Leg de regeling vast voordat de uitnodiging de deur uitgaat. Noem vijf dingen. Welk bedrag per kilometer je vergoedt. Of je OV volledig vergoedt. Vanaf welk adres je rekent, thuis of kantoor. Hoe iemand declareert. En voor welke datum de declaratie binnen moet zijn.
Kies daarnaast bewust je route: gerichte vrijstelling of vrije ruimte. Communiceer de regeling in de uitnodiging en herhaal hem in de bevestigingsmail. Verwijs na afloop naar diezelfde tekst, dan blijft discussie over uitzonderingen uit. Live Impact neemt jouw reiskostentekst mee in de uitnodiging en op de eventpagina.