Risico’s bestaan. De vraag is wat je ermee doet.

Begin met een brainstorm. Ga door alle onderdelen van je evenement en stel bij elk onderdeel de vraag: wat kan er misgaan? Denk in categorieën.

In de categorie locatie en techniek: stroomstoring, een geluidsinstallatie die uitvalt, internet dat eruit ligt, een beamer of scherm dat niet werkt of te weinig capaciteit voor het aantal gasten. In de categorie extern en weersgebonden: regen bij een buitenevenement, extreme hitte of kou, maar ook verkeer waardoor gasten te laat aankomen of een storing in het openbaar vervoer. In de categorie personeel en leveranciers: een spreker die afzegt, een artiest die ziek is, catering die te laat of niet levert of een ontvangstteam dat niet komt opdagen. In de categorie gasten en veiligheid: een medisch incident, een conflictsituatie, een onverwacht hoog of laag aantal aanwezigen, brand of ontruiming.

Schrijf alles op. Een goede risico-inventarisatie begint met een lange lijst. Selecteer later.

Niet elk risico is even groot of even waarschijnlijk. Een risicomatrix helpt je prioriteiten stellen: welke risico's verdienen de meeste aandacht?

Beoordeel elk risico op kans: hoe waarschijnlijk is het dat dit risico zich voordoet? Gebruik een score van 1 (zeer onwaarschijnlijk) tot 5 (vrijwel zeker). Beoordeel ook de impact: hoe groot zijn de gevolgen als het risico zich voordoet? Gebruik een score van 1 (verwaarloosbaar) tot 5 (evenement kan niet doorgaan of ernstige schade).

Vermenigvuldig de kans- en impactscore: dat geeft je een risicoscore van 1 tot 25. Risico's met een score boven de 12 verdienen een concreet actieplan. Risico's onder de 6 zijn acceptabel zonder extra maatregelen.

Voorbeelden voor een congres van 400 personen. Een stroomstoring scoort kans 2, impact 5, score 10: huur een generator als reserve. Een afzegging van de hoofdspreker scoort kans 2, impact 4, score 8: zorg voor een vervangende spreker of een alternatief programmaonderdeel. Regenval bij een openluchtopening scoort kans 3, impact 3, score 9: zorg voor een tentzeil of alternatieve overdekte ontvangstlocatie.

De risico-inventarisatie is pas compleet als je voor elk relevant risico een maatregel hebt bepaald. Er zijn twee soorten maatregelen. Preventief zijn de maatregelen die voorkomen dat het risico optreedt. Reactief zijn de maatregelen die je neemt als het tóch misgaat.

Preventieve maatregelen zijn de eerste stap. Zorg voor een generator als reserve. Zorg dat alle leveranciers een contract en bevestigingsmail aanleveren. Maak duidelijke afspraken over annuleringsvoorwaarden. Zorg voor een technische repetitie de dag voor het evenement.

Reactieve maatregelen zijn je plan B. Bedenk vooraf wie het overneemt als de hoofdspreker afzegt, en of er een reserveapparaat is als de beamer uitvalt. Bij regen gaan de gasten naar binnen en wordt het programma verplaatst. Plan B werkt alleen als iedereen in het team het kent. Zet het in de teambriefing. Communiceer het mondeling, niet alleen op papier.

Lees ook: Veiligheid op je evenement: security, EHBO en veiligheidsplan →

Een risico-inventarisatie zonder verantwoordelijkheden is incompleet. Voor elk risico moet helder zijn wie de eigenaar is. Wie is verantwoordelijk voor het bewaken van dit risico, en wie neemt actie als het misgaat?

Wijs per risico een risicohouder aan. Dat is meestal de persoon die ook functioneel verantwoordelijk is voor dat onderdeel van het evenement. De technisch producent is verantwoordelijk voor techniekfalen. De evenementmanager is eindverantwoordelijk voor de afzegging van sprekers. De productiecoördinator bewaakt de leveranciersstatus.

Documenteer de risico-inventarisatie in een eenvoudig overzicht: risico, kans, impact, score, maatregel preventief, maatregel reactief, risicohouder. Een tabel van een pagina of twee volstaat voor de meeste evenementen. Deel het document met iedereen in het kernteam minimaal twee weken voor het evenement.

Lees ook: Evenementenverzekeringen: welke dekking heb je nodig? →

Ervaring is de beste sensor voor risico’s. Een productieteam dat honderd evenementen heeft gemaakt, weet wat er mis kan gaan. Dat is geen theorie, dat is praktijk. Zij denken automatisch aan de generator die het laat afweten. Aan de spreker die de dag ervoor uitvalt. Aan de catering die een ingrediënt vergeet.

Wij van Live Impact hebben een risico-inventarisatiemodel dat we voor elk evenement aanpassen en invullen. We beoordelen de risico’s samen met de opdrachtgever en stellen de maatregelen vast. Daarna zorgen we dat het plan B bij iedereen in het team bekend is. Op de dag zelf zijn we de ogen en oren op de vloer. Wij zien vroeg aankomen wat dreigt mis te gaan.

De risico-inventarisatie geeft je niet de garantie dat alles goed gaat. Maar het geeft je wel het gereedschap om snel en kalm te reageren als dat nodig is. Dat is het verschil tussen paniek en professionaliteit.

Wil je hulp bij het opstellen van een risico-inventarisatie voor jouw evenement? Wij denken mee. Neem contact op via hello@live-impact.nl of bel ons op +31 85 401 40 14.

Serieus Leuk.