Welke evenementenverzekeringen heb je nodig?

Er zijn vier polissen die voor zakelijke events belangrijk zijn. Ze dekken verschillende risico's en zijn niet altijd alle vier nodig. Welke combinatie je nodig hebt, hangt af van drie dingen. De schaal, het type event en de afspraken met zaal en gemeente.

De aansprakelijkheidsverzekering evenementen (ook wel AVB) is de meest gevraagde. Deze vergoedt schade die jouw organisatie toebrengt aan derden: bezoekers die letsel oplopen, eigendommen die beschadigd raken, claims van derde partijen. Veel locaties eisen een kopie van deze polis vóór de sleuteloverdracht.

De annuleringsverzekering vergoedt de financiële gevolgen als je event niet kan doorgaan door omstandigheden buiten jouw macht: extreme weersomstandigheden, ziekte van de hoofdspreker, brand in de locatie. Let op de uitsluitingen: pandemieën, stakingen en 'te weinig aanmeldingen' vallen er bij de meeste polissen buiten.

De materiaaldekking vergoedt beschadiging of diefstal van apparatuur, decor en andere materialen die je huurt of meeneemt. Denk bijvoorbeeld aan een event met dure techniek of kostbare aankleding.

De rechtsbijstandsverzekering is minder gebruikelijk. Toch is die waardevol bij ruzie met leveranciers of een claim die juridisch doorgaat.

Veel opdrachtgevers gaan ervan uit dat hun reguliere bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) het event afdekt. Dat klopt soms, maar lang niet altijd.

De meeste standaard AVB-polissen dekken bedrijfsactiviteiten op de eigen locatie. Zet je een event neer op een externe plek? Met bezoekers die geen collega zijn? En met activiteiten die afwijken van je dagelijkse werk? Dan gelden er vaak beperkingen.

Ga nooit zomaar uit van dekking. Leg de details van je event voor aan je verzekeraar voordat je begint met organiseren. Vraag expliciet of het verzekerd is. Vraag bij welke aantallen de dekking geldt. En vraag of alcohol, sport of vuurwerk extra dekking vragen.

Werk je met een evenementenbureau? Vraag dan ook wat het bureau zelf verzekerd heeft. Een professioneel bureau heeft eigen aansprakelijkheidsdekking, maar dat is geen vervanging voor jouw opdrachtgeversdekking. De verantwoordelijkheidsverdeling staat in het contract. Lees dat zorgvuldig.

Meer over budgetplanning rondom risico's en verzekeringen lees je in ons artikel over evenementenbudgetten →

Sommige onderdelen verhogen het risico, en daarmee ook de verzekeringseis. Het is goed om te weten welke dat zijn.

Alcoholverstrekking is een van de meest voorkomende risicofactoren. Schenk je alcohol op jouw event? Raakt een bezoeker daardoor betrokken bij een incident? Dan kan een claim bij jouw organisatie landen. Sommige verzekeraars vragen een hogere premie of stellen aanvullende eisen bij een event met vrije bar of alcohol zonder beperking.

Fysieke activiteiten zoals sportieve groepsvorming, klimwanden, rodeostieren of andere spelactiviteiten verhogen het letselrisico. Controleer of de leverancier van deze activiteiten zelf verzekerd is, en vraag daarnaar in het contract.

Een event in de buitenlucht is gevoeliger voor het weer. Zonder uitwijkmogelijkheid is een annuleringsverzekering met weerdekking een serieuze overweging. Lees de polis goed: welke weersomstandigheden activeren de dekking (windkracht, neerslag in mm per uur) en wie bepaalt dat?

Vuurwerk, open vuur en pyrotechniek vereisen altijd aanvullende dekking en gemeentelijke toestemming. Werk hier alleen mee via gecertificeerde leveranciers met eigen vergunning.

Artiesten en leveranciers vallen niet vanzelf onder jouw polis. Een band, een dj of een cateraar werkt als zelfstandige partij op jouw event. Vraag daarom bij elke boeking om een kopie van hun aansprakelijkheidspolis. Ontbreekt die? Dan draag jij het risico als hun apparatuur schade veroorzaakt. Grote agentschappen regelen dit meestal zelf. Bij losse artiesten check je het beter vooraf. Leg de afspraak vast in het contract, samen met de annuleringsvoorwaarden.

Een evenementenverzekering afsluiten kan op drie manieren. Via je eigen verzekeraar, als uitbreiding op je bestaande polis. Via een gespecialiseerde verzekeraar met losse polissen. Of via je evenementenbureau, dat deze dienst soms aanbiedt.

Gespecialiseerde verzekeraars in Nederland bieden losse polissen per event aan. Je betaalt voor dat ene event, met dekking die start op de dag van opbouw en eindigt na de afbouw. De premie hangt af van het type event, het aantal deelnemers, de duur en de activiteiten. Reken voor een standaard zakelijk event van 200 tot 500 personen op €500 tot €2.500 per jaar. Dat is voor aansprakelijkheid en annulering samen.

Begin zo vroeg mogelijk. Sommige verzekeraars hanteren een deadline van minstens vier tot zes weken voor de datum. Bij een groter of risicovoller event duurt de offerteprocedure langer.

Sla alle polissen op in je dossier. Geef de zaalmanager, je evenementenbureau en de crisisverantwoordelijke elk een kopie. Zo weet iedereen wat er gedekt is als er iets misgaat.

Als je met Live Impact werkt, bespreken we de verzekeringsaspecten als onderdeel van de projectopzet. Wij zijn zelf verzekerd als professioneel evenementenbureau, maar adviseren opdrachtgevers altijd over hun eigen dekkingsbehoefte.

We signaleren risico's vroeg: welke activiteiten vragen aanvullende dekking, wat eist de locatie contractueel en wat zijn de gemeentelijke vergunningseisen. We helpen je de juiste vragen te stellen aan je verzekeraar en begeleiden de afstemming met alle partijen.

Een goed event is mooi én goed geregeld. Dat betekent dat het plezier en de veiligheid allebei staan. Want als er toch iets misgaat, wil je dat iedereen weet wat er gedekt is en wie er handelt.

Meer over veiligheid en protocollen bij evenementen lees je in ons artikel over veiligheidsprotocoollen →

Evenementenverzekeringen zijn geen spannend onderwerp. Maar ze zijn wel het verschil tussen een incident dat je opvangt en een incident dat je jarenlang achtervolgt.

Kort samengevat

Een evenementenverzekering dekt de kosten die je zelf niet meer kunt terugvorderen. Denk bijvoorbeeld aan een geannuleerde zaal of een leverancier die al is betaald.

Wanneer moet je een evenementenverzekering afsluiten? Zodra je de eerste contracten tekent. Afsluiten na een waarschuwing voor storm heeft geen zin meer.

Ben je verzekerd tegen schade aan de zaal? Alleen als je dat expliciet regelt. Verzekeren doe je per risico, niet in één keer voor alles.

De polis dekt risico's die buiten jouw macht liggen. Het financiële risico van slechte planning blijft bij jou. Extra dekking voor alcohol, vuurwerk of sport regel je apart.

Live Impact helpt je daarmee. Niet als verzekeringsadviseur, want daarvoor ga je naar je eigen verzekeraar of een makelaar. Wel als partner die weet welke vragen belangrijk zijn.

Klaar om je event van begin tot eind goed neer te zetten? Stuur ons een bericht via de briefingtool of mail hello@live-impact.nl. Bellen mag ook: +31 85 401 40 14.

Serieus Leuk.