Wat is een themafeest en waarom telt een goed thema?

Het beste thema komt niet uit een themalijst maar uit je eigen organisatie. Bedrijven die kiezen voor "Las Vegas" of "The Great Gatsby" zonder verbinding met hun DNA, organiseren een generiek feest. Wie het eigen verhaal als thema neemt, organiseert een feest dat alleen zij kunnen geven.

Drie routes helpen bij de keuze. De eerste: kijk naar je jaar. Was er een project of een veranderstap die centraal stond? Dat wordt je thema. De tweede: vertrek vanuit je merkwaarden. Als snelheid en precisie jullie kernwaarden zijn, wordt dat een Formule 1-thema of een horlogemakerij. Nog een optie: vraag je team. Een kort rondje "waar zou je dit jaar bij horen?" levert vaak de mooiste invalshoek.

Vermijd thema's die alleen voor een bepaalde leeftijd of subgroep werken. Een jaren-80-feest laat twintigers buiten spel. Een gaming-thema werkt niet voor mensen die geen Mario kennen. Kies een wereld waar iedereen een rol in vindt. Meer over het bouwen van een bedrijfsfeest lees je hier.

Een locatie voor een themafeest moet bij het thema passen of juist het tegenovergestelde zijn. Allebei werken. Een circusthema in een circustent versterkt de wereld. Een circusthema in een chique directiekamer kantelt de verwachting. Wat níet werkt: een standaard zaal zonder karakter.

Goede keuzes zijn fabrieken, kerken, schepen, theaters of monumentale panden. Neutrale zalen kun je transformeren, maar reken dan op 20 tot 35% van het budget voor aankleding. Een locatie met eigen karakter bespaart geld. Bovendien geeft hij je feest direct een ziel. Meer over het kiezen van de juiste locatie vind je hier.

Bij themafeesten telt de aankomst extra. De gast moet in de eerste 30 seconden weten: hier stap ik een wereld binnen. Investeer in de entree. Een doorgang, een geur, een geluid, een bewegende gastheer. Dat is het moment waarop het thema voor de gast begint.

Bij een themafeest zijn er twee routes voor entertainment. De meeslepende route of de toppings-route. Beide werken, mits je kiest en niet mixt.

De meeslepende route: elk entertainmentmoment zit in de wereld. Op een casino-thema zijn croupiers en blackjacktafels geen act maar onderdeel van de avond. Op een Bond-thema is de spreker een geheim agent. Deze route vraagt meer regie, maar raakt harder. De toppings-route: het thema zit in decor en dresscode, het entertainment staat los. Een coverband die populaire hits speelt, een foodtruck met wereldse gerechten. Dit kost minder en blijft herkenbaar voor elke gast.

Kies één route en trek 'm door. Halfwege mixen geeft een onrustig programma. Over entertainment boeken schreven we eerder een uitgebreide gids.

Een zakelijk themafeest voor 100 tot 300 personen kost gemiddeld tussen de €15.000 en €55.000. Dat is breder dan een gewoon bedrijfsfeest. De reden: aankleding en concept-entertainment kosten extra. Reken met 20 tot 35% van het budget voor decor en thema-elementen. Bij een meeslepend programma loopt dat op naar 40%.

• Locatie en catering: 40 tot 50% van het budget
• Decor, aankleding en thema-elementen: 20 tot 35%
• Entertainment en gastheer: 15 tot 25%
• Productie, techniek en licht: 10 tot 15%

Plannen doe je vanaf 10 tot 14 weken vooruit. Eerder is beter. Themafeesten vragen concept-ontwikkeling, locatieselectie en het vinden van acts die bij het thema passen. Goede acts boeken drie maanden vooruit hun agenda vol. Over de kosten van een evenementenbureau vind je hier een volledige gids.

Bij Live Impact werken we vanuit één concept. We vertalen dat naar elk contactpunt: uitnodiging, aankomst, decor, menu, entertainment, muziek, afsluiting. Dat is de reden waarom onze themafeesten aanvoelen als één wereld, geen losse verzameling onderdelen. Wij leveren het concept. Met ons productieteam regisseren we de uitvoering.

Drie dingen maken het verschil: een concept dat echt vertelt wat jullie organisatie is, een doorvertaling die in elk detail zit en een productieteam dat de regie op de avond vasthoudt.

Een themafeest is een investering in een avond die je team nog jaren nakijkt op foto. Doe het niet half. Kies een thema dat klopt. Vertaal het volledig. Laat de regie aan een team dat dit vaker heeft gedaan.

Wij maken themafeesten voor bedrijven tussen de 100 en 10.000 medewerkers. Van Heijmans tot Carglass tot SAP. Wij leveren het concept. Met ons productieteam regisseren we de uitvoering. Zo klopt de beleving van eerste handdruk tot laatste dans.

Bel 085 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl voor een kennismaking. Serieus Leuk.