Begroting evenementen: zo haal je maximaal rendement uit je budget

Twee bedrijven geven hetzelfde bedrag uit. Het ene event levert drie nieuwe klanten op. Het andere event levert een leuke avond op en verder niets. Het verschil zit in wat ze zichzelf vooraf hebben gevraagd.

Bepaal eerst wat de dag moet doen. Wil je medewerkers binden, dan zit je geld van het event in beleving en programma. Wil je klanten binnenhalen, dan zit het in de gastenlijst en de opvolging. Dat zijn twee heel andere begrotingen bij hetzelfde bedrag.

Schrijf één zin op die het doel vastlegt. Bijvoorbeeld: na afloop weten tweehonderd relaties wat wij nieuw doen. Toets elke post daaraan. Draagt een post niet bij aan die zin, dan is het een kandidaat om te schrappen.

Zet ook vast hoe je het meet. Zonder meting weet je volgend jaar niet wat het opleverde. Denk daarbij aan opkomst, aanmeldingen en de reacties na afloop. Laat die cijfers ook zien aan de mensen die het budget goedkeuren.

Een begroting bestaat uit vier blokken. Houd die volgorde aan, dan vergeet je minder. Zo houd je overzicht over al je uitgaven. Reken ook je verwachte inkomsten mee, als je een bijdrage vraagt aan deelnemers of partners.

Breng elk blok apart in beeld. Dan zie je de financiële opbouw van je event in één keer.

1. Locatie en faciliteiten. Zaalhuur, meubilair, garderobe, schoonmaak en beveiliging.

2. Catering. Eten, drinken, bediening en de uitgiftepunten. Vaak de grootste post na de zaal.

3. Programma en productie. Sprekers, acts, licht, geluid, video, decor en het productieteam.

4. Communicatie. Uitnodigingen, aanmeldsysteem, drukwerk en de opvolging achteraf.

Als richtlijn kost een zakelijk evenement ongeveer €200 tot €500 per persoon exclusief btw bij 250 tot 500 deelnemers. Bij 500 tot 1.000 deelnemers ligt dat rond €150 tot €400 per persoon. Bij grotere aantallen daalt het bedrag per hoofd verder. Die bedragen zijn inclusief zaal, catering, programma en productie. Zet het totale bedrag apart bovenaan je overzicht.

Zes posten vallen structureel buiten de eerste versie van een begroting. Houd er dus vooraf rekening mee.

Uren van je eigen mensen. Een collega die drie weken kwijt is aan de planning van het event kost geld. Zet die uren erin, ook al staan ze niet op een factuur.

Techniek buiten de basis. De zaal levert vaak een beamer en twee microfoons. Alles daarboven huur je apart. Vraag het lijstje op voordat je tekent.

Op- en afbouwdagen. Een dag opbouw van je event betekent een extra huurdag. Bij een groot decor zijn dat er twee.

Vervoer en verblijf. Reiskosten van sprekers, hotel voor de crew, parkeerkaarten voor gasten. Bij een grote groep loopt dit hard op.

Rechten en verzekering. De muzieklicentie voor de acts en een annuleringsverzekering. Meer daarover lees je in ons artikel over evenementenverzekeringen.

De opvolging. Een terugblikfilm, een bedankmail, een pagina op je website en de nabelactie. Dat is het deel dat rendement oplevert. Toch valt het als eerste weg.

Elke begroting moet een keer omlaag. Doe dat gericht, niet met een percentage over alles. Zo zie je snel welk budget je waar vrijmaakt. Je wilt zien wat een keuze oplevert.

Ga per onderdeel na wat het je event oplevert.

Hier valt te schuiven. Het aantal gangen bij het diner. De keuze tussen een bekende act en een sterke onbekende. Het decor, dat je kunt vervangen door slim licht. En de dag van de week, want maandag is goedkoper dan vrijdag.

Hier niet. Geluid en licht. Een zaal die je niet verstaat, verpest de hele dag. De bemensing op de dag zelf. Te weinig mensen zie je terug in wachtrijen. En de opvolging, want daar zit je resultaat.

Zorg dat de onderdelen elkaar versterken. Een goede vuistregel: schrap liever één heel onderdeel dan overal een beetje. Vijf halve onderdelen voelen goedkoop. Vier goede onderdelen voelen compleet.

Reserveer tien tot vijftien procent voor onvoorziene kosten. Dat bedrag gaat er bijna altijd aan op. Reken op meer uitgaven dan je vooraf verwacht.

De aanleiding is bij elk event ongeveer hetzelfde. Er komen meer gasten dan aangemeld. Het weer verandert en je hebt een tent nodig. Of de klant wil twee weken vooraf nog iets extra's.

Houden je kosten geen gelijke tred met je plan? Grijp dan vroeg in. Spreek vooraf af wie meerwerk mag goedkeuren. Eén naam, met een grensbedrag erbij. Boven dat bedrag komt er een mail. Zonder die afspraak volgt er discussie op de factuur.

Vraag leveranciers om hun annuleringsvoorwaarden. Veel partijen werken met een staffel per week. Weet dus vanaf welke datum een keuze definitief is.

Werk in vijf stappen. Dan staat je begroting in een dagdeel.

Stap 1. Schrijf het doel van je event in één zin op. Beter een scherpe zin dan een lijst met wensen.

Stap 2. Zet het aantal gasten en de datum van je event vast. Die twee bepalen het grootste deel van de kosten.

Stap 3. Laten je leveranciers al bedragen zien? Vul dan de vier blokken in met richtbedragen. Werk met bandbreedtes, niet met exacte getallen.

Stap 4. Tel de vergeten posten bij je planning op. Loop de lijst uit dit artikel langs.

Stap 5. Zet er tien tot vijftien procent onvoorzien bovenop. Blijf die post het hele traject aanhouden. Vergelijk het totaal met je budget en schuif gericht.

Wil je snel een overzicht van je uitgaven? Werk met één spreadsheet en vier tabbladen. Eén per blok, met een totaalregel bovenaan. Zo zie je in één oogopslag waar je budget naartoe gaat. Deel dat overzicht met iedereen die mee mag beslissen.

Wil je iemand in je organisatie meenemen in de keuzes? Loop het overzicht samen door en laat de bandbreedtes staan. Zo kun je samen scherpe vragen stellen bij elke post.

Wij maken de begroting van je event samen met je, voordat er iets vastligt. Je ziet per post wat het kost en wat het oplevert. Zo onderbouw je het besluit intern zonder gedoe. Een event organiseren binnen een vast budget is prima mogelijk. Het vraagt alleen dat je vroeg kiest.

Bel ons op +31 85 401 40 14 of stuur een mail naar hello@live-impact.nl.

Serieus Leuk.