niet alleen wat er te zien is, maar waarom het relevant is voor de bezoeker. Wat levert het ze op?

Denk ook aan opvolging na de open dag. Stuur een bedankmail, deel foto's en video's, en maak concrete afspraken met geïnteresseerde bezoekers.

De kosten van een open dag hangen af van de omvang, de locatie (meestal je eigen bedrijf) en het programma.

Kleine open dag (50 tot 100 bezoekers): €2.000 tot €8.000.
Middelgrote open dag (100 tot 300 bezoekers): €8.000 tot €20.000.
Grote open dag (300+ bezoekers, volledige productie): €20.000 tot €50.000+.

Het voordeel van een open dag op eigen locatie: je bespaart op locatiehuur en veel kosten vallen onder de werkkostenregeling (WKR).

Een open dag is het moment om te laten zien wie jullie zijn. Bij Live Impact helpen we organisaties om van een open dag een strategisch moment te maken dat bezoekers overtuigt en verbindt.

Bel 085 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl voor een vrijblijvend gesprek.

Serieus Leuk.