Wat is een evenement mechanisme?

Een gimmick is leuk voor tien minuten. Een mechanisme blijft hangen. Het verschil zit in de koppeling met de boodschap.

Een gimmick: iedereen krijgt bij binnenkomst een plakker met een emoji erop. Leuk. Maar wat is de boodschap? Geen. Na tien minuten liggen de plakkers op de grond.

Een mechanisme: iedereen krijgt bij binnenkomst een vraag op een kaartje. Die vraag stelt hij in het eerste uur aan één andere collega. De vragen zijn zo gekozen dat ze perfect aansluiten bij het thema van de dag. Aan het eind van het uur weet iedereen iets nieuws over een collega. De boodschap 'we kennen elkaar nog niet echt' krijgt zo handen en voeten.

Zie je het verschil? Een mechanisme dwingt gedrag af. Een gimmick hoopt op een glimlach. Beide mogen, maar ze doen niet hetzelfde.

De test is eenvoudig. Als je het programmaonderdeel weghaalt, wordt dan ook de boodschap onduidelijker? Zo ja, dan heb je een mechanisme. Zo nee, dan heb je versiering.

De truc is dat je niet moet beginnen bij de uitvoering. Begin bij de boodschap. Wat wil je dat mensen aan het eind van de dag voelen, weten, of vooral: doen?

Stap één: schrijf de boodschap op in één zin. Niet twee. Eén. 'We willen dat collega's durven te vragen om hulp.' Klaar. Vaag is verboden.

Stap twee: vraag jezelf af wat het tegenovergestelde gedrag is van die boodschap. Collega's die hulp vragen, zijn collega's die erkennen dat ze iets niet kunnen. Wat is een situatie waarin dat moet?

Stap drie: bedenk een programmaonderdeel waarin die situatie echt ontstaat. Niet gespeeld. Echt. Bijvoorbeeld: iedereen krijgt een onmogelijke opdracht die alleen lukt als je andere tafels om hulp vraagt. Of: een quiz waarbij je je antwoorden alleen kunt inleveren als een collega ze voor je controleert.

Stap vier: test het in je hoofd. Zou dit ook werken zonder het thema van de dag? Zo ja, dan is het te los. Verbind het steviger met het verhaal. Zou het ook werken met een andere groep? Als je bang bent dat het met deze specifieke collega's niet werkt, is het niet sterk genoeg.

Wij lopen dit proces door voor elk concept. Het is geen brainstormtechniek, het is dwingen tot precisie. Lees hoe dit past in ons complete conceptontwikkelingsproces →

Even concreet. Drie mechanismen uit onze praktijk, met de boodschap erbij.

Boodschap: we zijn één team, ook al werken we op drie locaties. Het mechanisme was een tafelverdeling waarbij niemand naast een collega van zijn eigen locatie zat. Klinkt simpel. Maar alleen al het ontbijten met onbekenden veranderde de dynamiek. Voor het eerst voelden mensen wat hun collega's in Breda deden.

Boodschap: we durven weer fouten te maken. Het mechanisme was een podiummoment waarop drie collega's verplicht een professionele fout uit hun carrière deelden. Geen flauwe. Echte. De directeur deed het als eerste. Dat brak de wet van stilzwijgen die in het bedrijf al jaren heerste. Maandag gingen mensen anders met elkaar praten.

Boodschap: we gaan naar één nieuwe strategie. Het mechanisme was een grote muur waarop iedereen zijn oude rol moest schrijven, wegkruisen en een nieuwe rol schrijven. Die muur ging mee naar kantoor en hing daar een jaar. Zo bleef de boodschap voor iedereen zichtbaar.

Merk op dat geen van deze mechanismen duur was. Dure techniek is geen mechanisme. Dure decors zijn geen mechanisme. Het gaat om het idee, niet de productiewaarde.

Niet elk mechanisme lukt. Wij hebben er ook genoeg gezien die niet landden. Een paar valkuilen om te vermijden.

Ten eerste: mechanismen die mensen in verlegenheid brengen. Iemand voor een groep van 400 iets onverwachts laten doen, is bijna altijd een slecht idee. Een goed mechanisme laat mensen vrij om mee te doen, maar dwingt ze niet tot iets dat ze niet willen.

Ten tweede: mechanismen die de boodschap verdoezelen. Als je collega's achteraf moet uitleggen wat ze net hebben meegemaakt, is het te ingewikkeld geweest. Een goed mechanisme spreekt voor zich, zelfs als je het niet vooraf uitlegt.

Ten derde: mechanismen die te lang duren. Een goed mechanisme pakt een moment. Een half uur. Een uur in extreme gevallen. Niet de hele dag. Als je het de hele dag rekt, verliest het zijn kracht.

Ten vierde: mechanismen die niet aansluiten bij de doelgroep. Wat werkt voor een jong salesteam van 30 mensen, werkt niet voor een bestuursvergadering van 15 mensen boven de 55. Altijd checken: past dit bij wie hier zit?

Als je twijfelt, test het mechanisme eerst in je hoofd met drie verschillende mensen uit de organisatie. Werkt het voor alle drie? Dan heb je iets. Werkt het voor één? Dan is het nog niet af.

Een mechanisme op papier en een mechanisme op de vloer zijn twee verschillende dingen. De kracht van het idee zit vaak in de details van de uitvoering. Het maken of breken van een mechanisme zit in details. Denk aan een inzet die twee seconden te vroeg valt, of een regie-aanwijzing die niet klopt. Plus een presentator die één zin anders leest dan bedoeld.

Daarom doen wij het concept én de uitvoering. Wij zijn een bureau dat beide levert, bewust. Een concept dat een andere partij uitvoert, verliest in onze ervaring altijd een stuk kracht. De uitvoerder snapt dan niet van binnenuit wat de bedoeling was.

Als wij zelf de productie doen, begrijpt iedereen in het team van binnenuit waarom elk detail er zo in zit. Onze regie weet waarom er een stilte van vijf seconden in zit. De techniek kent de reden voor dat ene lichtmoment. Alles hangt aan hetzelfde idee.

Dit is niet de goedkoopste manier van werken. Het is wel de manier waarop het denkwerk tot op de vloer blijft kloppen. En dat is waar het geld voor conceptwerk zichzelf terugverdient.

Wil je voor je volgende zakelijk evenement niet een thema, maar een echt evenement mechanisme dat je boodschap laat voelen? Dan helpen we je graag.

Wij beginnen altijd met een kort gesprek. Niet over kleuren of locaties, maar over wat je wilt dat mensen maandag anders doen. Daaruit haalt een mechanisme zichzelf naar boven.

Wij werken door heel Nederland voor bedrijven van 150 tot 2.500 medewerkers. Van strategie-evenementen tot kick-offs, van jubilea tot familiedagen. Altijd met een concept dat een mechanisme heeft, en een productieteam dat weet waarom elk onderdeel in het programma staat.

Mail ons op hello@live-impact.nl of bel direct op 085 401 40 14.

Serieus Leuk.