Een kleinschalig evenement (10 tot 50 personen) heeft vaak een hoger budget per persoon dan een groot evenement. Reken op 75 tot 250 euro per persoon, afhankelijk van locatie, catering en programma. Verdeel het budget in vijf posten. Locatie: 25 tot 35 procent. Catering: 30 tot 40 procent. Programma: 10 tot 20 procent. Productie (aankleding, AV, signage): 10 tot 15 procent. Onvoorzien: 10 procent reserve. Houd rekening met vaste kosten die ook bij kleine groepen blijven. Locatiehuur is vaak per uur of dagdeel. Technicus en hostess minimaal 4 uur. Persoonlijke aandacht zoals welkomstgeschenk of handgeschreven menukaart kost 10 tot 30 euro per gast. Vraag offertes op bij minimaal 3 leveranciers. Live Impact bouwt scherpe budgetten waarin elke euro merkbaar is voor de gast.