De spin in het web van je evenement

De projectmanager is verantwoordelijk voor de volledige voorbereiding en uitvoering van het evenement. Dat begint bij de vertaling van de briefing naar een concreet plan. Welke leveranciers zijn nodig? Wat is de tijdlijn? En wat zijn de kritieke beslismomenten?

Vervolgens coördineert de projectmanager alle betrokken partijen: locatie, cateraar, technisch productiebedrijf, artiesten, drukwerkleveranciers, audiovisuele bedrijven. Iedereen heeft zijn eigen planning, offerte en aanspreekpunt. De projectmanager is het centrale punt dat alles samenbrengt.

Een andere kerntaak is budgetbeheer. Bedrijfsevenementen kunnen hoge kosten met zich meebrengen en een goede projectmanager houdt de totale inkoop nauwkeurig bij. Door een uitgebreid leveranciersnetwerk kan hij of zij doorgaans scherp inkopen en betrouwbare kwaliteit garanderen.

Op de dag van het evenement is de projectmanager de operationele leider. Hij of zij is vroeg aanwezig, coördineert de opbouw, bewaakt de tijdlijn en lost knelpunten op. Vaak voordat de opdrachtgever ze opmerkt.

De projectmanager heeft een gedetailleerd draaiboek gemaakt (minuut voor minuut) en communiceert continu met de technisch producent, showcaller en stagemanager. Als er iets afwijkt van het plan, weet de projectmanager dat als eerste. En heeft hij meestal ook al een oplossing.

Na afloop beheert de projectmanager de afbouw, de leveranciersafrekeningen en de evaluatie. Een goed eindgesprek (wat ging goed, wat kan beter) is de basis voor een nog beter volgend evenement.

Veel bedrijven organiseren hun eerste evenementen intern. Dat werkt prima voor kleine bijeenkomsten. Maar zodra het evenement groter, complexer of strategisch belangrijker wordt, loont het om een extern bureau in te schakelen.

Een externe projectmanager brengt wat intern zelden aanwezig is: vakkennis, leveranciersnetwerk en creatieve afstand. Hij of zij heeft tientallen vergelijkbare evenementen georganiseerd, weet wat werkt en kent de valkuilen. En als er iets misgaat, heeft hij de ervaring om snel te schakelen.

Bij Live Impact is de projectmanager altijd onderdeel van een team: samen met een conceptdenker en een technisch producer. Zo heb je één aanspreekpunt voor het hele traject, van concept tot confetti.

Een goede eventprojectmanager combineert een groot oog voor detail met het vermogen om het overzicht te bewaren. Hij of zij is proactief, niet reactief, en loopt altijd een stap voor op de planning.

Communicatie is de kern van het vak. Een projectmanager werkt tegelijkertijd met de opdrachtgever, tien leveranciers, het interne team en de locatie. Iedereen moet op tijd de juiste informatie hebben. Dat vraagt heldere, directe communicatie en een feilloze administratie.

En ten slotte: kalmte onder druk. Op de dag van het evenement gaan er altijd dingen anders dan gepland. Een goede projectmanager neemt dat als vanzelfsprekend mee en lost het op zonder dat de opdrachtgever er iets van merkt.

De kosten voor een projectmanager hangen af van de omvang en complexiteit van het evenement. Bij kleine evenementen (tot 100 personen) reken je op 40 tot 80 uur projectmanagement. Bij grotere evenementen (100 tot 500 personen of meer) loopt dit op tot 100 tot 250 uur.

Bij evenementenbureaus is de projectmanager doorgaans inbegrepen in de bureauvergoeding of het uurtarief. Bij Live Impact werken we altijd met een transparante begroting: je weet vooraf hoeveel uur er in de begeleiding zit. En wat we voor je doen.

Een goede projectmanager verdient zichzelf terug. Door betere leverancierstarieven, slimmere keuzes en het voorkomen van dure fouten. Maar ook door iets dat moeilijker te becijferen is: de zekerheid dat het goed komt.

Bij Live Impact is de projectmanager de persoon die jouw evenement behandelt alsof het zijn eigen feest is. Van de eerste briefing tot de laatste rekening. Zodat jij je kunt concentreren op wat telt: je mensen, je boodschap en je gasten.

Wil je sparren over wat een projectmanager voor jouw evenement kan betekenen? Bel ons op +31 85 401 40 14 of stuur een mail naar hello@live-impact.nl.

Serieus Leuk.