Waarom de meeste personeelsfeestthema's platvallen

Voor je een thema kiest, stel dan één vraag: wat is het moment dat we willen creëren? Willen we vieren? Loslaten? Bouwen aan iets nieuws? Waardering uitspreken? Verbinden na een reorganisatie? Elk van deze doelen vraagt om een andere sfeer en dus om een ander thema.

Voorbeeld: een bedrijf dat een nieuwe strategie lanceert, heeft een thema nodig dat vooruit kijkt. 'Horizon', 'Nieuw Land', een ontdekkingsreis. Een bedrijf dat een rustig jaar gedraaid heeft en wil vieren, heeft iets feestelijks en onbezwaards nodig. Een bedrijf met dertig nieuwe collega's heeft een thema nodig dat mensen door elkaar schudt en laat kennismaken. Elke vraag stuurt het thema een andere kant op.

Tijdreis-thema's: de jaren '20, de sixties, disco, middeleeuwen. Werken goed wanneer je mensen uit hun dagelijkse context wilt halen, maar riskeren cliché als ze niet doordacht worden. De truc: kies een specifieke subcultuur van die tijd, niet de hele periode.

Wereld-thema's: sprookjesachtig bos, noordse mythologie, oostelijke markt, poolcirkel. Werken goed voor meeslepende belevingen, waar mensen een andere wereld binnenlopen. Vragen meer productiebudget, maar leveren ook meer sfeer op.

Concept-thema's: geen tijd of plaats, maar een idee. 'Nachtcircus', 'Geheim genootschap', 'De onverwachte reis'. Het meest eigenzinnig en vaak het sterkst voor bedrijven die een unieke identiteit hebben. Maar ook het moeilijkst om goed te doen zonder ervaring in conceptontwikkeling.

De fout die we vaak zien: een bedrijf kiest een thema en vervolgens moet alles eraan voldoen. Het eten moet thema-eten zijn, de muziek moet thema-muziek zijn, de drankjes moeten thema-drankjes zijn, iedereen moet verkleed komen. Dat wordt snel te veel en te dwingend. Mensen voelen zich verplicht in plaats van uitgenodigd.

De betere aanpak: kies een sterk thema en vertaal het in drie tot vijf sleutelmomenten, niet in alles. Bijvoorbeeld: de entree, de centrale act, het buffet en de afsluiting. Die vier momenten zijn doordrenkt van het thema. Al het andere ademt de sfeer zonder er expliciet over te gaan.

Dit geeft mensen ruimte om het thema te beleven zoals ze zelf willen. Wie wil verkleden, verkleedt. Wie liever een gewone outfit draagt, kan dat ook. Het feest verliest zijn kracht niet door die vrijheid, integendeel. Een thema dat mensen ruimte laat, is een thema waar ze zich beter in voelen.

Drie valkuilen komen steeds terug. De eerste is een thema dat niet past bij de cultuur. Een formeel bedrijf met een Wild West-thema voelt vaak als verkleedschool. Een creatief bureau met een 'prestigiegala' voelt gemaakt. Test het thema tegen het gevoel dat je kent in de wandelgangen.

De tweede valkuil is een thema dat exclusief werkt. Een thema dat mensen met een bepaalde achtergrond uitsluit (cultureel, religieus, lichamelijk) is geen optie. Vraag jezelf af: past dit bij alle 150 mensen die komen, of alleen bij de leukste 80?

De derde valkuil is een thema dat budget vraagt dat je niet hebt. Een ambitieus thema dat half wordt uitgevoerd voelt slechter dan een eenvoudig thema dat volledig klopt. Wees realistisch in wat je kunt waarmaken met je budget. Kies een thema dat daarin past, niet een thema dat je half moet afknijpen.

Een thema kiezen voelt als iets wat je zelf kunt. En in de basis kan dat. De momenten waarop het misgaat, gaan meestal om één ding. Het team kiest een thema dat ze zelf leuk vinden. Zonder te controleren of het past bij het moment, de doelgroep en het budget.

Wij helpen teams met die controle. Wij beginnen niet bij een themalijst, maar bij de context. Wat is er de afgelopen 12 maanden gebeurd? Welke vraag wil het feest beantwoorden? Wat is de culturele aansluiting van het team? Op basis daarvan stellen we drie thema's voor. Elk met een korte uitwerking in sfeer, drie sleutelmomenten en een globale kostenraming.

En (omdat wij ook het feest bouwen) weten we meteen wat haalbaar is. Een thema dat op papier mooi is maar op locatie een productieramp wordt, halen we eruit voordat je enthousiast wordt. Dat scheelt teleurstelling halverwege.

Een goed thema voor je personeelsfeest voelt als een cadeau aan je team. Het laat mensen even uit hun dagelijkse rol stappen, in een wereld die past bij het moment dat je wilt creëren. Dat is geen vormpje op je datumaankondiging, dat is de ziel van je feest.

Wij helpen bij themakeuze als onderdeel van een concepttraject, of als losse adviessessie als je alleen richting zoekt. Eerlijk advies, gebaseerd op wat bij jullie past, niet wat wij het leukst vinden.

Neem contact op via 085 401 40 14 of mail naar hello@live-impact.nl en vertel welk moment dit feest voor jullie is. Dan kijken we samen welk thema dat moment het best draagt.

Serieus Leuk.

Lees ook: hoe komt een creatief concept tot stand? →