Zorg evenementen

Evenementen voor de zorgsector

Experts in het bedenken en organiseren van events voor de zorgsector. Sinds 1998.

Zorg evenementen
Serieus Leuk.

Zonder zorgen

In de witte gangen van de Nederlandse zorg draait elke seconde om de ander, maar bij Live Impact draaien we de rollen voor heel even om. Of we nu een klein, inhoudelijk congres neerzetten of een vrolijk personeelsfestival voor duizenden zorghelden; we brengen de menselijke maat terug naar het hart van de organisatie. Van klein tot groot en van jong tot oud, wij maken de verbinding tastbaar.

Er is een reden dat we zo’n hechte band hebben met deze sector. We snappen de dagelijkse uitdagingen en kansen als geen ander. Daarom zorgt onze aanpak voor de rust en duidelijkheid die jullie verdienen tijdens het hele traject. We weten precies wat de doelgroep wil. De afgelopen jaren zagen we tienduizenden professionals eindelijk ontspannen en écht met elkaar verbinden.

Dat is precies wat we bedoelen met ‘Serieus Leuk’. We nemen de organisatie uiterst serieus, zodat er ruimte ontstaat voor oprechte vrolijkheid. Wij regelen de impact, jullie voelen de rust.

Een rooster dat nooit stilstaat

In de zorg kun je niet iedereen tegelijk vrij roosteren. Dat is de eerste vraag bij elk evenement dat wij voor de sector maken. Soms betekent het twee identieke dagdelen. Soms een avond die om half elf nog doorloopt voor de late dienst.

Wij ontwerpen het programma rond jullie rooster, niet andersom. Dat scheelt gedoe bij de teamleiders die de bezetting rond moeten krijgen. En de mensen van de nacht voelen zich niet buitengesloten.

Publiek geld, dus verantwoorden hoort erbij

Een evenement in de zorg betaal je uit geld dat ook aan zorg besteed had kunnen worden. Dat weten wij, en daar handelen we naar. Je krijgt een begroting waarin je per post ziet waar het heen gaat. Geen verrassingen achteraf, en geen posten die je niet kunt uitleggen.

Wij kennen de overlegstructuren van ziekenhuizen en instellingen. We leveren aan wat de OR, de raad van bestuur of de inkoopafdeling nodig heeft. Zo hoef jij het voorstel niet twee keer te maken.

Meer lezen

Lees ook: Zorg evenement organiseren. Of bekijk onze aanpak voor een personeelsfeest of een congres. Antwoord op veelgestelde vragen vind je op onze FAQ-pagina.

Van alle zorgmarkten thuis

Een personeelsfeest voor een groot ziekenhuis, een activatie voor een zorginstelling, een inhoudelijk congres voor een verzorgingstehuis of een spetterend jubileumevenement voor een revalidatiekliniek: we hebben het allemaal gedaan. Voor de prachtige mensen-mensen uit de zorg. Een doelgroep waar we bij Live Impact heel blij van worden. En waar we hopelijk nog heel lang bijeenkomsten voor mogen bedenken en organiseren.
En, ook handig: We snappen hoe de hazen binnen zorginstellingen lopen. We zijn vertrouwd met de gangbare overlegstructuren en begrijpen hoe je met een publiek budget toch een fantastisch evenement kunt bedenken en organiseren.
Met grote zorg bedacht en uitgevoerd.

‍

Veelgestelde vragen

Wat kost een event marketing bureau?

Een event marketing bureau hanteert grofweg drie kostenmodellen:

  • Fee-based: een vast projectbedrag van 10.000 tot 75.000 euro voor een compleet evenement
  • Uurtarief: 95 tot 150 euro per uur voor concept, productie en projectmanagement
  • Commissie: 10 tot 20 procent op de totale evenementbegroting

Live Impact werkt fee-based per project. Dat is voor klanten het beste te budgetteren. Wat de kosten omhoog drijft: aantal gasten, locatiekeuze, entertainmentniveau, custom productie en doorlooptijd.

Een teambuilding voor 30 personen kost al snel 8.000 tot 15.000 euro inclusief bureau-fee. Een internationaal congres voor 500 deelnemers gaat richting 250.000 tot 500.000 euro. Vraag altijd om een transparante offerte met onderscheid tussen bureau-fee, productiekosten en doorlooppostjes. Bekijk onze contactpagina voor een vrijblijvend gesprek.

Hoe ontdek je het event DNA van je bedrijf?

Het event DNA van je bedrijf is de set kernkenmerken die elk evenement herkenbaar maakt als van jou. Bij Live Impact starten we elk traject met vier vragen:

  1. De reden voor dit evenement
  2. Het verhaal achter je bedrijf
  3. Het gevoel bij binnenkomst
  4. De boodschap voor onderweg

Verzamel daarna concrete bouwstenen: de woorden die klanten over je merk gebruiken, de beelden op kantoor, de muziek op vrijdagmiddagborrels. Dit zijn signalen van wat authentiek bij je hoort.

Daarna toets je of dit ook past bij de doelgroep van het event. Een tech-startup heeft een ander DNA dan een familiebedrijf met 75 jaar geschiedenis. Schrijf het DNA samen op een A4: drie kernwaarden, drie verboden, drie iconische beelden. Dat document gebruik je als kompas voor locatie, programma, catering, decor en communicatie. Zo voorkom je generieke events die net zo goed van een willekeurige concurrent hadden kunnen zijn.

Wat is catering bij een zakelijk evenement?

Catering bij een zakelijk evenement is alles wat met eten en drinken te maken heeft. Van koffie bij binnenkomst tot het walking dinner aan het einde. De vorm hangt af van het type event:

  • Congres: koffiebreaks, lunch in twee shifts, netwerkborrel
  • Personeelsfeest: walking food, food trucks of live cooking-stations
  • Directiediner: uitgeserveerd vier- of vijfgangenmenu met wijnarrangement

Reken gemiddeld 35 tot 95 euro per persoon voor de catering, exclusief locatie en personeel. Catering bepaalt 30 tot 40 procent van de tevredenheid van gasten.

Vraag altijd naar opties voor vegetarisch, vegan, glutenvrij en halal. Bij een zakelijk publiek heeft 15 tot 25 procent een dieetwens. Live Impact matcht caterers per regio op stijl, dieetwensen en budget. Lees meer over onze aanpak op de contactpagina.

Welke praktische stappen zet je voor diversiteit bij events?

Diversiteit op je event vraagt om concrete keuzes, geen intenties. Vijf stappen die werken:

  1. Divers sprekerspanel: streef naar minimaal 40 procent vrouwen op podium en twee sprekers met biculturele achtergrond
  2. Toegankelijke locatie: check rolstoeltoegang, rustige ruimte voor prikkelgevoeligen, en gendersneutrale toiletten
  3. Inclusieve catering: halal, koosjer en glutenvrij standaard aanbieden, niet als uitzondering
  4. Toegankelijke communicatie: vermijd jargon, bied programma's in groot lettertype, regel doventolk of live ondertiteling
  5. Laagdrempelig netwerken: speed-dating-formats werken beter dan losse staborrels voor introverten en nieuwkomers

Live Impact werkt met een diversiteit-checklist die we per event doorlopen. Het resultaat: events waar iedereen zich welkom voelt, niet alleen de meerderheidsgroep.

Welke stappen volg je voor een event communicatieplan?

Een event communicatieplan voorkomt brandjes in de laatste week. Gasten, sprekers en leveranciers weten precies wat ze nodig hebben en wanneer. Zes stappen:

  1. Doelgroepen in kaart: genodigden willen praktische info, sprekers willen briefings, leveranciers willen draaiboeken
  2. Tijdslijn opstellen: save-the-date 8 weken vooraf, uitnodiging 6 weken, programma 3 weken, praktische info 1 week, herinnering 2 dagen
  3. Kanalen kiezen: e-mail voor formeel, WhatsApp voor lastminute, app of microsite voor het programma
  4. Tone of voice vasthouden: niet ineens corporate als de rest informeel is
  5. Ter plaatse: bewegwijzering, programma's op stoelen, push-berichten via event-app
  6. Na afloop: bedankmail binnen 48 uur, foto's binnen een week, evaluatie binnen twee weken

Live Impact bouwt het communicatieplan tegelijk met het concept, niet als afterthought.

Let'sdance!

Wil je een event organiseren, of weet je nog niet precies wat je zoekt? Laat het ons weten. We denken graag mee over wat bij je organisatie past.