Het uitnodigingstraject bepaalt voor een groot deel de opkomst van je relatie-evenement. Een goede aanpak bestaat uit meerdere stappen.
Start met een save-the-date, minimaal 8 weken voor het evenement. Houd het kort en prikkelend — genoeg om de datum te reserveren, niet zoveel dat je alles weggeeft.
Stuur de officiële uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf. Maak duidelijk wat de waarde is voor de genodigde. Niet alleen wat er gebeurt, maar waarom het relevant is voor hen.
Laat accountmanagers of directieleden persoonlijk opvolgen. Een telefoontje of persoonlijk bericht verhoogt de opkomst aanzienlijk ten opzichte van alleen een e-mail.
Stuur 1-2 weken voor het event een herinnering met praktische informatie: locatie, parkeren, dresscode en programma. En bel no-shows een paar dagen voor het event nog een keer op.
Overweeg een exclusiviteitsgevoel te creëren. Een gelimiteerd aantal plaatsen of een persoonlijke toon in de uitnodiging maakt het evenement aantrekkelijker.