Protocol is geen bureaucratische hindernis. Het is een systeem van afspraken dat ervoor zorgt dat alles soepel verloopt, dat niemand in een ongemakkelijke positie terechtkomt en dat de gast zich welkom en gerespecteerd voelt. Voor hoogwaardigheidsbekleders gelden specifieke protocollaire verwachtingen — en die verschillen per functie.

Een minister wordt ontvangen door de hoogste vertegenwoordiger van je organisatie: de voorzitter van de raad van bestuur of de CEO. Een lid van het koninklijk huis wordt altijd begroet door de gastheer of -vrouw persoonlijk, niet door een medewerker. Een ambassadeur heeft vaak een begeleider van het protocol van Buitenlandse Zaken mee.

Wat zijn de praktische protocollaire aandachtspunten? Ten eerste: titels en aanspreekvormen. "Excellentie" voor ministers en ambassadeurs, "Koninklijke Hoogheid" voor leden van het koninklijk huis. Train je hostteam hier expliciet op. Ten tweede: de ontvangstlijn. Wie schudt als eerste een hand? In welke volgorde worden mensen aan elkaar voorgesteld? Dit is gestandaardiseerd. Ten derde: de tafelschikking. Als er een diner is, bepaalt protocol wie naast de VIP-gast zit. Dat is geen kwestie van voorkeur, maar van rang en functie.

Neem tijdig contact op met de communicatieafdeling of het protocol-bureau van de gast. Zij sturen je een bezoekprogramma en geven aan welke eisen en wensen er zijn. Dat document is je leidraad voor de rest van de voorbereiding.

Zodra een hoogwaardigheidsbekleder bevestigt aanwezig te zijn, neemt de beveiliging een centrale rol in je planning. En die beveiliging regel je niet zelf. Je coördineert met professionals.

Voor bewindspersonen en andere beveiligde personen werkt de Dienst Koninklijke en Diplomatieke Beveiliging (DKDB) of de Rijksrecherche. Voor leden van het koninklijk huis is de Dienst Koninklijke Beveiliging (DKB) betrokken. Zij nemen ruim van tevoren contact op — soms al weken voor het evenement — voor een verkenning van de locatie. Zij beoordelen de in- en uitritten, de nooduitgangen, de parkeermogelijkheden voor begeleidingsvoertuigen en de zogenoemde "safe rooms": ruimtes die afgezonderd en beveiligd kunnen worden als dat nodig is.

Jouw rol als organisator is om deze verkenning te faciliteren. Dat betekent: de locatie beschikbaar stellen voor een voorverkenning, bouwtekeningen aanleveren als gevraagd, en duidelijkheid geven over welke andere gasten aanwezig zijn en hoe zij accreditatie krijgen. Communicatie gaat via één vast aanspreekpunt van jouw kant — meestal de eventmanager of producer. Meerdere contactpersonen leiden tot verwarring.

Houd er rekening mee dat beveiligingseisen gevolgen hebben voor je standaard guestflow. Er kunnen detectiepoortjes worden geplaatst. Bepaalde ruimtes worden afgesloten voor reguliere gasten. En er zijn altijd beveiligers zichtbaar aanwezig. Communiceer dit vooraf aan je gasten zodat zij niet verrast zijn.

Een hoogwaardigheidsbekleder heeft een strak schema. Aankomst- en vertrektijden zijn nauwkeurig vastgelegd en wijken zelden af. Dat heeft directe gevolgen voor hoe je je programma opbouwt.

Allereerst: flexibiliteit inbouwen. Houd rekening met een vertraging van 15 tot 30 minuten bij aankomst. Dit heeft niets met onbeleefdheid te maken — het is een gevolg van het volle agenda van de gast. Plan de ontvangst nooit direct op het begin van een plenair programma. Geef altijd een buffer.

Hoe positioneer je de VIP-gast in het programma? Een openingsspeech door een minister geeft je evenement gewicht en officialiteit. Een afsluitend woord door een staatssecretaris verhoogt de eindimpact. Kies bewust. Bespreek dit met de communicatieafdeling van de gast — zij hebben ook een voorkeur.

Inhoud is eveneens een aandachtspunt. Stuur de gast ruim van tevoren een programmabeschrijving en kort briefingdocument. Beschrijf wie de andere sprekers zijn, wat het thema is en wat je verwacht van zijn of haar bijdrage. Schrijf eventueel een concept-spreektekst. Dat scheelt de gast tijd en zorgt voor een scherp, relevant verhaal.

Lees ook: Congres organiseren: van thema tot podium →

De logistiek rondom een hoogwaardigheidsbekleder is gedetailleerd. Eén zwakke schakel — een onduidelijke rijroute, een chauffeur die de verkeerde ingang neemt, een ontvanger die er niet op tijd is — en de hele ontvangst klopt niet meer.

Aankomst: zorg voor een aparte, afgesloten aankomstroute voor het voertuig van de gast. Openbare parkeerplaatsen vóór de ingang zijn geen optie. Er moeten meerdere reserveparkeerplaatsen zijn voor begeleidingsvoertuigen. De toegangsweg moet breed genoeg zijn voor een colonne.

Ontvangst: de gastheer of -vrouw staat buiten bij de auto zodra de gast arriveert. Niet anderhalve minuut later, niet in de foyer. Buiten, bij het voertuig. Oefen dit met je team vooraf.

Routing binnenin: verken de looproute van aankomst tot ontvangstruimte. Zijn er obstakels? Trappen zonder lift? Deuren die moeilijk opengaan? Zorg voor een soepele route en laat een gids vooroplopen.

Verblijfstijden: een VIP-gast verblijft gemiddeld 60 tot 90 minuten op een evenement. Plan je programma zo dat de essentie van jouw boodschap in dat tijdsbestek wordt overgebracht. Vertrek: houd de route vrij, zorg dat het voertuig klaar staat en neem hartelijk afscheid. Een goed vertrekmoment laat een blijvende indruk achter.

Het coördineren van hoogwaardigheidsbekleders vraagt om ervaring die de meeste interne eventteams niet hebben. Niet omdat ze niet capabel zijn, maar omdat protocol, beveiligingscoördinatie en VIP-logistiek disciplines op zichzelf zijn.

Wij werken al jarenlang aan evenementen waarbij hoogwaardigheidsbekleders aanwezig zijn: jubilea van rijksdiensten, congressen waar ministers de toon zetten, gala-avonden met koninklijke gasten. Wij weten hoe je met de DKDB communiceert. Wij weten hoe een protocol-briefing eruit ziet. En wij weten hoe je een evenement zo bouwt dat het voor alle aanwezigen klopt.

Maar boven alles: wij zorgen ervoor dat het evenement voor alle gasten mooi is. Niet alleen voor de hoogwaardigheidsbekleder. De magie zit hem erin dat de VIP-aanwezigheid het evenement versterkt voor iedereen die erbij is. Dat gaat vanzelf als de organisatie klopt.

Overweeg je een hoogwaardigheidsbekleder uit te nodigen voor je evenement? Of heb je al een bevestiging en weet je niet waar te beginnen? Wij helpen je verder.

Een hoogwaardigheidsbekleder op je evenement is een kans. Op prestige, op media-aandacht, op een moment dat blijft hangen. Maar die kans verzilver je alleen als de voorbereiding klopt.

Protocol, beveiliging, logistiek, programma — het zijn stuk voor stuk vakgebieden die aandacht vragen. En als je ze goed regelt, merkt niemand hoe veel werk erin zat. De VIP-gast spreekt, de gasten zijn onder de indruk en het evenement heeft zijn doel bereikt.

Wij van Live Impact denken graag met je mee. Van de eerste uitnodiging tot het vertrekmoment. Neem contact op via info@live-impact.nl of bel ons op 020 - 123 45 67. Wij zijn er voor de evenementen die ertoe doen.

Serieus Leuk.