Reken op 6 tot 12 weken voorbereiding voor een bedrijfsreis. De planning begint met de bestemmingskeuze en het vastleggen van vluchten en accommodatie (8-12 weken vooraf). Het programma en de activiteiten worden 4-6 weken vooraf gedetailleerd uitgewerkt.
Bij een bureau gaat dit sneller doordat zij de contacten en ervaring al hebben.