Hoe eerder, hoe beter. Voor een middelgroot evenement is 3 tot 4 maanden van tevoren ideaal. Voor grote corporate events of evenementen in het drukke najaar is 6 maanden realistischer.
Een bureau heeft tijd nodig om een voorstel te maken, locaties te checken en entertainment te boeken. Populaire opties zijn snel bezet, dus vroeg briefen geeft je meer keuze.