Een sterke evenementbriefing heeft vijf bouwstenen. Zonder één van deze vijf is de briefing onvolledig.

De eerste bouwsteen is context: wat is de aanleiding voor dit evenement? Wat is de achtergrond van de organisatie, de cultuur, de recente geschiedenis die relevant is voor dit evenement? De tweede is doelstelling: wat moet dit evenement bereiken? Niet 'een gezellige avond', maar concrete uitkomsten. Derde: de doelgroep. Beschrijf wie de deelnemers zijn, wat ze verwachten en wat ze al kennen van de organisatie. Vierde: budget. Een eerlijk en concreet getal, of minimaal een bandbreedte. Vijfde: randvoorwaarden. Wat staat vast? Datum, locatie, merkrichtlijnen, gevoeligheden?

Elk van deze bouwstenen is even belangrijk. Een briefing zonder doelstelling is een wensenlijst. Een briefing zonder budget is een uitnodiging om te gissen. Een briefing zonder context is een instructie zonder verhaal.

De doelgroep is de paragraaf die in de meeste briefings het smalst is. '400 medewerkers' zegt niets. Wie zijn die 400 medewerkers? Denk aan hun gemiddelde leeftijd, hun diversiteit in achtergrond, functie en senioriteitsniveau, en hun ervaring met grote evenementen vorig jaar. Zijn het mensen die graag dansen of mensen die liever in een rustig hoekje staan te praten?

Hoe gedetailleerder je de doelgroep beschrijft, hoe gerichter het bureau kan adviseren. Het maakt verschil of de 400 medewerkers voornamelijk 25-jarige IT'ers zijn of een gemengde groep van 25 tot 60 met zowel management als uitvoerend personeel.

Voeg ook toe: wat weet de doelgroep al van de organisatie, wat zijn eerdere evenementen geweest, en wat waren de reacties daarop? Een bureau dat dat weet, kan met die kennis een stap verder gaan dan herhalen wat er vorig jaar was.

Budget is het pijnlijkste onderdeel van een briefing en tegelijk het meest bepalende. Veel opdrachtgevers zijn terughoudend om een budget te noemen, uit angst dat het bureau het volledig gaat opmaken. Maar zonder budgetindicatie maakt het bureau een voorstel dat misschien drie keer te duur is. Of drie keer te goedkoop.

Een eerlijk budget maakt het werk beter. Het bureau weet wat er mogelijk is en kan adviseren over de beste verdeling. Het helpt om te specificeren: gaat het inclusief of exclusief BTW, catering en entertainment?

Als je het budget echt niet weet: geef een bandbreedte. '€20.000 tot €40.000' is genoeg voor een bureau om een realistisch voorstel te maken. Meer over de kosten van een evenementenbureau en hoe je een budget opbouwt.

Een goede briefing vertelt wat je wil. Wat je niet wil. Wat er niet kan, en wat er al is geweest. Context is de informatie die een bureau nodig heeft om te begrijpen wat er echt op het spel staat.

Wat stond er vast? Denk aan datum, locatie en maximale tijdsduur. Zijn er ook merkrichtlijnen, huisstijlvereisten, gevoelige thema's of bijzondere omstandigheden in de organisatie of de groep die het bureau moet kennen?

Alles wat je achterlaat in de briefing, moet het bureau raden. Alles wat je meegeeft, maakt het voorstel beter. Een bureau dat begrijpt wat er vooraf al is bedacht, kan van dat vertrekpunt verder bouwen in plaats van het wiel opnieuw uit te vinden.

Live Impact werkt nooit op basis van een standaardpropositie. Elk evenement begint bij de briefing. Wij lezen die aandachtig en stellen de vragen die ontbreken. Vandaaruit bouwen we een concept dat past bij jullie organisatie en doelgroep.

Heb je nog geen volledige briefing? Geen probleem. Stuur ons wat je hebt. Een paar alinea's over de aanleiding, een indicatie van het budget, een datum. Wij stellen de vragen die je verder helpen. Een goed gesprek is ook een manier om een briefing te bouwen.

Stuur je briefing via live-impact.nl/briefing of neem direct contact op via live-impact.nl/contact. Bel 085 401 40 14 of mail naar hello@live-impact.nl. Wij reageren binnen 48 uur.

Serieus Leuk.