Leveranciers coördineren vereist goede planning en heldere communicatie. Een zorgvuldige voorbereiding is de basis. Stap 1: creëer één centraal contactpunt, meestal de projectmanager. Stap 2: geef alle leveranciers dezelfde planning, locatiespecificaties en contactgegevens. Stap 3: bevestig twee weken voor het evenement met elke leverancier, zoals catering, AV, decoratie en transport. Stap 4: doe een week voor het evenement een eindcontrole op details zoals aantallen, timing en verzekeringen. Stap 5: wijs op de opbouwdag de aankomstvolgorde aan, controleer de kwaliteit bij aankomst en los problemen ter plekke op. Tip: gebruik een Excel- of Airtable-bestand voor het statusoverzicht. Tip: zorg dat iemand voortdurend bereikbaar is voor noodgevallen. Coördinatie vergt focus; dat is wat productiepersoneel doet. Live Impact coördineert alle partners.
