Een onboarding evenement is meer dan een welkomstdag. Het is het eerste bewijs dat jouw organisatie doet wat ze belooft.
In dit artikel
Delen
Onderzoek wijst keer op keer hetzelfde uit: nieuwe medewerkers beslissen in de eerste 90 dagen of ze blijven of mentaal al op zoek zijn naar iets anders. De toon wordt gezet op dag één. En die eerste dag (of die eerste week) is een evenement dat je kunt ontwerpen.
Toch behandelen de meeste organisaties onboarding als logistiek. Laptop instellen, badge ophalen, rondje door het kantoor, stapel paperassen tekenen. Begrijpelijk: er is veel te regelen. Maar het is een gemiste kans van formaat.
Een onboarding evenement is iets anders dan een onboarding proces. Het proces regelt de administratie en de systemen. Het evenement regelt het gevoel. Wie zijn we, waar staan we voor en waarom is deze nieuwe medewerker hier precies op het juiste moment? Dat zijn de vragen die een nieuwe medewerker heeft, en die jij kunt beantwoorden met een bewust ontworpen dag of moment.
Dit artikel gaat over hoe je een onboarding evenement organiseert dat die vragen beantwoordt. Geen PowerPoint over de bedrijfshistorie, maar een beleving die bewijst wat je belooft als werkgever.
Een effectief onboarding evenement heeft drie kernelementen, die allemaal tegelijk aanwezig moeten zijn.
Verbinding met het verhaal van de organisatie. Niet de missie en visie zoals die op de website staan, maar het echte verhaal: hoe is de organisatie geworden wie ze is? Welke keuzes zijn er gemaakt? Welke momenten waren bepalend? Dat verhaal geeft nieuwe medewerkers context en trots. En het helpt hen begrijpen waar jij nu verwacht dat zij aan bijdragen.
Verbinding met collega's. Een nieuwe medewerker die na de eerste week drie collega's bij naam kent, staat steviger in de organisatie dan iemand die nog niemand echt heeft leren kennen. Het onboarding evenement is het moment om die connecties te versnellen. Niet via een quiz over bedrijfsfeitjes, maar via opzetten die echte gesprekken uitlokken.
Duidelijkheid over verwachtingen en groei. Wat mag ik hier verwachten? En wat wordt er van mij verwacht? Die zekerheid (zowel richting als perspectief) vermindert de onzekerheid van de eerste dagen aanzienlijk. Niet in de zin van een functiebeschrijving herhalen, maar door leiders of collega's te laten vertellen hoe groeien in deze organisatie er concreet uitziet.
Wil je begrijpen hoe onboarding-evenementen passen in de bredere strategie voor medewerkersbetrokkenheid? Lees ons artikel over employer branding evenementen.
Er zijn veel opzetten voor onboarding evenementen. De keuze hangt af van de cultuur, het aantal nieuwe medewerkers en de frequentie waarmee je onboardt. Dit zijn de opzetten die wij regelmatig succesvol inzetten.
De oorsprongsverhaal-sessie. Een interactieve sessie waarbij een oprichter of leidinggevende het verhaal van de organisatie vertelt, niet als presentatie maar als gesprek. Ruimte voor vragen, persoonlijke verhalen, kwetsbaarheid. Dit is de opzet die nieuwe medewerkers het meest bijblijft. Reken op 60 tot 90 minuten.
Buddy-snelgesprekken. Nieuwe medewerkers worden gekoppeld aan een buddy uit een andere afdeling. In korte gesprekken van vijf minuten leren ze elkaars achtergrond, rol en passies kennen. Snel, energiek, onthullend. Werkt bijzonder goed bij grotere groepen nieuwe medewerkers die tegelijk instromen.
De cultuurwandeling. Rondleiding door het pand, maar dan met verhalen. Niet 'hier is de keuken', maar 'dit is de plek waar we in 2019 het besluit namen om alles anders te doen'. Locaties en objecten als anker voor cultuurverhalen.
Projectuitdaging op dag één. Groepen nieuwe medewerkers werken samen aan een korte uitdaging die relevant is voor de strategie van de organisatie. Ze presenteren aan het einde. Dubbel effect: nieuwe medewerkers leren samenwerken en het management krijgt verse input. Meer over programma's die betrokkenheid creëren.
Een onboarding evenement is ook een logistiek vraagstuk. Hoe vaak organiseer je het? Voor hoeveel mensen tegelijk? Op welk moment in het dienstverband?
Frequentie. Dit hangt af van je instroom. Organisaties met 50 of meer nieuwe medewerkers per jaar kunnen overwegen om maandelijkse onboarding-evenementen te organiseren. Organisaties met lagere instroom: per kwartaal, of op een vast moment in het jaar voor alle starters van dat kwartaal tegelijk. Het nadeel van te lang wachten: de eerste weken zijn al voorbij en de kritische verbindingsperiode is deels gemist.
Groepsgrootte. De ideale grootte voor een onboarding evenement is 8 tot 25 personen. Groot genoeg voor dynamiek en diversiteit. Klein genoeg voor echte gesprekken. Bij grotere organisaties met hoge instroom kun je kiezen voor gestandaardiseerde opzetten die schaalbaar zijn, aangevuld met kleine deelsessies.
Timing. De eerste dag is de krachtigste optie, maar niet altijd realistisch als niet alle starters tegelijk beginnen. Een alternatief: een onboarding evenement in de eerste twee weken, gecombineerd met een informele 'terugblik' na 90 dagen. Die combinatie (begin en verankering) werkt goed om twijfel in de kwetsbare eerste periode op te vangen.
Locatie. Eigen kantoor werkt prima als het een bijzondere ervaring wordt. Externe locatie werkt beter als je wilt signaleren: dit is speciaal. Een locatie buiten kantoor breekt routines en verhoogt de concentratie en herinnering van deelnemers. Tips voor het vinden van een passende locatie.
Een employer branding-evenement kost ongeveer €200 tot €500+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 gasten. Voor 500 tot 1.000 gasten reken je op ongeveer €150 tot €400+ per persoon. Voor 1.000 tot 2.000 gasten op ongeveer €125 tot €350+ per persoon. Voor meer dan 2.000 gasten op ongeveer €100 tot €300+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw, inclusief locatie, catering, entertainment en productie.
Een employer branding-evenement richt zich op (potentiële) medewerkers. De prijs ligt tussen een familiedag en een productpresentatie in.
Live Impact organiseert onboarding evenementen voor organisaties die begrijpen dat de eerste indruk telt. We bouwen geen standaard welkomstdagen. We ontwerpen een dag die bewijst wat jouw organisatie belooft als werkgever.
We beginnen met de kernvraag: wat moeten nieuwe medewerkers aan het einde van deze dag geloven, weten en voelen? Dat antwoord bepaalt de keuze voor de opzet, de sprekers, de locatie en de details die het verschil maken.
Onze aanpak voor onboarding evenementen combineert drie disciplines: conceptontwikkeling (het verhaal en de boodschap), programmering (opzetten die echte verbinding uitlokken) en productie (logistiek, locatie, catering, timing). Dat alles op maat van jouw organisatiecultuur en jouw instroom.
Wil je een onboarding evenement dat aansluit bij jouw bredere strategie voor medewerkersbetrokkenheid? Lees meer over medewerkersbetrokkenheid via evenementen. En over de bredere employer branding context: employer branding evenementen.
Een onboarding evenement is het eerste bewijs dat jouw organisatie doet wat ze belooft. Het is de dag waarop nieuwe medewerkers ontdekken of ze de juiste keuze hebben gemaakt.
Bel +31 85 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl. Of stuur ons een bericht via de briefingtool. Wij denken graag mee over een eerste dag die raakt.
Serieus Leuk.
Liever praten dan lezen? Vertel ons wat je van plan bent. We denken graag mee over wat bij je organisatie past, groot of klein.
