Waarom interne communicatie meer is dan een nieuwsbrief

Interne communicatie-evenementen bestaan in allerlei vormen. De kunst is het juiste format kiezen voor jouw boodschap, je doelgroep en je organisatiecultuur.

Kick-off. De kick-off is het klassieke startschot van een nieuw jaar, kwartaal of project. Werkt het best als het meer is dan een terugblik en vooruitblik. Voeg interactie toe. Laat teams zelf presenteren. Maak er een moment van waar mensen energie van krijgen, niet waar ze met hun laptop op schoot zitten.

Medewerkersdag. Dit is een jaarlijks moment waarop de hele organisatie samenkomt en hét format voor verbinding over afdelingen heen. Combineer inhoud met ontmoeting. Zorg voor een programma overdag en een informeel deel 's avonds. Dat is waar de echte gesprekken plaatsvinden.

Town hall / Café-sessie. Dit format is kleiner en intiemer en organiseer je vaker per jaar. De directie in gesprek met medewerkers zonder script. Werkt goed in organisaties die transparantie hoog in het vaandel hebben. De drempel moet laag zijn: geen podium of microfoon, wel koffie en eerlijke antwoorden.

Roadshow. Dit format is geschikt voor organisaties met meerdere vestigingen. Dezelfde boodschap, lokaal gebracht. Het signaal dat de directie naar de mensen toekomt in plaats van andersom is minstens zo belangrijk als de inhoud.

Niet elke boodschap hoort op een podium. En niet elk publiek wil in een zaal zitten. De eerste vraag bij een intern communicatie-evenement is niet 'wat gaan we vertellen?' maar 'wat moet het publiek er mee doen?'

Als je wilt dat mensen een nieuwe strategie begrijpen, is een plenaire sessie met breakouts effectief. Als je wilt dat teams beter samenwerken, is een gezamenlijke ervaring krachtiger dan een presentatie. Als je wilt dat medewerkers zich gewaardeerd voelen, is een avond met entertainment en persoonlijke aandacht meer waard dan een speech over waardering.

Wij helpen organisaties om scherp te krijgen wat ze willen bereiken. Niet in vage termen als 'verbinding' of 'afstemming', maar concreet: welk gedrag wil je zien na afloop? Welke vraag moet beantwoord zijn? Daarbovenop staat het gevoel dat mensen mee naar huis nemen. Vanuit die antwoorden bouwen wij het format.

De locatie van een intern evenement zegt iets over de waarde die je eraan hecht. Op kantoor is prima voor een maandelijkse update. Maar als je wilt dat mensen het onthouden, haal ze dan uit hun vertrouwde omgeving.

Een externe locatie schept een andere sfeer. Mensen gedragen zich anders als ze niet naast hun eigen bureau zitten. Ze zijn nieuwsgieriger en meer aanwezig. Dat is precies wat je nodig hebt als je iets belangrijks te vertellen hebt.

Kies een locatie die past bij je organisatie. Een techbedrijf in een industrieel pand. Een zorginstelling in een warme, menselijke ruimte. De locatie is geen decor, het is onderdeel van je verhaal. Wij kennen honderden locaties door heel Nederland en helpen je de juiste te vinden.

De kosten van een intern evenement hangen af van de schaal, het format en de ambitie. Een café-sessie voor 40 mensen op kantoor kost weinig meer dan koffie en cake. Een medewerkersdag voor 800 mensen met programma, catering en entertainment is een andere investering.

Als richtlijn: reken op €50 tot €200 per persoon voor een goed georganiseerd intern evenement. Daarin zitten locatie, catering, techniek en programma. Entertainment, speciale productie of een externe spreker komen daar bovenop.

Belangrijker dan het budget is de doorlooptijd. Begin minimaal acht weken van tevoren met de voorbereiding. Bij grotere evenementen is twaalf weken realistischer. Dat geeft je de ruimte om het concept scherp te krijgen en de boodschap af te stemmen met stakeholders, zonder haastwerk.

Ons advies: knip niet op het programma. Een evenement zonder inhoud is een dure borrel. Een evenement met een goed verhaal en een doordacht format is een investering die zichzelf terugbetaalt in betrokkenheid en helderheid.

Wij snappen dat interne evenementen spannend zijn. Je staat voor je eigen mensen. De verwachtingen zijn hoog. En als het niet goed gaat, hoor je dat maandag bij de koffieautomaat.

Daarom nemen wij de regie. Niet over je boodschap, die is van jou. Wel over hoe die boodschap wordt gebracht. Wij schrijven het script en ontwerpen het programma. Wij regisseren de dag. Wij zorgen dat de techniek werkt, dat de timing klopt en dat er ruimte is voor het onverwachte.

Live Impact werkt al sinds 1998 voor organisaties die hun interne communicatie serieus nemen. Van kick-offs voor 50 mensen tot medewerkersdagen voor duizenden. Wij zijn IDEA-gecertificeerd en werken met een vast team van professionals die weten wat er komt kijken bij een evenement dat intern impact maakt.

Een goed intern evenement begint met één vraag: wat wil je dat mensen morgen anders doen of voelen? Bel ons met dat antwoord, of bel ons als je het antwoord nog niet hebt. Wij helpen je het scherp te krijgen.

Bel 085 401 40 14, mail naar hello@live-impact.nl of vul onze online briefing in. Binnen 24 uur hoor je van ons.

Live Impact. Serieus Leuk.