Personeelsfeest laten organiseren of zelf regelen: de eerlijke afweging

Er zijn drie dingen die een bureau nooit goed kan doen zonder jouw inbreng. Het eerste is de gastenlijst. Jij weet welke medewerkers uitgenodigd moeten worden. Je weet welk conflict tussen twee afdelingen je bij de tafelindeling wilt vermijden. En je weet welke medewerker met partner mag komen en welke niet. Het tweede is de interne communicatie. De toon waarop je medewerkers uitnodigt zegt iets over jullie cultuur. Dat kan geen externe schrijver voor je verzinnen. Het derde is de keuze van de directietoespraak. Wat de directie wel en niet wil zeggen blijft aan de directie.

De rest kun je beter uitbesteden: locatiescout en -vergelijking, technische productie (AV, licht, podium), catering-onderhandeling, entertainment boeken en coördineren, logistiek (parkeren, garderobe, vervoer) en het bouwen en uitvoeren van het draaiboek.

Die tweede lijst zit zomaar op 150 tot 300 uur werk. Dat is vier volle werkweken van een medewerker. Dan heb je het nog niet gedaan, alleen voorbereid. Voor een bureau is dat dagelijkse kost.

Meer over het personeelsfeest zelf organiseren als je de vergelijking wilt maken.

Voor een personeelsfeest van 100 tot 300 medewerkers werken verschillende locatietypes. Denk aan industriële erfgoedpanden (sfeer en karakter), kantoor- en magazijnlocaties (kostenbewust), vakantieparken of landgoederen (met overnachtingsoptie) en moderne evenementenlocaties (alles-in-één). Voor meer dan 500 medewerkers wordt het speelveld kleiner.

Een typische programmaopbouw voor een personeelsfeest ziet er als volgt uit: om 19:00 is er ontvangst met een welkomstdrankje en muziek. Om 20:00 volgt het plenaire deel met directiespeech en eventueel een terugblik. Vanaf 20:15 is er het culinaire deel met achtergrondmuziek. Om 21:00 is het officiële deel klaar en start het entertainment of de dj. Om 23:00 is het de piek van het feest. Om 00:00 volgt de afsluiting met de laatste groep gasten.

Budgetbereik voor personeelsfeesten die je uitbesteedt: voor 100 tot 200 personen reken op €25.000 tot €65.000 totaal. Voor 200 tot 400 personen reken op €50.000 tot €130.000. Voor meer dan 500 personen reken op €100.000 tot €400.000. Die bedragen zijn inclusief locatie, catering, entertainment, techniek en bureauvergoeding.

Meer over het vinden van de juiste locatie.

Een bureau voegt drie dingen toe die je zelf moeilijk hebt. Ten eerste heb je toegang tot artiesten met een wachtlijst voor boekingen. Populaire Nederlandse bands zijn 6 tot 12 maanden vooruit geboekt.

Ten tweede zorgen wij voor goede afstemming tussen act en bedrijfscultuur. Een technologiebedrijf wil iets anders dan een bouwbedrijf. Een jonge start-up wil iets anders dan een traditioneel familiebedrijf. Dat afstemmen vraagt ervaring. Je wilt niet een dj boeken die een verkeerde sfeer neerzet.

Ten derde nemen wij de coördinatie van het programma op ons. Het piekmoment van het feest moet samenvallen met het piekmoment van het entertainment. Een band die om 21:00 begint terwijl het plenair gedeelte om 20:30 eindigt valt op een dood moment. Coördinatie tussen geluidstest, cateringwisseling en entertainment is meer dan het invullen van een lijstje.

Meer over entertainment boeken voor zakelijke evenementen.

Een personeelsfeest kost ongeveer €250 tot €350+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 gasten. Voor 500 tot 1.000 gasten reken je op ongeveer €225 tot €325+ per persoon. Voor 1.000 tot 2.000 gasten op ongeveer €200 tot €300+ per persoon. Boven de 2.000 gasten op ongeveer €150 tot €200+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw, inclusief locatie, catering, entertainment en productie.

Met de WKR kun je dit fiscaal voordelig organiseren.

Wij doen dit al 20 jaar. Dat betekent dat wij weten welke cateraar bij 250 personen betrouwbaar warm eten serveert. En welke er wel eens naast zit. Welke AV-partner wél over weekendstress heen komt. Welke locatie een aanbetalingsbeleid heeft waar je bij wijzigingen op het laatste moment klem komt te zitten.

Die kennis stapel je niet op in één project. Wij produceren jaarlijks meer dan 150 evenementen. Als wij zeggen "deze combinatie werkt", dan is dat geen gok maar ervaring. En omgekeerd: als wij zeggen "laat dat niet bij die leverancier", bespaart dat misschien veel geld en stress.

Een personeelsfeest waar medewerkers maandag nog over praten verschilt van "best leuk" in drie dingen. Een locatie die bij de cultuur past. Een programma dat niet te strak is, maar ook niet te los. En entertainment dat verrast zonder de avond over te nemen.

Wij maken die afwegingen in jouw voordeel.

Bel 085 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl voor een vrijblijvende kennismaking. Wij luisteren eerst naar jullie bedrijf, jullie cultuur en jullie doel. Pas daarna komen wij met een voorstel. Snel, en zonder verplichtingen.

Wij zijn Serieus Leuk. Serieus in de productie. Leuk in het resultaat. Dat is hoe wij personeelsfeesten laten werken.