Catering op evenementen: de vorm bepaalt de avond

Waar het eten staat, bepaalt waar je gasten staan. En waar ze staan, bepaalt met wie ze praten. Dat is de manier waarop je de sfeer stuurt.

Zittend eten maakt groepen vast. Je gasten zitten twee uur naast dezelfde buren. Dat is prettig bij een gala of een jubileumdiner. Ze genieten dan van een rustig diner. Wil je dat afdelingen mengen, dan werkt het tegen je.

Staand eten houdt de groep los. Gasten wisselen vanzelf van gesprekspartner. Dat past bij een netwerkborrel of een relatie-evenement. Na twee uur staan wordt het wel zwaar.

Uitgiftepunten maken vanzelf ontmoetingsplekken. Bij een foodtruck of een live-kookstation ontstaat een rij. In die rij ontstaat vanzelf een gesprek. Zo krijg je een ontspannen begin van de avond. Zet die punten dus niet in een hoek.

Kies de vorm dus op wat je wilt dat er gebeurt. Niet op wat er mooi uitziet in de offerte.

De borrelplank. Kleine gerechten op tafel of aan de bar. Geschikt voor een korte, informele borrel van een uur. Reken erop dat het geen maaltijd vervangt.

Rondgaande gerechtjes. Medewerkers lopen met schalen door de ruimte. Gasten blijven in gesprek en eten tussendoor. Je hebt hier veel personeel voor nodig.

Het buffet. Ruime keuze en een vast punt in de zaal. Gasten kiezen zelf wat ze lekker vinden. Het is prijsgunstig per persoon. Bij grote groepen krijg je rijen, dus splits het buffet.

Het walking dinner. Meerdere gangen, geserveerd aan statafels of in de hand. De groep blijft in beweging en de avond houdt tempo. Het vraagt wel meer bediening dan een buffet.

Foodtrucks en kookstations. Gerechten die je ter plekke ziet maken. Het is zelf entertainment. Buiten werkt het het best, met een plan B bij regen.

Het zitdiner. Vaste tafels, een strak tijdschema en een culinaire opzet als in een restaurant. De vorm met de meeste allure en de meeste rust. Reken op drie uur voor drie gangen, van voorgerecht tot dessert.

Timing bepaalt of je catering het programma helpt of stoort.

Serveer nooit tijdens een sessie. Klapperende deuren en rinkelend serviesgoed halen de aandacht weg. Zet uitgifte en programma dus niet over elkaar heen.

Plan de eerste gang na een lange zit. Na twee blokken van drie kwartier zakt de aandacht. Een pauze met eten herstelt dat sneller dan koffie alleen.

Houd de eerste ronde kort. Laat gasten eerst aankomen en elkaar begroeten. Serveer het eerste hapje na een minuut of twintig.

Sluit de keuken op tijd. Spreek af wanneer het laatste eten de zaal in gaat. Zonder dat moment loopt de bar leeg terwijl de keuken doorwerkt.

Zet de tijden in je draaiboek. Geef ze door aan de cateraar en aan de technici. Neem ook de locatie mee in die planning, want een keuken op afstand kost extra minuten.

De meeste klachten over catering gaan niet over smaak. Ze gaan over wachten.

Reken op één uitgiftepunt per zeventig tot honderd personen. Bij een hoger aantal zet je er punten bij. Splits ook het buffet in twee identieke zijden. Dan halveer je de rij zonder extra eten.

Zet de bar niet naast de uitgifte. Dan kruisen twee stromen mensen elkaar en loopt alles vast. Houd tussen de punten minimaal drie meter vrij. Zo kunnen gasten er langs zonder te duwen.

Denk ook aan de afruimlijn. Vieze borden op statafels bederven het beeld binnen twintig minuten. Spreek af hoe vaak iemand rondgaat. Zet genoeg afzetpunten neer, zichtbaar en op looproute.

Loop de route zelf een keer, voordat je gasten aankomen. Je ziet dan meteen waar het knelt. Doe dat bijvoorbeeld samen met de cateraar, dan hoor je meteen wat wel en niet kan.

Dieetwensen kosten alleen tijd als je ze te laat vraagt. Vraag ze uit als onderdeel van de wensen die je toch al ophaalt.

Vraag ze uit bij de aanmelding, niet een week vooraf. Houd het simpel: vegetarisch, veganistisch, en een vrij veld voor allergieën. Stuur het overzicht uiterlijk een week vooraf naar de cateraar.

Maak het op de dag zelf zichtbaar. Kaartjes bij elk gerecht met de allergenen erop werken beter dan een lijst bij de ingang. Bij een zitdiner geef je de bediening een tafelschema met de plekken erop. Dan hoeft niemand hardop te vragen wie de glutenvrije is.

Zorg dat het alternatief gelijkwaardig is. Een schaal groente naast vijf vleesgerechten valt op. Live Impact stemt het menu zo af dat elke gast hetzelfde krijgt voorgeschoteld.

Catering staat bij ons in het draaiboek, naast programma en techniek. Niet als losse post onderaan de begroting.

We kijken eerst naar wat je met de avond wilt. Daarna kiezen we de vorm die daarbij past. Pas dan gaan we praten over het menu.

Wij regelen de cateraar op maat, de uitgifte en de aansturing op de dag. Zo weet je zeker dat het eten je programma helpt.

Neem contact op en vertel ons hoeveel gasten er komen en wat de avond moet doen. Dan geven we je twee of drie vormen die passen, met een prijs per vorm. We denken graag mee over de hele opzet, van ontvangst tot afsluiting. Zo is een goede avond ook binnen een vast budget mogelijk.

Bel ons op +31 85 401 40 14 of stuur een mail naar hello@live-impact.nl.

Serieus Leuk.