Een open dag is meer dan je deuren openzetten. Het is een strategisch moment om vertrouwen te bouwen, leads te genereren en je merk te laten voelen.
In dit artikel
Delen
Een open dag is veel meer dan je deuren openzetten. Het is een strategisch moment voor je genodigden, of dat nu potentiële klanten, medewerkers, buurtbewoners of partners zijn. Je laat zien wie jullie zijn en waar jullie voor staan.
Een goed georganiseerde open dag creëert vertrouwen en versterkt je merkpositie. Het levert concrete aanknopingspunten of sollicitaties op. Zo'n event geeft je bedrijf de kans op een persoonlijke indruk die geen website of brochure kan evenaren.
Maar een open dag die niet goed is opgezet, kan het tegenovergestelde effect hebben. Een rommelige ontvangst, lange wachttijden of een saaie rondleiding doen meer kwaad dan goed. Mensen onthouden vooral hoe ze zich bij jullie voelden. Daarom verdient een open dag dezelfde aandacht als elk ander zakelijk evenement.
Er zijn drie artikelen over openen op deze site, elk met een eigen invalshoek. Bedrijfsopening organiseren is het complete overzicht. Openingsfeest organiseren gaat over het feest, de pers en de buren. Een nieuw pand openen gaat over de officiële opening van een gebouw. Zet je je deuren open voor publiek? Kijk dan bij een open dag organiseren.
De eerste vraag is: wie wil je bereiken? De doelgroep bepaalt het hele concept. Veelvoorkomende doelgroepen zijn: potentiële klanten of opdrachtgevers, nieuwe medewerkers (werving en werkgeversmerk) en omwonenden en buurtbewoners (maatschappelijk draagvlak). Daarnaast zijn er bestaande relaties en partners (relatieversterking) en pers en media (merkbekendheid). Denk ook aan familie van je medewerkers: partners en kinderen zijn vaak de leukste ambassadeurs.
Je kunt natuurlijk ook meerdere doelgroepen combineren, maar zorg dan voor gedifferentieerde programmaonderdelen. Belangrijk: een potentiële klant heeft andere behoeften dan een buurtbewoner.
Een standaard rondleiding met koffie is niet genoeg. Maak van je open dag een beleving die past bij jullie merk. Denk bijvoorbeeld aan interactieve demonstraties van jullie product of dienst en ontmoetingen met het team. Voeg toe: workshops waarin jullie kennis delen, entertainment voor de sfeer en een gastvrije ontvangst met goede catering.
De beste open dagen hebben een rode draad: een thema of verhaal dat terugkomt in het hele programma. Zo'n rode draad is de beste manier om je event samenhang te geven. Het maakt de dag tot een onvergetelijke ervaring voor iedereen die langskomt.
Bij een open dag is logistiek bepalend. Je wilt dat mensen zich welkom voelen en soepel door het programma bewegen. Plan vooraf: registratie en ontvangst (voorkom wachtrijen), routering door het gebouw of terrein, capaciteitsmanagement per activiteit. Zorg daarnaast voor: bewegwijzering en informatievoorziening, parkeeroplossingen en bereikbaarheid, en een duidelijk tijdschema.
Zet voldoende gastheren en gastvrouwen in. Niets is zo fijn als iemand die je verwelkomt en de weg wijst. Goede gastvrijheid is minstens zo belangrijk als het programma zelf. Bij grote open dagen kun je werken met tijdvakken om drukte te spreiden. Zorg ervoor dat elk onderdeel genoeg tijd krijgt, dan loopt de organisatie op rolletjes.
Een open dag is zo goed als de opkomst. Investeer daarom in communicatie die de juiste doelgroep bereikt en enthousiasmeert.
Start 6 tot 8 weken van tevoren met de promotie. Dan heeft je doelgroep de tijd om de datum vrij te houden. Gebruik een mix van kanalen: bijvoorbeeld e-mailcampagnes naar je bestaande netwerk, sociale media en persberichten voor lokale media. Voeg uitnodigingen toe via je verkoopteam en een landingspagina met registratie.
Maak de uitnodiging aantrekkelijk. Mensen komen graag als ze weten wat hen te wachten staat. Communiceer wat er te zien is én waarom het relevant is voor je genodigden. Wat levert het ze op?
Denk ook aan opvolging na de open dag. Geef iedereen aan het einde iets tastbaars mee naar huis. Stuur daarna een bedankmail, deel foto's en video's, en maak concrete afspraken met geïnteresseerde gasten. Daarmee houd je contact warm en gaan waardevolle leads niet verloren.
Een familiedag, open dag of leveranciersdag kost ongeveer €200 tot €300+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 gasten. Voor 500 tot 1.000 gasten reken je op ongeveer €175 tot €275+ per persoon. Voor 1.000 tot 2.000 gasten op ongeveer €150 tot €250+ per persoon. Voor meer dan 2.000 gasten op ongeveer €100 tot €150+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw, inclusief locatie, catering, entertainment en productie.
Een familiedag of open dag richt zich op een brede groep waaronder kinderen en partners. Juist die mix van familie en collega's maakt de sfeer ontspannen. De prijs per persoon ligt lager dan bij een avondfeest doordat het programma en het cateringniveau anders zijn.
Deze tips geven je een voorsprong bij het organiseren van een open dag voor je bedrijf.
Met deze tips zet je een open dag neer waar iedereen nog lang en graag over vertelt.
Organiseren jullie elk jaar een open dag of is dit de eerste keer? In beide gevallen denken we graag met je mee. Vertel ons je wensen en we laten zien welke mogelijkheden er voor jullie bedrijf zijn.
Bij Live Impact helpen we organisaties om van een open dag een onvergetelijke ervaring te maken. Jullie kunnen de hele organisatie uit handen geven of alleen een deel. Wij zorgen ervoor dat het event klopt, op een manier die bij jullie past. Zo gaan jullie ontspannen de dag in en komen je gasten als ambassadeurs weer buiten.
Liever eerst even sparren? Dat kan natuurlijk. Neem gerust contact op: bel +31 85 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl voor een vrijblijvend gesprek.
Serieus Leuk.
Stem doelgroep, registratie, routing, programma, ontvangst en opvolging op elkaar af. Een duidelijke bezoekersreis voorkomt wachtrijen en zorgt dat gasten met een helder beeld van jullie organisatie naar huis gaan.
Liever praten dan lezen? Vertel ons wat je van plan bent. We denken graag mee over wat bij je organisatie past, groot of klein.
