De eerste vraag is: wie wil je bereiken? De doelgroep bepaalt het hele concept.

Veelvoorkomende doelgroepen:

• Potentiële klanten of opdrachtgevers
• Nieuwe medewerkers (werving en employer branding)
• Omwonenden en buurtbewoners (maatschappelijk draagvlak)
• Bestaande relaties en partners (relatieversterking)
• Pers en media (merkbekendheid)

Je kunt ook meerdere doelgroepen combineren, maar zorg dan voor gedifferentieerde programmaonderdelen. Een potentiële klant heeft andere behoeften dan een buurtbewoner.

Een standaard rondleiding met koffie is niet genoeg. Maak van je open dag een beleving die past bij jullie merk.

Denk aan interactieve demonstraties van jullie product of dienst, meet-and-greets met het team, workshops of mini-sessies die waarde bieden, entertainment dat de sfeer verhoogt, en een gastvrije ontvangst met goede catering.

De beste open dagen hebben een rode draad — een thema of verhaal dat terugkomt in het hele programma. Dat maakt het samenhangend en memorabel.

Bij Live Impact ontwikkelen we open-dagconcepten die verder gaan dan een standaard bezichtiging. We creëren een ervaring die bezoekers overtuigt en enthousiast maakt.

Bij een open dag is logistiek cruciaal. Je wilt dat bezoekers zich welkom voelen en soepel door het programma bewegen.

Plan vooraf: registratie en ontvangst (voorkom wachtrijen), routering door het gebouw of terrein, capaciteitsmanagement per activiteit, bewegwijzering en informatievoorziening, parkeeroplossingen en bereikbaarheid, en een duidelijk tijdschema.

Zet voldoende gastheren en gastvrouwen in. Niets is zo fijn als iemand die je verwelkomt en de weg wijst. Dat geeft bezoekers direct het gevoel dat ze er toe doen.

Houd ook rekening met piekbelasting. Bij grote open dagen kun je werken met tijdslots of gestaffelde start tijden om drukte te spreiden.

Een open dag is zo goed als de opkomst. Investeer daarom in communicatie die de juiste doelgroep bereikt en enthousiasmeert.

Start 6-8 weken van tevoren met de promotie. Gebruik een mix van kanalen: e-mailcampagnes naar je bestaande netwerk, social media (LinkedIn voor zakelijk, Facebook/Instagram voor breed publiek), persberichten voor lokale media, uitnodigingen via je salesteam, en een landingspagina met registratie.

Maak de uitnodiging aantrekkelijk. Communiceer niet alleen wat er te zien is, maar waarom het relevant is voor de bezoeker. Wat levert het ze op?

Denk ook aan follow-up na de open dag. Stuur een bedankmail, deel foto's en video's, en maak concrete afspraken met geïnteresseerde bezoekers.

De kosten van een open dag hangen af van de omvang, de locatie (meestal je eigen bedrijf) en het programma.

Richtprijzen:

• Kleine open dag (50-100 bezoekers): €2.000 – €8.000
• Middelgrote open dag (100-300 bezoekers): €8.000 – €20.000
• Grote open dag (300+ bezoekers, volledige productie): €20.000 – €50.000+

Het voordeel van een open dag op eigen locatie: je bespaart op locatiehuur en veel kosten vallen onder de werkkostenregeling (WKR).

Bij Live Impact werken we met transparante begrotingen en helpen je om binnen elk budget een open dag neer te zetten die indruk maakt.

Een open dag is het moment om te laten zien wie jullie zijn. Bij Live Impact helpen we organisaties om van een open dag een strategisch moment te maken dat bezoekers overtuigt en verbindt.

Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

→ Plan een kennismaking

Lees ook

• Zakelijk evenement organiseren
• Relatie-evenement organiseren
• Bedrijfsjubileum organiseren