Voor een evenement van 100+ gasten begin je minimaal acht weken van tevoren. Voor evenementen met externe VIP-gasten of drukke executives: tien tot twaalf weken. De eerste stap is een pre-aankondiging of save-the-date die de datum blokkeert.
Veel organisatoren beginnen te laat. Twee tot vier weken voor het evenement is voor externe gasten in drukke sectoren vrijwel te laat. De meest gemaakte communicatiefout bij evenementen is te weinig voorbereidingstijd.