Een evenementconcept ontwikkelen is een proces, geen ingeving. Dit is de stappenmethode die we bij Live Impact elke keer doorlopen.
In dit artikel
Delen
Het concept is het fundament van elk succesvol evenement. Het bepaalt de sfeer, de boodschap, het programma en de beleving. Zonder rode draad heb je losse onderdelen. Met een rode draad heb je een samenhangend verhaal.
Een goed concept doet drie dingen. Het vertaalt je doel naar een beleving en past bij het DNA van je organisatie. En het verrast de doelgroep. Het is de rode draad die alle communicatie verbindt, vanaf de uitnodiging.
Toch wordt conceptontwikkeling vaak overgeslagen. Organisaties beginnen met de locatie en het entertainment, in plaats van met het waarom en het verhaal. Dat is alsof je een huis bouwt zonder tekening.
Er staan drie artikelen over dit onderwerp op deze site. Evenement concept ontwikkelen (dit artikel) beschrijft het proces stap voor stap. Het creatieve idee gaat over de creatieve kant: wanneer is een idee sterk genoeg? Voorbeelden laat drie uitgewerkte cases zien.
Elk concept begint met de juiste vragen. Niet 'welke locatie willen we?' maar 'wat moet dit evenement bereiken?'
Een goede briefing bevat vijf elementen: doel, doelgroep en verwachtingen, kernboodschap, budget en randvoorwaarden, en de gewenste sfeer.
Bij Live Impact beginnen we elk traject met een strategische briefing. Geen invulformulier, maar een goed gesprek. We stellen vragen die je misschien niet verwacht. Want de beste concepten ontstaan als je verder kijkt dan het voor de hand liggende.
Na de briefing begint de creatieve fase. Dit is de fase waarin ideeën ontstaan en de rode draad vorm krijgt. Vaak denk je daarvoor buiten de gebaande paden.
Een goede creatieve verkenning verkent meerdere richtingen. Niet één idee, maar drie tot vijf conceptrichtingen die elk een andere invalshoek bieden. Zo kun je vergelijken en combineren, en uiteindelijk de sterkste richting kiezen.
Denk aan vier richtingen. Een thema dat aansluit bij jullie merkidentiteit. Een verhalende aanpak waarbij gasten op reis worden meegenomen. Of een interactieve vorm die van toeschouwer een deelnemer maakt. Soms werkt ook een format dat juist verwachtingen doorbreekt.
Creativiteit alleen is niet genoeg. Het is belangrijk dat elk idee ook werkt voor de deelnemers. Daarom toetsen we creatieve ideeën altijd aan het doel en aan de deelnemers. Past het ook binnen budget en planning?
Ook de marketing rondom het event speelt mee. Denk aan content voor social media of een teaser vooraf. Zo zorg je ervoor dat de beleving al begint voor het event zelf. Wil je zelf een event organiseren? Dan is het belangrijk om te weten welke kennis je nodig hebt. Een goed klankbord helpt je bepalen wat je beter uitbesteedt.
Een concept is pas waardevol als je het doorvertaalt naar alle onderdelen van het event. De uitwerking omvat veel: visuele identiteit (huisstijl, kleuren en beeldtaal), communicatie (uitnodiging, save-the-date), locatie en aankleding, programma-opbouw en entertainment. Daarna catering en dranken, en alle details die de beleving versterken.
Het idee moet voelbaar zijn op elk contactmoment, vanaf het moment dat gasten de uitnodiging openen. Elke keuze die je maakt, moet passen bij het verhaal.
Te breed idee: een verhaal dat alles wil zijn, is niets. Durf te kiezen en focus aan te brengen.
Verhaal vs. decoratiethema: een sterk idee is geen Hawaii-feest of casino-thema. Het is een inhoudelijk verhaal dat past bij jullie bedrijf.
Geen doorvertaling: een sterk plan op papier dat niet terugkomt in de uitvoering is een gemiste kans.
Doelgroep vergeten: het concept moet passen bij wie er komen, niet bij wat het organisatieteam leuk vindt.
Te laat beginnen: conceptontwikkeling kost tijd. Begin minimaal 4 tot 6 maanden van tevoren.
De kosten van conceptontwikkeling hangen af van de complexiteit en de diepgang:
Conceptvoorstel met één richting: €1.500 tot €3.000.
Uitgebreide conceptontwikkeling (3 richtingen): €3.000 tot €7.500.
Volledige conceptontwikkeling incl. visuele uitwerking: €7.500 tot €15.000.
Bij veel bureaus zit conceptontwikkeling inbegrepen in de totale projectfee. Bij Live Impact is dat ook zo. We rekenen de conceptfase niet apart af als je ons het hele traject toevertrouwt.
Zo gaat dat bij ons in de praktijk. Een klant belt over een event in het najaar. Wij vragen eerst waarom dat event er moet komen. Pas daarna gaan we ideeën verkennen.
Ons team werkt in duo’s: iemand van concept en iemand van productie. Dat zorgt ervoor dat een idee ook te bouwen is. Niets is zo vervelend als een plan dat op papier werkt en in de zaal niet.
We toetsen elk idee op drie punten. Sluit het aan op de boodschap? Kunnen de gasten er samen iets mee? En geeft het je organisatie een nieuwe manier om zichzelf te laten zien?
Een voorbeeld. Voor een fusie wilde de directie twee teams bij elkaar brengen. Wij stelden voor om het programma door beide teams samen te laten maken. Zo creëren mensen hun eigen event, en dat werkt beter dan een show die ze ondergaan.
We weten inmiddels welke vormen werken bij welk doel. Bijvoorbeeld: een kick-off vraagt om energie aan het begin, een jubileum juist om rust in het midden. Wij zorgen dat die opbouw klopt, zodat het event doet wat je ervan verwacht.
Wil je zelf een idee uitwerken en zoek je een klankbord? Ook dan denken we mee. Je hoeft het event niet door ons te laten organiseren om er even over te sparren.
Bij Live Impact is conceptontwikkeling onze kern. We vertalen jullie verhaal naar een beleving die past bij wie jullie zijn en die jullie doelgroep raakt. Serieus Leuk, noemen we dat.
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Bel +31 85 401 40 14, mail hello@live-impact.nl of stuur een briefing via de briefingtool.
Serieus Leuk.
Liever praten dan lezen? Vertel ons wat je van plan bent. We denken graag mee over wat bij je organisatie past, groot of klein.
