Een event communicatieplan voorkomt brandjes in de laatste week. Gasten, sprekers en leveranciers weten precies wat ze nodig hebben en wanneer. Zes stappen:
- Doelgroepen in kaart: genodigden willen praktische info, sprekers willen briefings, leveranciers willen draaiboeken
- Tijdslijn opstellen: save-the-date 8 weken vooraf, uitnodiging 6 weken, programma 3 weken, praktische info 1 week, herinnering 2 dagen
- Kanalen kiezen: e-mail voor formeel, WhatsApp voor lastminute, app of microsite voor het programma
- Tone of voice vasthouden: niet ineens corporate als de rest informeel is
- Ter plaatse: bewegwijzering, programma's op stoelen, push-berichten via event-app
- Na afloop: bedankmail binnen 48 uur, foto's binnen een week, evaluatie binnen twee weken
Live Impact bouwt het communicatieplan tegelijk met het concept, niet als afterthought.