Van bureaukosten tot productiekosten: een eerlijk overzicht van wat een evenementenbureau kost en wat je ervoor terugkrijgt.
In dit artikel
Delen
Het is de eerste vraag die elke opdrachtgever stelt, en er komt zelden een eenduidig antwoord op. Dat is ook logisch, want de kosten hangen af van tientallen factoren. Het type evenement, het aantal gasten, de complexiteit van het programma, de locatie: alles speelt mee.
Toch willen we zo transparant mogelijk zijn, want je hebt een indicatie nodig voordat je een bureau benadert. Bij een personeelsfeest voor 100 mensen of een congres met 1.000 deelnemers wil je weten waar je aan toe bent.
Hieronder vind je een eerlijk overzicht van de kosten en de verschillende kostenmodellen. Plus tips om het maximale uit je budget te halen.
De kosten van een evenementenbureau vallen uiteen in twee delen. De bureaukosten zijn het honorarium voor het bedenken en organiseren. De productiekosten zijn alles wat de uitvoering vraagt. Alle bedragen hieronder zijn exclusief btw.
Bureaukosten. Het honorarium van een evenementenbureau bedraagt gemiddeld 15% tot 25% van het totale evenementenbudget. Bij grotere evenementen valt dat percentage lager uit, bij kleinere hoger. Bij een evenement van €30.000 tot €75.000 komt dat neer op ongeveer €5.000 tot €19.000.
Productiekosten. Dit zijn de kosten voor locatie, catering, techniek, entertainment, decoratie, transport en alles wat je evenement tot leven brengt. Reken op ongeveer €200 tot €500 per persoon. Hoe kleiner de groep, hoe hoger dat bedrag per hoofd uitvalt. Vaste kosten als techniek, productie en locatiehuur verdeel je dan over minder gasten.
Totaalplaatje. Een volledig verzorgd bedrijfsevenement voor 150 personen komt daarmee al snel op €30.000 tot €75.000. Een groot gala of prijsuitreiking voor vijfhonderd gasten of meer loopt richting €100.000 en hoger.
1. Percentage van het budget. Het bureau rekent een vast percentage over de totale productiekosten, meestal 15 tot 25%. Voordeel: transparant en schaalbaar. Nadeel: bij budgetoverschrijdingen stijgt ook het honorarium.
2. Vaste projectprijs. Een vast bedrag voor het complete project, ongeacht de uiteindelijke productiekosten. Voordeel: je weet vooraf exact wat het bureau kost. Nadeel: groeit het evenement onderweg, dan komen er meerkosten bij.
3. Uurtarief. Het bureau rekent per uur, meestal tussen €75 en €150. Voordeel: je betaalt alleen voor gemaakte uren. Nadeel: lastig om het totaal vooraf in te schatten. Een congres vergt al snel 200 tot 300 uur, een personeelsfeest 120 tot 150 uur.
Bij Live Impact werken we het liefst met een vaste projectprijs. Zo weet je precies waar je aan toe bent, zonder verrassingen achteraf.
Een evenementenbureau neemt werk uit handen dat je intern niet efficiënt kunt uitvoeren. Dit is wat je inkoopt:
Conceptontwikkeling. Wij bedenken een creatief concept dat past bij jouw organisatie en doelgroep. Zo lijkt jouw evenement niet op dat van een ander.
Projectmanagement en productie. Wij coördineren de leveranciers, bewaken de planning en het budget en sturen de productie aan.
Locatieselectie. Wij zoeken de locatie die bij je evenement past en onderhandelen over de tarieven.
Creatieve uitwerking. Wij verzorgen alles van uitnodigingen tot decoratie, van video tot presentaties.
Wat niet in het bureauhonorarium zit: de locatie zelf, de catering, de sprekers en het entertainment. Die kosten belasten we door. Een goed bureau koopt ze wel scherp voor je in.
Wees helder over je budget. Deel je budget open met het bureau. Een goed bureau adviseert je eerlijk over wat er mogelijk is en waar je beter kunt besparen én investeren.
Kies slim je datum. Evenementen in het laagseizoen (januari tot maart, juli tot augustus) zijn vaak goedkoper.
Overweeg je eigen locatie. Een evenement op je eigen locatie scheelt locatiehuur. Fiscaal kan het via de werkkostenregeling gunstiger uitpakken, maar leg dat wel even langs je eigen adviseur.
Vraag een totaalofferte. Voorkom verborgen kosten door altijd een totaalofferte te vragen, inclusief btw, servicekosten, transport en op- en afbouwuren.
Investeer in beleving, bespaar op wat niemand mist. Een duur bloemstuk onthouden gasten niet. Een act waar ze weken over napraten wél.
Een evenement organiseren kost honderden uren. Uren die je medewerkers niet aan hun eigenlijke werk besteden. Daarnaast mist een interne organisator vaak de ervaring, het netwerk en de onderhandelingspositie die een bureau wél heeft. Het resultaat: je betaalt vaak meer voor een minder goed evenement.
Een professioneel evenementenbureau bespaart je tijd, voorkomt fouten en levert een evenement dat écht indruk maakt. Bij Live Impact garanderen we dat je investering zich terugbetaalt. Het evenement bereikt je doelen en verrast je gasten.
Elk evenement is uniek, en dat geldt ook voor de kosten. Bij Live Impact maken we graag een vrijblijvende indicatie op basis van jouw wensen en doelstellingen. Geen verrassingen, alleen een eerlijk gesprek over wat er mogelijk is.
Bel +31 85 401 40 14, mail hello@live-impact.nl of stuur een briefing via de briefingtool.
Serieus Leuk.
Liever praten dan lezen? Vertel ons wat je van plan bent. We denken graag mee over wat bij je organisatie past, groot of klein.
