Goede communicatie maakt of breekt een leveranciersdag. Stuur de eerste uitnodiging 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie en globale agenda. Twee weken voor de dag volgt een herinnering met definitieve agenda, parkeerinstructies en eventuele kledingvoorschriften. Verspreid de uitnodiging via meerdere kanalen: e-mail, persoonlijk telefoontje voor belangrijkste partners en de relatiemanager. Vraag in de uitnodiging om bevestiging en eventuele bijdragen aan onderwerpen. Werk vooraf een communicatiekalender uit: wanneer welk bericht naar wie. Gebruik tijdens de dag duidelijke routing met bewegwijzering en hostess. Een korte welkomstmail op de ochtend werkt goed. Na afloop volgt binnen 5 werkdagen een follow-up: bedankt-bericht, foto's, samenvatting van afspraken en concrete vervolgstappen. Stuur na 4 weken een korte update over wat er met de input is gedaan. Zo voelt de relatie blijvend serieus. Live Impact ontwerpt communicatieplannen waarin elke leverancier zich gezien voelt.