De vuistregel: voor een evenement van honderd mensen of meer begin je minimaal drie maanden van tevoren. Voor grote evenementen met externe sprekers, complexe techniek of een internationale dimensie is zes maanden realistisch. Voor kleine teamevenementen of afdelingsuitjes met twintig tot vijftig mensen volstaat vier tot zes weken. Mits de locatie beschikbaar is.
Begin altijd met het vastleggen van de datum en de locatie. Die twee elementen zijn het fundament van elk evenement. Al het andere (programma, catering, uitnodigingen, communicatie) bouw je daarna. Zonder bevestigde datum en locatie kun je niets plannen, want alles is afhankelijk van die twee ankerpunten.
