De voordelen van een personeelsfeest op eigen locatie

Mentale ontkoppeling. Een personeelsfeest heeft maar één doel: de werksfeer even achter je laten. Op de eigen werkplek is dat lastiger. Mensen denken aan lopende taken, zien hun bureau staan of praten over werk. Een goed decoratieplan en een sterk programma zijn noodzakelijk om dit te doorbreken.

Praktische beperkingen. De meeste kantoren zijn niet ontworpen als evenementenruimte. Denk aan onvoldoende sanitaire faciliteiten bij grotere groepen of slechte akoestiek. Andere risico's: te weinig stopcontacten voor techniek en beperkte laad- en losruimte voor cateraars. Een professionele beoordeling van de ruimte is stap één.

Vergunningsplicht. Ook op eigen terrein kun je te maken krijgen met vergunnings- of meldingsplicht. Als er muziek is na 23:00 uur, als er alcohol wordt geschonken of als er tijdelijke bouwwerken worden geplaatst. Check dit ruim van tevoren bij de gemeente. Meer over vergunningen voor evenementen →

Veiligheid en verantwoordelijkheid. Op een externe locatie is de locatiebeheerder mede verantwoordelijk voor veiligheid. Op je eigen terrein draag je die verantwoordelijkheid volledig zelf. Denk aan: vluchtwegen, brandveiligheid, EHBO en verantwoord alcoholgebruik.

Niet elke werkplek leent zich even goed. De meest succesvolle 'eigen locatie'-feesten vinden plaats in ruimtes met karakter. Denk aan een productiehall, een showroom, een groot magazijn, een fabriekshal of een bedrijfsrestaurant met voldoende ruimte. Open, hoge ruimtes zijn het eenvoudigst te transformeren.

Kleine, laaggeplafoneerde kantoorruimtes zijn het moeilijkst. Niet onmogelijk, maar je moet extra investeren in sfeer en inrichting om het 'kantoorgevoel' weg te nemen.

Buiten is een bijzondere categorie. Een eigen binnenterrein, daktuin of parkeerplaats kan bij goed weer een prachtige feestlocatie zijn. Houd rekening met weersinvloeden en zorg altijd voor een alternatief: een tent of overdekte ruimte als reserveplan.

Industrieel vastgoed (loodsen, pakhuizen of fabrieksgebouwen) is bij uitstek geschikt. De ruwe uitstraling biedt de perfecte tegenhanger voor een warm, sfeervol ingericht feest. Het contrast maakt de transformatie extra voelbaar.

Transformeer de ruimte volledig. Investeer in decoratie, lichtplan en sfeerverlichting. Verwijder of verhul zoveel mogelijk de dagelijkse werkinrichting. Hoe meer de ruimte verandert, hoe sterker het feestgevoel.

Huur professionele partijen in: een professionele cateeraar, een geluid- en lichtbedrijf en eventueel een locatiebouwer. Deze partijen zijn gewend om 'niet-locaties' om te bouwen tot feestlocaties. Doe dit niet zelf als je geen ervaring hebt.

Regel voldoende sanitaire voorzieningen. Te weinig wc's is een van de meest genoemde klachten na eigen-locatiefeesten. Huur tijdelijke sanitaire units in als je eigen faciliteiten onvoldoende zijn.

Denk aan parkeren en bereikbaarheid. Als het parkeerterrein wordt gebruikt als feestlocatie, zorg dan voor een alternatief. Communiceer dit tijdig aan medewerkers.

Stel een evenementcoördinator aan. Dit is iemand die op de dag van het feest niet meeviert, maar zorgt dat alles loopt. Denk aan de cateraar op de juiste tijd, de band die opstelt en de leveranciers die in- en uitladen. Dit kan iemand uit het team zijn, maar overweeg een professionele evenementmanager.

Een personeelsfeest op eigen locatie is niet altijd de beste keuze. Kies voor een externe locatie als je een klein team hebt en de eigen ruimte te groot of te kaal is. Kies ook voor extern als je team dringend behoefte heeft aan echte ontkoppeling van de werkomgeving. Hetzelfde geldt als de eigen ruimte akoestisch of logistiek te beperkt is, of als je een speciale sfeer wilt creëren die je op eigen terrein nooit kunt evenaren.

De beslissing draait om meer dan budget. Het gaat ook om welk signaal je wilt geven. Een extern feest zegt: 'we nemen je mee naar iets bijzonders.' Een feest op eigen locatie zegt: 'kijk eens hoe bijzonder onze eigen plek kan zijn.' Beide zijn krachtig. Het gaat erom welke boodschap het beste past bij dit moment. 15 originele ideeën voor elk personeelsfeest →

De locatiekosten vervallen, maar dat betekent niet dat een feest op eigen terrein goedkoop is. De grootste kostenposten zijn divers. Reken op catering (per persoon), geluid en licht (techniekhuur en ploeg), decoratie en opbouw, entertainment, sanitaire units (indien nodig) en evenementmanagement.

Als vuistregel geldt: reken op 60 tot 80% van het budget van een vergelijkbaar extern evenement. De besparing op locatiehuur compenseer je deels met extra investering in sfeer en logistiek. Die moet je op eigen terrein zelf creëren. Een externe locatie heeft dit al ingebakken.

Vraag altijd meerdere offertes op voor de losse leveranciers. En calculeer een buffer van 10 tot 15% voor onvoorziene kosten. Zeker als je nooit eerder een feest op die locatie hebt georganiseerd.

We zijn gewend om te werken op locaties die niet zijn ontworpen als evenementenruimte. Van bedrijfshallen tot kantoortuinen, van showrooms tot parkeergarages. We weten hoe je een ruimte volledig transformeert en er een onvergetelijk feest van maakt.

Wil je weten wat er mogelijk is op jouw locatie? Nodig ons uit voor een locatiebezoek. We beoordelen de ruimte, adviseren over inrichting en programma en zorgen dat het feest éékt een feest wordt. Ongeacht waar het plaatsvindt.

Bel 085 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl.

Serieus Leuk.