Leveranciers coördineren op de evenementdag vereist strakke afstemming. Stap 1: bel alle leveranciers 48 uur vóór het evenement. Bevestig aankomsttijd, contactpersoon, waar zij moeten parkeren, en wie hun begeleider is. Stap 2: maak een ontvangstchecklist. De eerste persoon op locatie krijgt een duidelijk protocol. Bijvoorbeeld: 'Techniek arriveert om 10:30 via de linkeringang. Reserveer parkeerplek en zet hen in contact met contactpersoon Janine.' Stap 3: zorg voor een commandocentrum. Een plek waar de projectleider zit en alles monitort. Via walkie-talkie of een groepsapp. Stap 4: heb een escalatieprotocol. Iets gaat fout? Wie bel je eerst? Dit moet duidelijk zijn. Stap 5: communiceer realtime. Zeg niet na 1 uur 'fout gedetecteerd'. Zeg na 5 minuten: 'leverancier X is er, setup begint'. Dit geeft iedereen overzicht. Stap 6: vier kleine successen. Als catering op tijd is: mooi. Zeg dit tegen je team; het verlaagt de stress. Stap 7: geef het goede voorbeeld. Jij bent kalm, team is kalm. Jij bent chaotisch, team is chaotisch.
