Wanneer een VIP-gast alles verandert

Protocol is geen bureaucratische hindernis. Het is een systeem van afspraken dat ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Niemand komt in een ongemakkelijke positie terecht. En de gast voelt zich welkom en gerespecteerd. Voor hoogwaardigheidsbekleders gelden specifieke protocollaire verwachtingen, en die verschillen per functie.

De hoogste vertegenwoordiger van je organisatie (de voorzitter van de raad van bestuur of de CEO) ontvangt een minister. Een lid van het koninklijk huis wordt altijd begroet door de gastheer of -vrouw persoonlijk, niet door een medewerker. Een ambassadeur heeft vaak een begeleider van het protocol van Buitenlandse Zaken mee.

Wat zijn de praktische protocollaire aandachtspunten? Het eerste punt betreft titels en aanspreekvormen: "Excellentie" voor ministers en ambassadeurs, "Koninklijke Hoogheid" voor leden van het koninklijk huis. Train je gastvrouwen en gastheren hier expliciet op. Het tweede punt is de ontvangstlijn: wie als eerste een hand schudt en in welke volgorde mensen aan elkaar worden voorgesteld, is gestandaardiseerd. Het derde punt is de tafelschikking. Als er een diner is, bepaalt protocol wie naast de VIP-gast zit. Dat is geen kwestie van voorkeur, maar van rang en functie.

Neem tijdig contact op met de communicatieafdeling of het protocolbureau van de gast. Zij sturen je een bezoekprogramma en geven aan welke eisen en wensen er zijn. Dat document is je leidraad voor de rest van de voorbereiding.

Zodra een hoogwaardigheidsbekleder bevestigt aanwezig te zijn, neemt de beveiliging een centrale rol in je planning. En die beveiliging regel je niet zelf. Je coördineert met professionals.

Voor bewindspersonen en andere beveiligde personen werkt de Dienst Koninklijke en Diplomatieke Beveiliging (DKDB) of de Rijksrecherche. Voor leden van het koninklijk huis is de Dienst Koninklijke Beveiliging (DKB) betrokken. Zij nemen ruim van tevoren contact op, soms al weken voor het evenement, voor een verkenning van de locatie. Zij beoordelen de in- en uitritten, de nooduitgangen, de parkeermogelijkheden voor begeleidingsvoertuigen en de zogenoemde "veilige ruimtes". Dat zijn ruimtes die afgezonderd en beveiligd kunnen worden als dat nodig is.

Jouw rol als organisator is om deze verkenning te faciliteren. Dat betekent: de locatie beschikbaar stellen voor een voorverkenning en bouwtekeningen aanleveren als gevraagd. Daarnaast geef je duidelijkheid over welke andere gasten aanwezig zijn en hoe zij accreditatie krijgen. Communicatie gaat via één vast aanspreekpunt van jouw kant, meestal de evenementmanager of producent. Meerdere contactpersonen leiden tot verwarring.

Houd er rekening mee dat beveiligingseisen gevolgen hebben voor je standaard gastenroute. Er kunnen detectiepoortjes worden geplaatst. Bepaalde ruimtes worden afgesloten voor reguliere gasten. En er zijn altijd beveiligers zichtbaar aanwezig. Communiceer dit vooraf aan je gasten zodat zij niet verrast zijn.

Een hoogwaardigheidsbekleder heeft een strak schema. Aankomst- en vertrektijden zijn nauwkeurig vastgelegd en wijken zelden af. Dat heeft directe gevolgen voor hoe je je programma opbouwt.

Allereerst: flexibiliteit inbouwen. Houd rekening met een vertraging van 15 tot 30 minuten bij aankomst. Dit heeft niets met onbeleefdheid te maken: het is een gevolg van de volle agenda van de gast. Plan de ontvangst nooit direct op het begin van een plenair programma. Geef altijd een buffer.

Hoe positioneer je de VIP-gast in het programma? Een openingstoespraak door een minister geeft je evenement gewicht en officialiteit. Een afsluitend woord door een staatssecretaris verhoogt de eindimpact. Kies bewust. Bespreek dit met de communicatieafdeling van de gast: zij hebben ook een voorkeur.

Inhoud is eveneens een aandachtspunt. Stuur de gast ruim van tevoren een programmabeschrijving en kort briefingdocument. Beschrijf wie de andere sprekers zijn, wat het thema is en wat je verwacht van zijn of haar bijdrage. Schrijf eventueel een conceptspreektekst. Dat scheelt de gast tijd en zorgt voor een scherp, relevant verhaal.

Lees ook: Congres organiseren: van thema tot podium →

De logistiek rondom een hoogwaardigheidsbekleder is gedetailleerd. Één zwakke schakel kan de hele ontvangst doen kantelen. Bijvoorbeeld een onduidelijke rijroute. Een chauffeur die de verkeerde ingang neemt. Of een ontvanger die er niet op tijd is.

Aankomst: zorg voor een aparte, afgesloten aankomstroute voor het voertuig van de gast. Openbare parkeerplaatsen vóór de ingang zijn geen optie. Er moeten meerdere reserveparkeerplaatsen zijn voor begeleidingsvoertuigen. De toegangsweg moet breed genoeg zijn voor een colonne.

Ontvangst: de gastheer of -vrouw staat buiten bij de auto zodra de gast arriveert. Niet anderhalve minuut later, niet in de foyer. Buiten, bij het voertuig. Oefen dit met je team vooraf.

Looproute binnen: verken de route van aankomst tot ontvangstruimte. Let op obstakels, trappen zonder lift en deuren die moeilijk opengaan. Zorg voor een soepele route en laat een gids vooroplopen.

Verblijfstijden: een VIP-gast verblijft gemiddeld 60 tot 90 minuten op een evenement. Plan je programma zo dat de essentie van jouw boodschap in dat tijdsbestek wordt overgebracht. Vertrek: houd de route vrij, zorg dat het voertuig klaarstaat en neem hartelijk afscheid. Een goed vertrekmoment laat een blijvende indruk achter.

Het coördineren van hoogwaardigheidsbekleders vraagt om ervaring die de meeste interne evenemententeams niet hebben. Niet omdat ze niet capabel zijn, maar omdat protocol, beveiligingscoördinatie en VIP-logistiek disciplines op zichzelf zijn.

Wij werken al jarenlang aan evenementen waarbij hoogwaardigheidsbekleders aanwezig zijn. Denk aan jubilea van rijksdiensten, congressen waar ministers de toon zetten en gala-avonden met koninklijke gasten. Wij weten hoe je met de DKDB communiceert en hoe een protocolbriefing eruit ziet. Bovendien weten we hoe je een evenement bouwt dat voor alle aanwezigen klopt.

Maar boven alles: wij zorgen ervoor dat het evenement voor alle gasten mooi is. Niet alleen voor de hoogwaardigheidsbekleder. De magie zit hem erin dat de VIP-aanwezigheid het evenement versterkt voor iedereen die erbij is. Dat gaat vanzelf als de organisatie klopt.

Misschien overweeg je een hoogwaardigheidsbekleder uit te nodigen voor je evenement. Of je hebt al een bevestiging en weet je niet waar te beginnen. Wij helpen je verder.

Een hoogwaardigheidsbekleder op je evenement is een kans. Op prestige, op media-aandacht, op een moment dat blijft hangen. Maar die kans verzilver je alleen als de voorbereiding klopt.

Protocol, beveiliging, logistiek, programma: het zijn stuk voor stuk vakgebieden die aandacht vragen. En als je ze goed regelt, merkt niemand hoeveel werk erin zat. De VIP-gast spreekt, de gasten zijn onder de indruk en het evenement heeft zijn doel bereikt.

Wij van Live Impact denken graag met je mee. Van de eerste uitnodiging tot het vertrekmoment. Neem contact op via hello@live-impact.nl of bel ons op 085 401 40 14. Wij zijn er voor de evenementen die ertoe doen.

Serieus Leuk.