Een logistiek plan volgt deze stappen. Stap 1: maak een tijdlijn. Bijvoorbeeld: opbouw begint om 10:00 en catering arriveert om 11:30. Setup is klaar om 14:00 en gasten zijn welkom vanaf 14:30. Het evenement loopt van 15:00 tot 19:00, afbouw van 19:15 tot 21:00. Stap 2: zet al je leveranciers op een lijst. Catering, techniek, decoratie, beveiliging, parkeermedewerker, schoonmakers. Per leverancier: contactpersoon, telefoonnummer en wat zij precies doen. Stap 3: maak een rolverdeling. Wie is projectleider? Wie doet gastenontvangst, wie coördineert catering, wie ondersteunt techniek? Zorg dat iedereen zijn of haar rol kent. Stap 4: definieer kritieke momenten. De momenten waar dingen fout kunnen gaan. Voor elk kritiek moment: een back-upplan. Stap 5: maak een dagprogramma. Minuut voor minuut wat er gebeurt. Ziet er obsessief uit, maar het werkt. Stap 6: test de communicatie. Iedereen moet hetzelfde begrijpen. Stap 7: doe een laatste inspectieronde 24 uur van tevoren. Dit plan kost 20-30 uur werk voor een gemiddeld evenement.
