De evenementenbranche draait op pieken. In september en december heb je drie keer zoveel mensen nodig als in februari. Een vast team van die omvang houdt niemand rond.
Daarom werkt vrijwel elk bureau met freelancers. Technici, hosts, projectmanagers en showcallers. Dat werkt goed, zolang je het goed inricht.
Dit artikel gaat over die inrichting. Je leest wanneer een freelancer de juiste keuze is. Je krijgt de rollen, de briefing, de afspraken en de aansturing op de dag.
Een freelancer inzetten is een keuze, geen noodgreep. Drie situaties waarin het werkt.
Je hebt een piek. Drie evenementen in één week vraagt tijdelijk meer mensen. Dat los je op met bekende gezichten die je vaker inhuurt.
Je hebt specialisme nodig. Een showcaller voor een award-show doe je er niet even bij. Voor die rol huur je iemand in die het wekelijks doet.
Je wilt een frisse blik. Een externe ziet wat een vast team niet meer opmerkt. Dat helpt bij een format dat vastgeroest is.
Zet geen freelancer in op een rol die de kern van je product raakt. Het concept en het klantcontact horen bij je eigen team. Daar zit je onderscheid.
Sommige rollen lenen zich beter voor flexibele inzet dan andere.
Techniek. Licht, geluid en video. Deze mensen werken met eigen apparatuur en kennen hun vak. Zij draaien vaak voor meerdere bureaus.
Podiumregie. De showcaller en de stage manager. Beide rollen vragen ervaring boven bekendheid met jouw bedrijf.
Hosts en crew. Ontvangst, garderobe en begeleiding in de zaal. Hier draait het om houding en presentatie. Werk met een vaste pool die je merk kent.
Presentatie. Een dagvoorzitter of moderator huur je per opdracht in. Dat is de normale gang van zaken.
Twee rollen houd je liever intern. De klantverantwoordelijke, want die kent de historie. En de conceptontwikkelaar, want die bewaakt de rode draad.
De meeste problemen met freelancers komen door een dunne briefing. Niet door gebrek aan kunde.
Zet vijf dingen op papier, op maximaal twee A4.
De opdracht. Wat moet deze persoon doen, en wat niet. Benoem de grens expliciet.
De context. Wie is de klant, wat is het doel van de dag, en wat is de sfeer die je wilt.
De tijden. Wanneer aanwezig, wanneer klaar, wanneer pauze. Noem ook het adres van de laad- en losplek.
De lijn. Aan wie rapporteert hij, en wie beslist bij twijfel. Eén naam, één telefoonnummer.
De spelregels. Kleding, gedrag richting gasten, en wat te doen bij een probleem. Schrijf op wat je vanzelfsprekend vindt. Voor een nieuwe freelancer is het dat niet.
Stuur de briefing minimaal een week vooraf. Bel er daarna kort over. Dan weet je of het is gelezen.
Leg vier dingen schriftelijk vast, voordat iemand begint.
Tarief en uren. Een dagtarief met een aantal uren erbij. Spreek ook af wat er gebeurt bij uitloop. Zonder die afspraak volgt er discussie na afloop.
Reis en verblijf. Wie betaalt de reiskosten en het hotel. Bij een meerdaagse productie loopt dat snel op.
Annulering. Wat geldt als de klant twee weken vooraf afzegt. Veel freelancers hanteren een staffel. Vraag die op voordat je boekt.
Materiaal en verzekering. Werkt hij met eigen apparatuur, en is die verzekerd. Vraag ook naar een aansprakelijkheidsverzekering.
De fiscale kant van inhuur verandert regelmatig. Stem die af met je eigen administratie of accountant. Wij doen daar in dit artikel geen uitspraken over.
Op de dag zelf telt maar één ding: iedereen weet wie de leiding heeft.
Begin met een korte briefing op locatie. Vijftien minuten, met iedereen erbij. Loop het draaiboek langs op hoofdlijnen. Benoem de drie momenten die spannend zijn.
Zet één aanspreekpunt neer. Bij grotere producties is dat de projectmanager. Alle vragen lopen via die persoon. Zo voorkom je dat een freelancer iets doet wat de klant niet wil.
Geef ze de ruimte binnen hun vak. Je huurt iemand in om zijn kunde, niet om je eigen plan uit te voeren. Vraag om zijn oordeel als iets niet loopt. Vaak heeft hij het probleem elders al eens opgelost.
Sluit af met een korte evaluatie. Vijf minuten na afloop, of een belletje de dag erna. Vraag wat er beter kon. Dat maakt de volgende samenwerking sterker.
Vast of freelance is geen principekwestie. Het is een rekensom en een kwaliteitsvraag.
Een vast team kent je klanten, je werkwijze en je afspraken. Dat scheelt uitleg bij elke opdracht. Je betaalt die mensen ook in de rustige maanden.
Freelancers zet je in op de piek, tegen een hoger uurtarief. Je betaalt alleen voor de dagen die je nodig hebt. Je levert wel in op vanzelfsprekendheid.
De praktische oplossing zit in het midden. Houd een vaste kern voor concept, klantcontact en productieleiding. Bouw daaromheen een vaste schil van freelancers die je vaker inzet. Na drie opdrachten kennen zij je werkwijze net zo goed als je eigen mensen.
Bij Live Impact werken we precies zo. Een eigen kern, met een vaste groep specialisten eromheen. Wil je weten hoe wij een productieteam samenstellen? Bel ons op +31 85 401 40 14 of mail naar hello@live-impact.nl.
Serieus Leuk.
In drie situaties. Bij een piek, als je drie evenementen in één week hebt. Bij specialisme, zoals een showcaller voor een award-show. En als je een frisse blik wilt op een format dat vastgeroest is.
Zet geen freelancer op een rol die de kern van je product raakt. Het concept en het klantcontact horen bij je eigen team. Daar zit je onderscheid. Live Impact werkt met een vaste kern en een vaste schil eromheen.
Techniek leent zich er het best voor. Licht, geluid en video draaien vaak voor meerdere bureaus, met eigen apparatuur. Podiumregie ook: de showcaller en de stage manager vragen ervaring boven bekendheid met jouw bedrijf. Hosts, crew en dagvoorzitters huur je per opdracht in.
Twee rollen houd je liever intern. De klantverantwoordelijke, want die kent de historie. En de conceptontwikkelaar, want die bewaakt de rode draad. Wij vullen bij opdrachtgevers meestal aan wat op die vlakken ontbreekt.
Vijf dingen, op maximaal twee A4. De opdracht, met daarin ook wat de persoon níét doet. De context: de klant, het doel en de sfeer. De tijden, inclusief de laad- en losplek. De lijn: aan wie hij rapporteert, met één telefoonnummer.
En de spelregels: kleding, gedrag richting gasten en wat te doen bij een probleem. Schrijf op wat je vanzelfsprekend vindt. Voor een nieuwe freelancer is dat het niet. Stuur de briefing een week vooraf en bel er kort over.
Vier. Het tarief en het aantal uren, met een afspraak over uitloop. Reis en verblijf, want bij meerdaagse producties loopt dat op. De annuleringsvoorwaarden, meestal een staffel per week. En het materiaal, inclusief de vraag of het verzekerd is.
Vraag ook naar een aansprakelijkheidsverzekering. De fiscale kant van inhuur verandert regelmatig, dus stem die af met je eigen administratie. Wij leggen deze punten standaard schriftelijk vast voordat iemand aan een productie begint.
Begin met een korte briefing op locatie, vijftien minuten met iedereen erbij. Loop het draaiboek op hoofdlijnen langs. Benoem de drie momenten die spannend zijn. Zet daarna één aanspreekpunt neer waar alle vragen langs gaan.
Geef ze ruimte binnen hun vak. Je huurt iemand in om zijn kunde, dus vraag om zijn oordeel als iets niet loopt. Sluit af met vijf minuten evaluatie. Live Impact werkt zo met een vaste groep specialisten die onze werkwijze kent.