Begin minimaal drie maanden van tevoren. Voor grote evenementen (300+ gasten, complexe productie) is zes maanden realistischer.
De organisatie verloopt in vier fases: fundament leggen (12–10 weken), concept en partners (10–6 weken), uitwerking (6–3 weken) en uitvoering plus nazorg. Populaire locaties en artiesten zijn in het najaar snel volgeboekt.