Waarom de meeste project kick-offs een formaliteit blijven

De voorbereiding is bepalend. De projectleider die maandagmorgen onvoorbereid het eerste overleg binnenstapt zet de toon voor het hele project: improviseren mag.

Bereid drie dingen voor. Het eerste is een briefing van maximaal twee A4 die elke deelnemer vooraf leest. Het tweede is een agenda voor de aftrap met blokken inhoud, samenwerking en commitment. Het derde is een lijst van de belangrijkste keuzes die dag moeten worden gemaakt, niet uitgesteld.

Stuur de briefing 48 uur vooraf, niet een week. Vroeger wordt het vergeten. Te laat is geen voorbereiding. Vraag in de uitnodiging om één vraag of zorg per persoon. Die vragen zijn de echte agenda van de dag.

Een project kick-off heeft vier blokken. Het eerste blok is het waarom. Waarom doen we dit, wat is het doel, wat verandert er als we slagen. Niet meer dan twintig minuten, scherp en zonder bedrijfsjargon.

Het tweede blok is de inhoud. Wat is de afbakening van het project, wat zit erin, wat zit er nadrukkelijk niet in. Dit is het blok waar misverstanden later vandaan komen, dus maak het pijnlijk concreet.

Het derde blok is de aanpak. Hoe gaan we werken, wie doet wat, hoe vaak komen we bij elkaar. Welke hulpmiddelen gebruiken we en hoe nemen we beslissingen. Maak dit zo specifiek mogelijk.

Het vierde blok zijn de risico's. Wat kan er misgaan, wat zien we al aankomen, wat vraagt extra aandacht. Een project zonder dit blok is een project met blinde vlekken.

Een project kick-off in dezelfde vergaderzaal als alle andere overleggen stuurt onbewust naar 'gewone vergadering'. Mensen schakelen niet om naar projectmodus. Ze knikken, denken aan hun mail, gaan naar de volgende afspraak.

Voor een project van enige omvang werkt het altijd om de aftrap op een andere plek te doen. Een vergaderlocatie buiten kantoor. Een dagje in een museum of aan de kust. Een halve dag op een neutrale plek waar niemand mailt.

De afstand van het normale werk is een statement: dit project is anders, dit verdient onze volle aandacht. Dat hoeft niet duur te zijn, maar wel bewust gekozen.

Een project kick-off zonder heldere afspraken is een goed gesprek. Een project kick-off met vastgelegde toewijding is een vertrekpunt. Het verschil zit in wat er op de dag zelf fysiek wordt vastgelegd.

Eindig de aftrap met drie zichtbare uitkomsten: een actiepuntenlijst op de muur die iedereen heeft gezien, een kalender met de belangrijkste mijlpalen die dag op tafel en een gesprek over welke risico’s het team als geheel gaat bewaken.

Plan in dezelfde sessie het eerste en tweede vervolgmoment in. Doe dat niet vaag (‘we komen zo nodig bij elkaar’) maar concreet (donderdag over twee weken om 14:00). Wie wegloopt zonder die twee data in de agenda heeft het project nog niet aangenomen.

Voor de meeste project kick-offs binnen je eigen team kun je dit zelf. Maar wanneer het project complex is, helpt een externe begeleider. Bijvoorbeeld als er meerdere afdelingen of partijen bij betrokken zijn, of als de belangen uit elkaar lopen.

Een buitenstaander stelt vragen die jij niet meer durft te stellen. Hij hoort dingen die binnen je organisatie ongezegd blijven. Hij maakt verschillen zichtbaar die anders pas in week zes ontploffen.

Bij grotere project kick-offs helpt het bovendien om de productie en het programma niet bij de projectleider te leggen. Denk aan vijftig of meer mensen en meerdere betrokkenen met hoge inzet. Die heeft beter dingen te doen op de aftrap dan controleren of de techniek werkt. Wij denken mee over inhoud én maken het mogelijk dat de aftrap rendeert.

Voor een grote project kick-off met meerdere partijen: neem contact op. Wij denken mee over de inhoudelijke aanpak en regelen de uitvoering, zodat jij scherp bent waar je scherp moet zijn.

Bel ons op 085 401 40 14 of stuur een mail naar hello@live-impact.nl. We zorgen dat jullie project goed van start gaat.

Serieus Leuk.