< Back< Work
Next >
Award-uitreiking op podium met confetti in een grote theaterzaal

Openlucht-bedrijfsfestival: grootschalig vieren in de buitenlucht

Er zijn evenementen die je organiseert. En er zijn evenementen die mensen bijblijven. Een openlucht-bedrijfsfestival behoort tot de tweede categorie. De combinatie van ruimte, frisse lucht en een podium onder de blote hemel werkt, net als de vrijheid van een echt festivalterrein. Dat creëert een beleving die je in geen enkele binnenzaal evenaart.

Bedrijven kiezen voor een openlucht-bedrijfsfestival als de groep te groot is voor een zaal. Of als de gelegenheid groot genoeg is om iets bijzonders te vieren. Soms ook omdat medewerkers een dag verdienen die voelt als vrijheid.

Een openlucht-bedrijfsfestival werkt voor groepen vanaf 150 personen. Voor kleinere groepen verlies je de festivalsfeer die deze opzet nodig heeft.

Locatie: alles begint met het juiste terrein

De locatiekeuze is de belangrijkste beslissing bij een openlucht-bedrijfsfestival. Kijk bij de locatiekeuze naar de grootte van het terrein. Reken op minimaal 1 m² per persoon. Let ook op de ondergrond: gras geeft festivalgevoel maar kan modderig worden. En denk aan bereikbaarheid en omgeving (geluidszones, omwonenden).

Populaire locatietypes zijn: grote landgoederen en kastelen met buitenterrein en evenemententerreinen met vaste infrastructuur. Ook geschikt zijn bedrijfsparken of terreinen waar je de eigen omgeving verandert in een festivalterrein.

Weer, logistiek en noodplan

Het weer is de grootste onzekere factor bij een openluchtfestival. Er zijn drie regels voor weerbestendig plannen in de buitenlucht. Plan tenten of overkappingen voor minimaal 50% van je gasten. Zorg voor een noodplan voor het hoofdprogramma en communiceer de weerplannen vooraf aan gasten.

De beste periode voor openlucht-bedrijfsfestivals in Nederland: mei tot en met september. Mei en juni zijn ideaal (lange dagen, geen risico op hittegolven).

Programma, podia en beleving

Een goed openlucht-bedrijfsfestival heeft een programmering die voelt als een echt festival. Denk aan meerdere zones, een logische opbouw van de dag, een hoogtepunt in de avond en een afsluiting die iedereen bijblijft.

Werk met meerdere zones: een hoofdpodium voor de grote momenten, een eten-en-drinkenzone, een activiteitenzone en een loungeruimte. Bouw de dag op in intensiteit. Begin ontspannen en bouw op naar een plenair moment. Eindig met een feestelijk avondprogramma.

Vergunningen, veiligheid en budget

Een evenement in de buitenlucht vraagt altijd aandacht voor vergunningen en veiligheid. Afhankelijk van de locatie, het geluidsniveau en het aantal deelnemers gelden er regels. Mogelijk heb je een evenementenvergunning, een geluidsvergunning en EHBO-aanwezigheid nodig. Vraag vergunningen altijd minimaal 8 weken van tevoren aan bij de gemeente.

Wat kost een openlucht-bedrijfsfestival? Voor 200 personen start vanaf €25.000. Voor 500 personen €50.000 tot €100.000. Voor meer dan 1.000 personen meer dan €100.000.

Openlucht-bedrijfsfestival laten organiseren door Live Impact

Een openlucht-bedrijfsfestival is het meest complexe evenementtype dat er bestaat. Je hebt te maken met weersomstandigheden, vergunningen en meerdere leveranciers tegelijk. Plus logistiek op een terrein en een programma dat de hele dag draait.

Live Impact organiseert openlucht-bedrijfsfestivals voor bedrijven van 150 tot meer dan 2.000 personen in heel Nederland. We regelen het terrein, de vergunningen, de podia, het entertainment, de catering, de veiligheid en de dagcoördinatie.

Bel 085 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl voor een kennismaking.

Serieus Leuk.

Lees ook

• Eventmarketing: waarom een live evenement je boodschap harder laat landen

• Kick-off programma: zo bouw je een dag op die blijft hangen

• Teambuilding activiteiten: 20 ideeën die echt werken

Veelgestelde vragen

Kan Live Impact een publieksfeest voor ons organiseren?

Ja. Live Impact organiseert publieksevents voor bedrijven, instellingen en gemeenten door heel Nederland. We begeleiden het volledige traject: van conceptontwikkeling en vergunningstraject tot entertainment, veiligheidsplan en uitvoering op de dag zelf. Onze ervaring met grote publieke evenementen werkt door op de dag zelf. Ook bij onverwachte drukte blijven we schaalbaar en kalm.

Meer weten over het organiseren van een publieksfeest? Lees ons complete artikel →

Welke vergunningen heb je nodig voor een publieksfeest?

Bij een publieksfeest met meer dan 250 bezoekers is in de meeste Nederlandse gemeenten een evenementenvergunning verplicht. Vraag deze minstens 8 weken van tevoren aan. Bij grote evenementen is 12 weken nodig. De gemeente beoordeelt: bezoekersaantallen, geluidsniveau en eindtijd, vluchtwegen en veiligheidsplan, verkeer en parkeren, en omgevingscommunicatie. Naast de evenementenvergunning heb je mogelijk een aparte drank- en horecavergunning nodig als je alcohol schenkt. Voor tijdelijke bouwwerken zoals een tent of podium is een omgevingsvergunning nodig.

Meer weten over het organiseren van een publieksfeest? Lees ons complete artikel →

Hoe trek je publiek naar een publieksfeest?

Start minstens 4 weken van tevoren met communicatie. Gebruik lokale social media (Facebook-evenementen, Instagram met geo-targeting), wijkkranten, huis-aan-huisflyers en persberichten voor lokale media. Zorg voor een duidelijke eventpagina met alle praktische informatie: tijdstip, programma, parkeren, gratis of betaald. Houd de aanmelddrempel laag als je registratie gebruikt. Op de dag zelf zorgen zichtbare bewegwijzering, een gastvrije entree en goed zichtbare straatcommunicatie voor een goede eerste indruk. Die eerste indruk stuurt mensen door naar het evenement.

Meer weten over het organiseren van een publieksfeest? Lees ons complete artikel →

Wat is het verschil tussen een publieksfeest en een bedrijfsfestival?

Een bedrijfsfestival is besloten: je organiseert het voor je eigen medewerkers, relaties of genodigden. Een publieksfeest is open voor iedereen: buurtbewoners, klanten, voorbijgangers. Dat verschil heeft grote gevolgen voor je programma, je veiligheidsplan en je vergunningsstrategie. Bij een bedrijfsfestival weet je wie er komt en hoeveel. Bij een publieksfeest niet. Je hebt andere voorzieningen nodig: meer EHBO, beveiliging bij de entree, publiekswerving en communicatie naar de omgeving.

Meer weten over het organiseren van een publieksfeest? Lees ons complete artikel →

Wat kost een publieksfeest organiseren?

De kosten van een publieksfeest hangen af van het aantal bezoekers, de locatie en het programma. Een kleinschalig publieksfeest voor 500 bezoekers op eigen terrein kost al snel €8.000 tot €20.000. Voor een middengroot evenement van 1.000 tot 2.500 bezoekers met entertainment, catering en beveiliging reken je op €25.000 tot €75.000. Grote publieksevents (5.000+ bezoekers) starten bij €100.000. De grootste kostenposten zijn technische productie, entertainment, catering en beveiliging. Sponsoring kan een deel van de kosten dekken.

Meer weten over het organiseren van een publieksfeest? Lees ons complete artikel →

Geïnspireerd
geraakt?

Bedankt!
Oops! Something went wrong while submitting the form.