Wat is een rode draad in een evenement?

Een thema zonder rode draad voelt als een feestje in een verkleedkostuum. Je bent casino-koning, en verder is er niks anders dan anders. Een rode draad zonder thema voelt als een goed verteld verhaal: ook zonder kostuum is het helder waar het over gaat.

Wij kiezen bij onze concepten altijd eerst voor een rode draad en pas daarna voor een thema of visuele uitwerking. In die volgorde, want wie met het thema begint, verzandt in decor. Wie met de rode draad begint, bouwt iets wat samenhangt.

Een voorbeeld. Je wilt vieren dat je bedrijf 25 jaar bestaat. Een thematische aanpak: Gatsby, glitter, een jubileumtaart met sterretjes. Een rode draad-aanpak: een avond die in vijf hoofdstukken vertelt hoe het bedrijf is ontstaan, gegroeid, getwijfeld, doorgezet en nu staat. Elk hoofdstuk wordt ingeleid, verdiept met een spreker of acteur, en afgesloten met een moment. Aan het eind weet iedereen in de zaal waar hij onderdeel van is.

De Gatsby-avond is leuk. De hoofdstukken-avond blijft hangen.

Een aantal vertelvormen werkt bijzonder goed voor zakelijke evenementen. Hier zijn de vijf die wij het meest gebruiken.

Chronologie: het verhaal vertelt zichzelf in de tijd, van verleden via heden naar toekomst. Deze vorm werkt goed voor jubilea, strategie-evenementen en alles wat met transitie te maken heeft.

Reis: de zaal is het startpunt en elk programmaonderdeel is een halte. Deze vorm werkt goed voor groepen die iets nieuws moeten onderzoeken of beleven, zoals een kick-off voor een nieuwe richting.

Vraag en antwoord: de dag begint met een centrale vraag en elk onderdeel draagt bij aan het antwoord. Deze vorm werkt goed voor strategie-evenementen waarin een inhoudelijke verschuiving nodig is.

Hoofdstukken: de dag is een boek in vijf hoofdstukken, elk met een eigen setting of spreker. Deze vorm werkt goed voor evenementen die een rijk verhaal willen vertellen, zoals jubilea.

Transformatie: de dag laat mensen door een proces gaan, van A naar B. Deze vorm werkt goed voor trainingen, kick-offs en alles waar mensen 'anders' weg moeten lopen dan ze kwamen.

Welke vorm je kiest, hangt af van je boodschap en je doelgroep. Wij testen altijd twee of drie vormen tegen elkaar voor we een keuze maken. Meer over het conceptontwikkelingsproces →

Een rode draad is niet iets wat je in de opening noemt en verder laat rusten. Het is een vorm die je door elk onderdeel heen moet weven. Dat is precies het denkwerk dat veel evenementen overslaan.

De uitnodiging moet al de toon zetten. Als je rode draad chronologisch is, begint de uitnodiging met het verleden. Als het een vraag is, eindigt de uitnodiging met die vraag.

De opening is het moment waarop de rode draad expliciet wordt, niet door te zeggen 'vandaag gaan we praten over...', maar door het eerste hoofdstuk van het verhaal te vertellen. Denk aan een scene, een beeld of een vraag. Zo voelt iedereen meteen: ik zit in een verhaal.

De sprekers zijn elk een onderdeel van de rode draad. Dat betekent dat je sprekers selecteert op basis van de rol die ze in het verhaal spelen, niet alleen op basis van hun expertise. En je brieft ze met de rol erbij.

Bij de overgangen moet een korte terugkoppeling zitten: waar zijn we in het verhaal, waar gaan we naartoe. Deze paar zinnen maken of breken de rode draad.

In de afsluiting wordt het verhaal rondgemaakt. Sluit af met het slot van het verhaal dat in de opening begon, niet met een samenvatting.

Als deze vijf onderdelen de rode draad dragen, voelt de dag als een geheel. Als er één doorbreekt, valt het uit elkaar.

Een rode draad maken is moeilijker dan het lijkt. Dit zijn de meest gemaakte fouten.

Te dun: de rode draad wordt in de opening genoemd en daarna nooit meer. Dat is geen rode draad, dat is een intro. Weef hem echt door elk onderdeel.

Te dik: de rode draad is zo overdreven dat elk onderdeel expliciet naar het verhaal verwijst. Dat voelt gekunsteld en vervelend. Een goede rode draad is voelbaar zonder dat hij steeds wordt uitgesproken.

Te gescheiden van de boodschap: de rode draad is een mooie vorm, maar staat los van wat je wilt vertellen. Dan is het decor. De rode draad moet de boodschap dragen, niet versieren.

Te veel rode draden: je kiest niet één rode draad, maar drie, en hoopt dat alles samenvalt. Het valt niet samen. Kies één vorm, werk die consequent door.

Te laat bedacht: de rode draad wordt pas bedacht nadat het programma al vaststaat. Dan probeer je er iets overheen te leggen dat niet klopt. Een rode draad moet de structuur van het programma bepalen, niet andersom.

Een rode draad in je hoofd is makkelijk. Een rode draad die op de vloer blijft kloppen, is moeilijk. Precies dat is waar het verschil wordt gemaakt tussen een zelf-geregeld evenement en een evenement dat door een bureau wordt gemaakt dat zowel concept als productie doet.

Wij doen allebei, bewust. De reden: als het productieteam de rode draad niet van binnenuit kent, verdwijnt hij tussen de losse onderdelen. Een regisseur die het verhaal niet kent, vult tijdslots op. Een presentator die het verhaal niet kent, improviseert er zijn eigen verhaal doorheen. Een decorbouwer die het verhaal niet kent, maakt een mooi decor dat geen enkele relatie heeft met wat er wordt verteld.

Als wij zelf produceren, weet iedereen in het team waar de rode draad loopt en hoe zij er onderdeel van zijn. De regie weet waarom een onderdeel daar staat waar het staat. De techniek weet waarom het licht op dat moment uitgaat. Alles hangt aan hetzelfde verhaal.

Dit is waarom wij geloven dat conceptwerk en productie bij elkaar horen. Een rode draad die alleen op papier bestaat, gaat verloren. Een rode draad die wordt uitgevoerd door mensen die hem hebben meegemaakt tijdens het bedenken, blijft overeind.

Wil je voor je volgende evenement niet een stapeling van losse onderdelen, maar een dag die als een verhaal voelt? Wij helpen je graag om een rode draad te vinden die past bij wat je wilt vertellen.

Wij werken door heel Nederland voor bedrijven van 150 tot 2.500 medewerkers. Van strategie-evenementen tot jubilea, van kick-offs tot familiedagen. Altijd met een concept dat draait om een rode draad, en een productieteam dat hem van binnenuit kent.

Mail ons op hello@live-impact.nl of bel ons op 085 401 40 14.

Serieus Leuk.