Wat een vitaliteitsevent anders maakt dan een gewone teamdag

Voordat je locaties bekijkt of sprekers boekt, moet één ding helder zijn. Wat wil je dat medewerkers anders doen na dit vitaliteitsevent? Dat is de doelstelling.

'Bewuster leven' is geen doelstelling. 'Medewerkers weten na afloop welke drie concrete stappen ze zetten voor betere slaapkwaliteit': dat is er een.

Maak onderscheid tussen fysieke en mentale vitaliteit. Beide zijn relevant, maar vragen een andere aanpak. Fysieke vitaliteit gaat over beweging, voeding en slaap. Mentale vitaliteit gaat over veerkracht, energiemanagement en werkdruk. Je kunt ze combineren in één programma, maar dan moet je bewust kiezen hoe je de balans legt.

Betrek HR bij het bepalen van de doelstelling. Zij weten waar het verzuim zit, welke thema's leven en wat er al eerder geprobeerd is. Een vitaliteitsevent dat aansluit op een bestaand HR-signaal is effectiever dan één dat vanuit het niets komt.

Let ook op je doelgroep binnen de organisatie. Een vitaliteitsevent voor mensen die al actief sporten, vraagt een andere invulling dan een programma voor een sedentaire afdeling. Segmenteer indien nodig. Een programma dat overal een beetje voor is, raakt niemand echt.

Een vitaliteitsevent organiseren kan op tientallen manieren. De effectiefste opzetten zijn die waarbij deelnemers zelf actief zijn: niet passief naar een spreker luisteren, maar zelf meedoen.

Dit zijn populaire opzetten:

• Workshops met experts: een diëtiëst, slaapcoach of mindfulnesstrainer. Houd elke workshop op maximaal dertig minuten. Bied meerdere sessies parallel aan zodat mensen zelf kiezen.
• Buitenprogramma: wandelen, fietsen, yoga in de buitenlucht. Beweging in de natuur verlaagt aantoonbaar stressniveaus. Houd de drempel laag: niet iedereen wil hard lopen.
• Meting en persoonlijk inzicht: een korte gezondheidscheck (bloeddruk, conditie, slaapritme) geeft deelnemers concreet inzicht. Wie weet waar hij staat, is gemotiveerder om iets te veranderen.
• Voedings- en kookdemo: praktisch, laagdrempelig en direct toepasbaar. Werkt goed als afsluiting van een vitaliteitsdag.

Combineer altijd actieve onderdelen met reflectiemomenten. Een dag die alleen maar actief is, is uitputtend. Bouw bewuste pauzes in, bij voorkeur in de buitenlucht.

Wij adviseren maximaal vijf uur programma voor een vitaliteitsevent. Langer dan dat en de energie zakt. Korter dan drie uur en het voelt te vluchtig. Vier uur is de ideale lengte.

De locatiekeuze heeft direct effect op de uitkomst. Op kantoor blijven mensen mentaal in kantoorstand. Buiten de deur stappen ze er ook fysiek uit.

Kies bij voorkeur een locatie in de natuur. Een landgoed, buitencentrum of park werkt beter dan een conferentiehotel. Natuur verlaagt stresshormonen. Dat is precies het effect dat je wilt.

Dit zijn de criteria voor een goede vitaliteitslocatie:

• Ruimte voor zowel binnen- als buitenactiviteiten (Nederland, regen)
• Voldoende kleedruimtes en sanitair voor bewegingsactiviteiten
• Catering die aansluit bij het thema: gezond, vers, geen zware lunch die mensen slaperig maakt (zie de richtlijnen van het Voedingscentrum voor een gezonde lunch als uitgangspunt voor het menu)
• Bereikbaar met openbaar vervoer én eigen vervoer

Op eigen terrein organiseren kan ook werken, als je een groot kantoorpand of buitenruimte hebt. Voordeel: geen reistijd, lagere kosten. Nadeel: medewerkers zijn mentaal nooit helemaal weg van het werk. Zorg dan voor een duidelijke fysieke afbakening. Gebruik andere ruimtes dan de reguliere vergaderzalen en sluit het gebouw af voor de dag.

Wij kennen locaties door heel Nederland die specifiek geschikt zijn voor vitaliteitsprogramma's. Wij zoeken voor jou en onderhandelen namens jou over de prijs.

Een vitaliteitsevent voor vijftig medewerkers kost gemiddeld tussen de 3.000 en 10.000 euro. Daarin zitten grote verschillen:

• Halfdaagse workshop op kantoor met één expert: 1.500 tot 3.000 euro
• Volledige dag op externe locatie met meerdere workshops en catering: 5.000 tot 10.000 euro
• Meerdaags vitaliteitsverblijf met overnachting: 15.000 euro en hoger

Controleer of het budget beschikbaar is via het personeelsbudget, arbobeleid of het preventiebudget van de zorgverzekering. Sommige verzekeraars vergoeden vitaliteitsinterventies gedeeltelijk. Vraag dat na bij jouw verzekeraar: het scheelt soms duizenden euro's.

Wat de planning betreft: voor een vitaliteitsevent tot honderd mensen begin je bij voorkeur acht weken van tevoren. Populaire externe experts zijn vier tot zes weken vooruit volgeboekt. Locaties zijn soms maanden van tevoren volgeboekt.

Koppel de datum aan een HR-moment: het begin van het jaar, een periode na een drukke projectperiode of de week van de werkstress. Dat vergroot de relevantie en de opkomst.

Wil je een goed budget opbouwen voor jouw vitaliteitsevent? Lees ons overzicht van kostenposten voor zakelijke evenementen → voor een compleet beeld van wat je moet meenemen.

Een vitaliteitsevent organiseren kost meer tijd dan de meeste HR-managers verwachten. Niet het bedenken: dat gaat snel. Maar het uitvoeren: locaties vergelijken, experts briefen, catering afstemmen, draaiboek maken, communicatie regelen.

Wij nemen dat van je over. Wij kennen de goede experts op het gebied van slaap, voeding, beweging en mentale veerkracht. Wij weten welke locaties werken voor dit type programma. En wij zorgen dat jij op de dag zelf kunt meedoen, in plaats van staan te regelen.

Bij Live Impact werken wij niet met vaste pakketten. Wij beginnen met jouw doelstelling. Van daaruit bouwen wij een vitaliteitsevent dat past bij jouw mensen, jouw cultuur en jouw budget. Van concept tot evaluatie na afloop.

Wij werken voor organisaties van twintig tot duizend medewerkers. Van eenmalige vitaliteitsdagen tot jaarlijkse programma's die onderdeel zijn van een breder duurzame inzetbaarheidsbeleid. Meer weten over hoe je medewerkers na afloop betrokken houdt? Lees dan ook ons artikel over employee engagement via evenementen →.

Een vitaliteitsevent organiseren begint met één gesprek: niet met een offerte of pakketmenu, maar met een gesprek over jouw medewerkers en wat er speelt in de organisatie.

Wij stellen de goede vragen. We onderzoeken waar het verzuim zit en welke thema's er in het team leven. We kijken ook wat al eerder is geprobeerd zonder resultaat. Van die vragen bouwen wij een programma dat raak is.

Wij kennen de locaties en de experts. We weten hoe je een dag organiseert die mensen bijblijft, niet omdat hij geslaagd was, maar omdat hij iets veranderde.

Neem contact op via hello@live-impact.nl of bel ons op 085 401 40 14. Of vul de briefing in op onze website. Dan weten wij direct waar wij aan toe zijn.

Serieus Leuk.