Festivalterrein met bezoekers bij daglicht op een groot bedrijfsevenement

Event catering as a strategic part of your event

Event catering at a corporate event is about much more than filling stomachs. The way your guests eat and drink sets the rhythm of your evening. It also shapes the atmosphere on the floor and the feeling people take away from your event. A walking dinner creates movement and networking opportunities. A formal gala dinner brings status and ceremony.

At Live Impact we treat catering as a programme element, not a logistical afterthought. The choice of catering format is directly tied to the goal of the event, the audience and the concept.

Catering is also one of the biggest costs at a corporate event. It pays to make sharp choices about the concept early in the process. Then the caterer can write a tailored quote.

Types of catering at corporate events

The catering format you choose determines your guests' experience. The most commonly used formats at corporate events in the Netherlands:

Walking dinner: the most popular catering format. Guests move through the space and visit different stations. Encourages networking, suits themed parties.

Buffet: offers freedom of choice and works well with mixed groups. Gala dinner: the most formal option, suits galas, anniversary dinners and client events. Drinks or reception: a lighter variant for an opening or as a standalone client moment. Food trucks: popular at outdoor events and company festivals.

Catering budget: what does catering cost at a corporate event?

Catering is typically responsible for 20 to 40 per cent of the total event budget. Guide prices per person, excluding VAT:

A drinks reception: roughly €25 to €55+ per person. Walking dinner including a drinks package: roughly €80 to €125+ per person. Gala dinner: roughly €120 to €220+ per person. Lunch or a day session: roughly €20 to €45+ per person.

How do you choose the right caterer?

Choose a caterer with experience at corporate events. A good caterer thinks along with your concept and delivers consistent quality. Tight timing goes without saying.

Watch these points: experience with corporate events, knowledge of the venue and the option of a tasting menu. Ask about the protocol for dietary requirements and allergens, and the sustainability policy too.

Always compare quotes on what is and isn't included. Are glasses, cutlery and linen supplied, and is the bar staff member included?

Sustainable catering at corporate events

Sustainability has become an expectation at corporate events. Sustainable catering operates on several levels. Think of sourcing (seasonal products, local suppliers) and packaging and tableware (reusable). Food waste plays a part too: planning accurately and, where possible, donating leftover food.

Live Impact asks about the client's sustainability ambitions at every event and actively passes this on to the caterer.

Organising catering through Live Impact

Live Impact arranges catering as part of the total event concept. Not bought in separately, but catering that fits the programme, the venue, the theme and the audience.

Want to know what catering could cost for your event concept? Call us on 085 401 40 14 or email hello@live-impact.nl. Or fill in the brief form at live-impact.nl/briefing.

Seriously fun.

Also read

• Event marketing: why a live event makes your message resonate more strongly

• Kick-off program: how to build a day that sticks

• Teambuilding activities: 20 ideas that really work

Frequently asked questions

Kan Live Impact helpen bij het organiseren van een bedrijfsevenement?

Ja. Live Impact is een conceptbureau voor zakelijke evenementen. Wij helpen bij het complete traject: van eerste brainstorm en conceptontwikkeling tot locatiekeuze, programmering en productie.

Of je een personeelsfeest, congres, kick-off, jubileum of relatie-evenement plant: wij denken mee. We stellen scherpe vragen en zorgen dat het resultaat blijft hangen.

Neem contact op via hello@live-impact.nl of bel +31 85 401 40 14.

Lees ons volledige artikel over bedrijfsevenement organiseren →

Hoeveel tijd heb je nodig om een bedrijfsevenement te organiseren?

Begin minimaal drie maanden van tevoren. Voor grote evenementen (300+ gasten, complexe productie) is zes maanden realistischer.

De organisatie verloopt in vier fases. Eerst het fundament leggen (12 tot 10 weken voor de datum), dan concept en partners (10 tot 6 weken). Vervolgens de uitwerking (6 tot 3 weken) en tot slot uitvoering plus nazorg in de laatste 3 weken. Populaire locaties en artiesten zijn in het najaar snel volgeboekt.

Bekijk de volledige fasering in ons artikel →

Hoe schrijf je een goede briefing voor een bedrijfsevenement?

Een goede briefing bevat minimaal zes elementen. Dat zijn: het doel, de doelgroep, het aantal gasten, de gewenste datum, het budget en randvoorwaarden (locatie, dieetwensen, reistijd).

Schrijf het op één A4. Deel het met je projectteam en je bureau. Zonder briefing werkt iedereen vanuit aannames. Dat levert een rommelig resultaat.

Lees het complete artikel met alle briefing-elementen →

Wat is het verschil tussen een bedrijfsevenement en een personeelsfeest?

Een personeelsfeest is specifiek voor medewerkers: intern, vertrouwd, de sfeer is losser. Een bedrijfsevenement is breder en kan een personeelsfeest zijn, maar ook een congres, kick-off, jubileum of relatie-evenement.

Het verschil zit in de aanpak: een personeelsfeest draait om vieren en verbinden. Een bedrijfsevenement kan ook strategische doelen dienen, zoals kennisdeling, merkpositionering of cultuurverandering.

Meer over bedrijfsevenement organiseren →

Wat kost het om een bedrijfsevenement te organiseren?

Een zakelijk evenement kost ongeveer €200 tot €500+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 gasten. Voor 500 tot 1.000 gasten reken je op ongeveer €150 tot €400+ per persoon. Voor 1.000 tot 2.000 gasten reken je op ongeveer €125 tot €350+ per persoon. Voor meer dan 2.000 gasten reken je op ongeveer €100 tot €300+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw, inclusief locatie, catering, entertainment en productie.

Het exacte budget hangt af van het type, de locatie en het programma. Bovenstaande brackets geven de breedte aan voor een gemiddeld zakelijk evenement.

Lees ons complete artikel over bedrijfsevenement organiseren →

Thank you!

Oops! Something went wrong while submitting the form.