Voor een evenement van 100+ gasten begin je minimaal acht weken van tevoren. Voor events met externe VIP-gasten of drukke executives: tien tot twaalf weken. De eerste stap is een pre-aankondiging of save-the-date die de datum blokkeert.
Veel organisatoren beginnen te laat — twee tot vier weken voor het event is voor externe gasten in drukke sectoren vrijwel te laat. De meest gemaakte communicatiefout bij evenementen is te weinig lead-time.