De aanname dat een eigen locatie altijd goedkoper is, klopt slechts gedeeltelijk. Ja, de locatiehuur (soms €3.000–€15.000 voor een avond op een externe evenementenlocatie) vervalt. Maar die besparing wordt deels gecompenseerd door kosten die je nu zelf moet maken:
Catering: een professionele cateraar die in een kantoomgeving werkt, kost evenveel als op een externe locatie. Techniek: geluid, licht en eventueel een podium zijn niet aanwezig op een kantoor — je huurt ze extern in. Decoratie: een externe locatie heeft sfeer ingebakken; op eigen terrein moet je die zelf crëëren. Sanitair: bij grotere groepen kan externe inhuur van sanitaire units noodzakelijk zijn.
Vuistregel: reken op 60–80% van de totale kosten van een vergelijkbaar extern evenement. Bij kleinere teams (onder de 50) is het kostenverschil kleiner; bij grotere groepen (100+) kan de besparing aanzienlijk zijn.