Een complete evenement briefing bevat de antwoorden op de vragen die je bureau nodig heeft om een passend voorstel te maken. Dit zijn de essentiële onderdelen:

1. Het doel van het evenement: wat moet het evenement opleveren? Verbinden, informeren, vieren, motiveren, positioneren? Het doel bepaalt álles: het format, de toon, het programma en de locatie. Formuleer het zo concreet mogelijk.

2. De doelgroep: wie komen er? Hoeveel mensen? Welke functieniveaus? Wat is de gemiddelde leeftijd? Kennen ze elkaar al goed of is het een gemengd gezelschap?

3. De kernboodschap: wat moeten gasten meenemen? Welk gevoel willen jullie achterlaten? Dit helpt je bureau om een concept te ontwikkelen dat jullie verhaal vertelt.

4. Budget: wees eerlijk over het budget. Een bureau kan pas goed adviseren als het weet wat de financiële kaders zijn.

5. Datum en locatie: is er al een datum geprikt? Is de locatie al bekend of moet het bureau meedenken?

6. Randvoorwaarden en no-go's: zijn er zaken die absoluut niet mogen? Dieetwensen, fysieke beperkingen, gevoeligheden?

We zien regelmatig briefings voorbijkomen die goed bedoeld zijn maar het bureau niet helpen. Dit zijn de vijf meest voorkomende fouten:

Fout 1: Geen doel formuleren: 'We willen een leuk feest' is geen doel. Het is een wens. Een doel is: 'We willen onze medewerkers bedanken voor een zwaar jaar en de teamband versterken.'

Fout 2: Het budget niet delen: veel opdrachtgevers houden het budget achter. Het tegenovergestelde werkt: deel het budget, want een goed bureau werkt er eerlijk mee.

Fout 3: Te veel voorschrijven: 'We willen een DJ, een walking dinner, confetti en een band.' Dat is geen briefing, dat is een bestellijst. Beschrijf het gewenste resultaat, niet de route ernaartoe.

Fout 4: Te vaag blijven: 'We willen iets origineels.' Wat is origineel voor jullie? Geef voorbeelden van wat jullie aanspreekt.

Fout 5: De doelgroep niet beschrijven: een evenement voor het MT is fundamenteel anders dan een evenement voor het hele bedrijf. Beschrijf wie er komen, wat ze verwachten en wat hen beweegt.

Een evenementenbureau is zo goed als de briefing die het krijgt. Een bureau werkt met de informatie die het ontvangt. Hoe completer en scherper die informatie, hoe beter het resultaat.

Met een goede briefing kan je bureau sneller een passend concept presenteren, realistisch begroten, de juiste locatie voorstellen, entertainment kiezen dat past, en intern efficiënt werken: minder afstemrondes, minder misverstanden en sneller naar uitvoering.

Bij Live Impact merken we het verschil direct. Klanten die met een scherpe briefing komen, krijgen een voorstel dat in de roos is. Klanten die met een vage opdracht komen, hebben meer rondes nodig. Beide trajecten leiden tot een goed evenement, maar het eerste pad is korter, goedkoper en leuker voor iedereen.

Daarom hebben we een online briefingsdocument ontwikkeld dat je stap voor stap door de juiste vragen leidt. → Vul het online briefingsdocument in

Een briefing is meer dan een document. Het is het begin van een samenwerking. En de beste briefings worden gevolgd door een goed gesprek.

Stap 1: Intern afstemmen: voordat je een bureau inschakelt, stem intern af. Wie zijn de stakeholders? Wat zijn de verwachtingen van het management? Is er consensus over het doel en het budget?

Stap 2: De briefing schrijven: gebruik een gestructureerd format. Houd het beknopt maar compleet: twee A4'tjes is vaak genoeg.

Stap 3: Het briefinggesprek: plan een gesprek met je bureau nadat ze de briefing hebben gelezen. Dit is het moment waarop het bureau doorvraagt, context krijgt en de nuances oppikt die niet in een document staan.

Stap 4: Feedback geven op het voorstel: na het voorstel begint de volgende fase: scherpstellen. Geef gerichte feedback: schrijf niet 'we vinden het niet helemaal wat we zoeken', maar iets als 'de toon is te formeel, we zoeken meer energie en verrassing'.

Bij Live Impact starten we elk traject met een strategisch briefinggesprek. Die investering vooraf betaalt zich dubbel en dwars terug.

Een goede briefing is het beste cadeau dat je je evenementenbureau kunt geven. Het bespaart tijd, voorkomt misverstanden en leidt tot een evenement dat precies is wat jullie voor ogen hadden, of beter.

→ Vul het online briefingsdocument in

→ Of plan direct een kennismaking