Begin met de vervoersplanning acht tot twaalf weken voor het evenement. Vervoersbedrijven voor touringcars en shuttles hebben die aanlooptijd nodig voor offertes en contracten. Wacht je te lang, dan is de capaciteit weg, zeker op populaire evenementdagen.
Vier tot zes weken voor het evenement communiceer je de vervoersinfo aan deelnemers. Één week van tevoren bevestig je definitieve aantallen. Op de dag zelf zorg je voor bewegwijzering en bemensing bij aankomstpunten.
