Welke rollen onmisbaar zijn en hoe je een productieteam voor je evenement effectief aanstuurt
In dit artikel
Delen
Een evenement valt zelden om door één grote fout. Het valt om doordat niemand wist wie iets moest oppakken. De spreker staat klaar, maar de microfoon staat nog uit. Twee mensen dachten dat de ander het deed.
Een productieteam lost dat op. Niet met meer mensen, maar met duidelijke rollen. Iedereen weet wat hij doet, en aan wie hij het meldt.
Dit artikel geeft je de rollen die je nodig hebt. Je leest wanneer je ze combineert, wie wie aanstuurt en hoe je de communicatie op de dag inricht.
Zes rollen kom je op vrijwel elke productie tegen.
De projectmanager. Bewaakt budget, planning en de afspraken met de klant. Is het aanspreekpunt vóór en tijdens de dag. Meer hierover lees je in ons artikel over de projectmanager.
De productieleider. Regelt de opbouw, de leveranciers en de planning op locatie. Weet wanneer welke vrachtwagen voorrijdt.
De showcaller. Roept tijdens de show alle cues aan. Licht, geluid, beeld en artiesten volgen zijn commando.
De stage manager. Beheert het podium en de backstage. Zorgt dat artiesten op tijd op de juiste plek staan.
De technisch verantwoordelijke. Stuurt de technici voor licht, geluid en video aan. Bewaakt de veiligheid van de opbouw.
De floormanager. Houdt overzicht in de zaal. Ziet als een rij te lang wordt of een deur dicht moet.
Niet elk evenement heeft zes aparte mensen nodig. De schaal bepaalt de bezetting.
Tot 100 gasten, één podium. Twee mensen volstaan. Eén projectmanager die ook de floor doet. Eén technicus die licht en geluid combineert.
100 tot 300 gasten, met programma. Reken op drie tot vier mensen. De projectmanager, een productieleider, een technicus. Bij meerdere acts komt daar een stage manager bij.
Boven de 300 gasten of meerdere zalen. Alle zes de rollen apart bezetten. Combineer showcaller en stage manager hier niet meer. De een kijkt naar het totaal, de ander naar het podium. Dat zijn twee blikken tegelijk.
Kijk naast het aantal gasten ook naar het aantal wissels. Vijf acts achter elkaar vraagt meer bemensing dan één spreker voor duizend mensen.
Een team zonder lijn levert dubbele instructies op. Houd het simpel met drie lagen.
De klant praat met één persoon. Dat is de projectmanager. Vragen van de opdrachtgever gaan nooit rechtstreeks naar een technicus. Anders wijzigt er iets zonder dat iemand het weet.
De projectmanager stuurt de productieleider aan. Die vertaalt wensen naar planning en leveranciers.
Tijdens de show neemt de showcaller over. Vanaf het moment dat het publiek binnen is, volgt iedereen zijn commando. Ook de projectmanager. Dat voelt vreemd, en het werkt.
Zet deze lijn op de eerste pagina van je draaiboek. Met namen en telefoonnummers erbij. Dan hoeft niemand het op de dag zelf uit te zoeken.
Het draaiboek is het enige document dat iedereen leest. Maak het dus bruikbaar, niet volledig.
Werk met één tijdlijn, van opbouw tot afbouw. Zet per regel de tijd, de actie en de verantwoordelijke. Drie kolommen, meer niet.
Houd de opbouw en de show in hetzelfde document. Een aparte opbouwplanning raakt kwijt.
Markeer de momenten die krap zitten. Een wissel van tien minuten tussen twee acts verdient een kleur. Dan weet iedereen waar de spanning zit.
Deel één versie, en zet de datum in de bestandsnaam. Stuur bij een wijziging het hele document opnieuw. Losse mailtjes met aanpassingen raken zoek.
Neem het draaiboek de dag ervoor door met het hele team. Een half uur is genoeg. Je vangt er de gaten mee op die op papier niet opvallen.
Op de dag zelf staat of valt alles met de verbinding.
Gebruik portofoons, geen telefoons. Een telefoon in je zak hoor je niet in een volle zaal. Zorg voor genoeg sets, en test ze bij aankomst.
Werk met twee kanalen. Eén voor de show, waarop alleen de showcaller praat. Eén voor de vloer, voor alles daaromheen. Zo blijft het showkanaal schoon.
Spreek af hoe je meldt. Kort, met je naam voorop. Meld ook als iets klaar is, niet alleen als er iets misgaat.
Houd één plek aan waar het team samenkomt. Een tafel backstage met het draaiboek, de reservebatterijen en het contactoverzicht. Iedereen weet dan waar hij iemand vindt.
Wij zetten per opdracht het team samen dat past bij de schaal. Niet standaard zes mensen, en ook niet standaard twee. We kijken naar het aantal gasten, het aantal wissels en de techniek.
We werken met een vaste kern en met specialisten die we vaker inzetten. Zij kennen onze werkwijze en ons draaiboek. Dat scheelt uitleg op de dag zelf.
Heb je zelf al mensen staan? Dan vullen we aan wat ontbreekt. Vaak is dat de podiumregie of de technische leiding.
Vertel ons wat je van plan bent. Dan geven we je een bezetting met een prijs per rol. Je ziet dan meteen waar de winst zit.
Bel ons op +31 85 401 40 14 of stuur een mail naar hello@live-impact.nl.
Serieus Leuk.
Liever praten dan lezen? Vertel ons wat je van plan bent. We denken graag mee over wat bij je organisatie past, groot of klein.
