Een gast die zoekt, is een gast die niet geniet. Hij loopt met zijn telefoon in de hand langs de verkeerde ingang. Hij komt tien minuten te laat binnen en mist de opening. Dat gevoel neemt hij mee de hele avond.
Bewegwijzering lost dat op. Goed gedaan merkt niemand het. Slecht gedaan merkt iedereen het meteen.
Dit artikel gaat over sturen zonder opvallen. Je leest waarom mensen verdwalen. Je krijgt de vier momenten waarop je stuurt, en een werkwijze om je plan te maken.
Mensen verdwalen niet omdat ze dom zijn. Ze verdwalen omdat ze onder druk staan.
Ze komen net aan. Een gast stapt uit de auto in een omgeving die hij niet kent. Hij zoekt tegelijk naar de ingang, naar collega's en naar zijn telefoon. Zijn aandacht is verdeeld.
Ze lopen achter de groep aan. Mensen volgen andere mensen. Loopt de eerste groep verkeerd, dan volgt de rest.
Ze lezen niet. Een gast scant. Hij ziet een pijl of een kleur, geen zinnen. Een bord met vier regels tekst leest hij niet.
Ze twijfelen op splitsingen. Elk punt waar je twee kanten op kunt, is een risico. Sta je daar zonder aanwijzing, dan gokt de helft verkeerd.
Er zijn vier momenten waarop je stuurt. Sla er één over en de rest werkt niet meer.
1. Onderweg. Zet in de uitnodiging het exacte adres, en de ingang die je wilt. Noem het parkeerterrein bij naam. Vermeld ook of het navigatiesysteem je op de goede plek afzet.
2. Bij aankomst. Vanaf de parkeerplaats tot de deur moet elk splitsingspunt een aanwijzing hebben. Dit is de plek waar het meestal misgaat. Zet hier je eerste bord, niet pas binnen.
3. Binnen. Ontvangst, garderobe, zaal en toiletten. Bij meerdere zalen zet je bij elk splitsingspunt de zaalnamen erbij.
4. Bij vertrek. Aan het eind van de avond wil iedereen tegelijk naar buiten. Wijs de weg naar de garderobe, de taxistandplaats en de uitgang. Zonder dat ontstaat er een prop bij de deur.
Een goed bord voldoet aan vier eisen.
Het staat op ooghoogte. Reken op 150 tot 170 centimeter. Borden op de grond ziet niemand in een volle zaal.
Het heeft één boodschap. Eén richting, één bestemming. Twee bestemmingen op één bord kan, meer niet.
Het is leesbaar op afstand. Houd een simpele regel aan: één centimeter letterhoogte per meter leesafstand. Op tien meter lees je dus letters van tien centimeter.
Het past bij je huisstijl. Een geel plastic bord naast een gestyled decor valt op, en niet positief. Gebruik je eigen kleur, je eigen font en dezelfde vorm door de hele route. Dan leest een gast de volgende aanwijzing sneller.
Werk met richting, niet met verbod. 'Zaal 2 rechtdoor' werkt beter dan 'Geen toegang'.
Een bord wijst. Een mens helpt.
Zet op de drukste punten iemand neer. Bij de parkeerplaats, bij de ingang en bij de garderobe. Die persoon vangt de gasten op die twijfelen. En hij ziet meteen waar het vastloopt.
Geef die mensen drie dingen mee. Een herkenbaar jasje of shirt, zodat gasten weten wie ze kunnen aanspreken. Een korte instructie over de route en de tijden. En een telefoonnummer voor als er iets niet klopt.
Bij een groot programma stuurt de projectmanager deze mensen aan. Zij weten dan wanneer de zaal opengaat en wanneer de pauze begint. Zo sturen ze de stroom mee met het programma.
Schermen zijn handig als je programma tijdens de dag verandert.
Zet bij elke zaaldeur een klein scherm met de sessie en de starttijd. Bij een wissel pas je het centraal aan. Dat scheelt papier en gedoe met printen.
Er zitten wel twee haken aan. Een scherm heeft stroom en netwerk nodig, dus je bent afhankelijk van de plek. En als het uitvalt, staat er niets meer. Houd daarom altijd een geprint bord achter de hand.
Gebruik schermen niet voor de basisroute. De weg naar de toiletten verandert niet. Daar volstaat een bord dat het altijd doet.
Werk in vier stappen. Dan mis je geen punt.
Stap 1. Loop de route zelf. Rijd naar de locatie zoals een gast dat doet. Parkeer waar zij parkeren. Loop naar binnen. Noteer elk punt waar je twijfelt.
Stap 2. Teken de route op de plattegrond. Markeer elk splitsingspunt met een kruisje. Elk kruisje krijgt een bord of een mens.
Stap 3. Maak de lijst. Per punt: welke tekst, welke richting, welk formaat. Tel de borden en bestel er twee extra.
Stap 4. Test het op de dag. Vraag iemand die de locatie niet kent om de route te lopen. Kijk waar hij aarzelt. Daar hangt je bord verkeerd.
Wij nemen dit standaard mee in de productie van een evenement. We lopen de route vooraf, maken het plan en zetten de mensen op de juiste plek. Bel ons op +31 85 401 40 14 of mail naar hello@live-impact.nl.
Serieus Leuk.
Bij de parkeerplaats, niet pas binnen. Daar gaat het meestal mis. Een gast stapt uit de auto op een plek die hij niet kent. Elk splitsingspunt tussen de parkeerplaats en de deur heeft een aanwijzing nodig.
Begin nog eerder, in de uitnodiging. Zet het exacte adres erin en noem de ingang die je wilt. Vermeld ook of het navigatiesysteem je op de goede plek afzet. Live Impact loopt die route vooraf, precies zoals een gast dat doet.
Houd één centimeter letterhoogte aan per meter leesafstand. Op tien meter lees je dus letters van tien centimeter. Hang het bord op ooghoogte, tussen 150 en 170 centimeter. Borden op de grond ziet niemand in een volle zaal.
Geef elk bord één boodschap. Eén richting en één bestemming, hooguit twee. Een bord met vier regels tekst leest een gast niet. Wij houden dezelfde vorm en kleur aan over de hele route, zodat gasten sneller kijken.
Een bord wijst, een mens helpt. Zet op de drukste punten iemand neer: bij de parkeerplaats, de ingang en de garderobe. Die persoon vangt de twijfelaars op. Hij ziet ook meteen waar het vastloopt.
Geef hosts drie dingen mee. Een herkenbaar jasje, zodat gasten weten wie ze aanspreken. Een korte instructie over route en tijden. En een telefoonnummer voor als er iets niet klopt. Live Impact stuurt die mensen aan vanuit de productie.
Voor je programma wel. Zet bij elke zaaldeur een klein scherm met de sessie en de starttijd. Bij een wissel pas je dat centraal aan. Dat scheelt printen en gedoe.
Er zitten twee haken aan. Een scherm heeft stroom en netwerk nodig, dus je bent afhankelijk van de plek. Valt het uit, dan staat er niets meer. Gebruik schermen daarom niet voor de basisroute. Wij houden altijd een geprint bord achter de hand.
Stuur ook het vertrek. Aan het eind van de avond wil iedereen tegelijk naar buiten. Wijs de weg naar de garderobe, de taxistandplaats en de uitgang. Zonder aanwijzing lopen die drie stromen door elkaar.
Zet bij de garderobe extra mensen neer op het laatste half uur. Splits de afgifte als het kan in twee punten. Kondig het einde ook aan, zodat niet iedereen op hetzelfde moment opstaat. Live Impact neemt het vertrek standaard mee in het draaiboek.