Waarom de meeste kick-offs niet blijven hangen

Begin niet met een thema. Begin met de vraag: wat moeten mensen voelen, weten of doen na afloop? Schrijf dat op in één zin. Als je die zin niet kunt schrijven, is je kick-off te vaag.

Soms is het antwoord: 'Ze moeten weten wat de nieuwe strategie is en waarom.' Soms: 'Ze moeten voelen dat we er samen voor gaan, ondanks het zware jaar.' Soms: 'Ze moeten morgen één ding anders doen dan gisteren.'

Die drie doelen vragen om drie totaal verschillende avonden. De eerste vraagt om helderheid. De tweede om verbinding. De derde om activatie. Een concept dat alle drie probeert, lukt bij geen enkele.

Een kick-offconcept is de rode draad waaraan je het hele programma vastmaakt. Niet alleen de opening en afsluiting, ook de tussenstukken. Als het concept is 'we bouwen dit jaar onze toekomst', dan bouw je letterlijk iets op het podium. Als het concept is 'we gaan van plannen naar doen', dan eindigt elke sessie met een fysiek commitment.

Het verschil tussen een thema en een concept: een thema is een jasje ('ruimtevaart'), een concept is een idee ('we lanceren morgen, wie gaat mee?'). Het concept geeft betekenis aan elke keuze. Een thema is een decor.

Een sterk concept is samen te vatten in één zin die iedereen direct begrijpt. Als je het moet uitleggen, is het te ingewikkeld.

Waar je je kick-off houdt stuurt hoe mensen hem ervaren. Een conferentiezaal stuurt naar 'vergadering', een industrieel pand naar 'we gaan bouwen'. Een natuurlocatie zegt 'we zoomen uit', een museum 'wat we doen is groter dan ons werk'.

Kies de omgeving die je concept versterkt. Als je concept draait om vernieuwing, kies dan geen locatie waar je bedrijf al tien keer geweest is. Als je concept draait om verbinding, kies dan geen zaal met rijen stoelen.

Dezelfde locatie kan heel verschillend voelen, afhankelijk van hoe je hem inricht. Een fabriekshal met zitkussens is iets anders dan dezelfde hal met statafels. Die keuzes zijn onderdeel van je concept.

Een goed kick-offprogramma beweegt. Geen blokken van drie uur presentaties, geen lange lunch waarna iedereen weg is. Een eindeloze paneldiscussie werkt ook niet.

Denk in curves: hoog, laag, hoog, laag. Begin met een energieke opening die meteen het concept landt. Daarna een rustig inhoudelijk moment waar de strategie binnenkomt, gevolgd door een actief werkmoment waar mensen iets met de inhoud doen. Sluit af met een verrassend hoogtepunt dat naar morgen wijst.

De valkuil: het programma volstoppen omdat iedereen iets wil zeggen. Schrap drie kwartier aan toespraken en vervang ze door één moment dat mensen zich herinneren. Minder is vaker beter dan meer.

Bij een kick-off is de afstand tussen 'wat is er bedacht' en 'wat staat er op de dag' vaak groot. Dat komt doordat een creatief bureau en een productiebureau meestal twee losse partijen zijn. Het concept gaat over van bureau naar opdrachtgever en daarna naar uitvoerders die er bij het bedenken niet bij waren.

Wij werken anders. Wij bedenken het concept én voeren het uit, in één team. Onze concept-mensen zitten naast onze producenten. Wat we bedenken toetsen we direct op haalbaarheid, budget en productie. Wat we produceren blijft trouw aan het idee.

Dat scheelt tijd, geld en misverstanden. Belangrijker: het scheelt dat gevoel op de dag zelf dat iets is 'gladgestreken'. De kick-off die bij je gasten binnenkomt is exact wat je bedoeld hebt. Wij doen beide bewust.

Een kick-off is een investering in het jaar. Die investering verdient een concept dat staat. Niet een thema dat iemand op zondagavond verzon, maar een idee dat je team een jaar lang meeneemt.

Bel ons op 085 401 40 14 of stuur een mail naar hello@live-impact.nl. We komen binnen twee weken met drie concepten, elk met een andere kijk op wat jouw jaar moet worden. Je kiest, wij voeren uit, alles in één team.

Serieus Leuk.