Wat kost een evenementenbureau?

De kosten van een evenementenbureau bestaan uit twee componenten. De bureaukosten zijn het honorarium voor de organisatie. De productiekosten dekken alles wat de uitvoering kost.

Bureaukosten. Het honorarium van een evenementenbureau bedraagt gemiddeld 15% tot 25% van het totale evenementenbudget. Bij grotere evenementen kan dit percentage lager uitvallen, bij kleinere evenementen hoger. In absolute bedragen: reken op €3.000 tot €15.000 voor een gemiddeld zakelijk evenement.

Productiekosten. Dit zijn de kosten voor locatie, catering, techniek, entertainment, decoratie, transport en alles wat je evenement tot leven brengt. Per persoon liggen de totale kosten gemiddeld tussen €75 en €250, afhankelijk van het ambitieniveau.

Totaalplaatje. Een volledig verzorgd bedrijfsevenement voor 150 personen kost gemiddeld tussen €15.000 en €40.000 totaal. Een groot gala of prijsuitreiking voor 500+ gasten kan oplopen tot €100.000 of meer.

1. Percentage van het budget. Het bureau rekent een vast percentage (meestal 15 tot 25%) over de totale productiekosten. Voordeel: transparant en schaalbaar. Nadeel: bij budgetoverschrijdingen stijgt ook het honorarium.

2. Vaste projectprijs. Een vast bedrag voor het complete project, ongeacht de uiteindelijke productiekosten. Voordeel: je weet vooraf exact wat het bureau kost. Nadeel: bij uitbreiding van de omvang komen er meerkosten.

3. Uurtarief. Het bureau rekent een uurtarief, meestal tussen €75 en €150 per uur. Voordeel: je betaalt alleen voor gemaakte uren. Nadeel: lastig om het totaal vooraf in te schatten. Een congres vergt al snel 200 tot 300 uur, een personeelsfeest 120 tot 150 uur.

Bij Live Impact werken we het liefst met een vaste projectprijs. Zo weet je precies waar je aan toe bent, zonder verrassingen achteraf.

Een evenementenbureau neemt werk uit handen dat je intern niet efficiënt kunt uitvoeren. Dit is wat je inkoopt:

Conceptontwikkeling. Wij bedenken een creatief concept dat past bij jouw organisatie en doelgroep, zodat jouw evenement niet klinkt als dat van iemand anders.

Projectmanagement en productie. Wij coördineren leveranciers en bewaken de planning, het budget en de aansturing van de productie.

Locatieselectie. Wij vinden en selecteren de ideale evenementenlocatie en onderhandelen over de beste tarieven.

Creatieve uitwerking. Wij verzorgen alles van uitnodigingen tot decoratie, van video-inhoud tot presentaties.

Wat je niet inkoopt bij een bureau: de daadwerkelijke locatiekosten, catering, sprekers en entertainment. Die worden doorbelast, maar een goed bureau handelt scherp in.

Wees helder over je budget. Deel je budget open met het bureau. Een goed bureau adviseert je eerlijk over wat er mogelijk is en waar je beter kunt besparen én investeren.

Kies slim je datum. Evenementen in het laagseizoen (januari tot maart, juli tot augustus) zijn vaak goedkoper.

Overweeg je eigen locatie. Een evenement op eigen locatie bespaart locatiehuur én biedt fiscale voordelen via de WKR.

Vraag een totaalofferte. Voorkom verborgen kosten door altijd een totaalofferte te vragen, inclusief BTW, servicekosten, transport en opbouw/afbouwuren.

Investeer in beleving, bespaar op overbodigheden. Een duur bloemstuk onthouden gasten niet. Een bijzonder entertainment-moment wél.

Een evenement organiseren kost honderden uren. Uren die je medewerkers niet aan hun eigenlijke werk besteden. Daarnaast mist een interne organisator vaak de ervaring, het netwerk en de onderhandelingspositie die een bureau wél heeft. Het resultaat: je betaalt vaak meer voor een minder goed evenement.

Een professioneel evenementenbureau bespaart je tijd, voorkomt fouten en levert een evenement dat écht indruk maakt. Bij Live Impact garanderen we dat je investering zich terugbetaalt. Het evenement bereikt je doelen en verrast je gasten.

Elk evenement is uniek, en dat geldt ook voor de kosten. Bij Live Impact maken we graag een vrijblijvende indicatie op basis van jouw wensen en doelstellingen. Geen verrassingen, alleen een eerlijk gesprek over wat er mogelijk is.

Bel 085 401 40 14, mail hello@live-impact.nl of stuur een briefing via de briefingtool.

Serieus Leuk.