Evenementenbureau inhuren: wanneer het loont

Het begint bij een vraag die zelden op tafel ligt: wat moet er veranderen? Een goed bureau vraagt daar drie keer op door voordat iemand iets bedenkt. Daarna komt het concept. Dat is het idee waar de rest aan hangt. Het programma, de locatie, de uitnodiging, de act om half elf.

Vervolgens gaat het regelwerk erachteraan. Locatie scouten en vastleggen. Programma en entertainment samenstellen. Techniek, catering, uitnodigingen, budget en leveranciers. Op de dag zelf de regie, zodat jij bij je gasten staat en niet bij de geluidsman.

Wat je koopt is niet de organisatie. Dat kun je zelf ook. Wat je koopt is één telefoonnummer voor alles wat er die dag misgaat. Want er gaat altijd iets mis.

Op de eerste vraag die ze stellen. Gaat die over jouw datum en jouw aantallen, dan koop je een uitvoerder. Gaat die over wat er in jullie bedrijf speelt, dan koop je een idee.

Let verder op ervaring met jouw type evenement, op wat de kosten precies dekken en op de klik. Je zit maanden met deze mensen aan tafel.

Een bureau dat binnen tien minuten een pakket op tafel legt, heeft dat pakket al voor iemand anders gemaakt. Vraag altijd eerst een kennismaking aan. Die hoort niets te kosten.

Bij Live Impact beginnen we met een gesprek zonder offerte. We willen weten wie jullie zijn en wat er speelt. En wat het evenement moet veranderen. Pas daarna bedenken we iets.

Twee dingen: de kosten van alles wat je inkoopt, en de vergoeding van het bureau.

Die vergoeding is bij ons altijd 10 tot 15% van het totale budget, meestal rond de 11,5%. Geen uurtjes achteraf en geen opslag op leveranciersfacturen. Ook geen korting die ergens anders terugkomt.

Wat dat in geld betekent, hangt aan je budget. Tot honderd gasten praat je over een totaalbudget van 15.000 tot 60.000 euro. Bij honderd tot driehonderd gasten over 50.000 tot 150.000 euro. Bij driehonderd tot duizend gasten over 75.000 tot 400.000 euro. Daarboven blijft het percentage hetzelfde en rekent het bedrag zichzelf uit.

Één eerlijke waarschuwing. Onder de 25.000 euro totaalbudget is een bureau zelden de moeite. Dan gaat een te groot deel op aan begeleiding en te weinig aan het feest zelf. Dat zeggen we liever nu dan in gesprek zes.

Er circuleren getallen over hoeveel uur het zelf organiseren kost. Tweehonderd uur, vierhonderd uur. Niemand weet waar die getallen vandaan komen.

Wat wel klopt: het is nooit één taak. Het zijn honderd kleine beslissingen tussen je gewone werk door. Plus twee weken waarin je vrijwel niets anders doet. En bij de eerste tegenvaller sta je er alleen voor. Een act die afzegt, een zaal die toch geen stroom heeft.

De verdeling die het beste werkt: jij bepaalt het wat. Doel, doelgroep, budget, grenzen. Het bureau bepaalt het hoe. Jij houdt de regie over de inhoud en raakt de rest kwijt.

In zes stappen, altijd dezelfde.

Eerst de briefing. Jullie vertellen wat er speelt, wij stellen de vervelende vragen. Dan het concept, met een voorstel en een begroting waar je ja of nee op zegt.

Na akkoord volgt de uitwerking: locatie, leveranciers, programma, communicatie. In de laatste weken de productie, waarin alles in het draaiboek belandt en wij de techniek testen. Op de dag zelf de uitvoering, waarbij wij coördineren en jullie je gasten ontvangen.

En daarna de evaluatie. Wat werkte en wat niet. En wat we de volgende keer meenemen. Dat gesprek slaan de meeste bureaus over.

Je krijgt bij ons een vast team: een conceptdenker, een projectmanager en een producer. Dezelfde gezichten van het eerste gesprek tot de laatste kar die de zaal uit gaat.

Vul je briefing in op live-impact.nl/briefing-evenement.

Bel ons op +31 85 401 40 14 of stuur een mail naar hello@live-impact.nl.

Dan zorgen wij dat het die maandag nog ergens over gaat.

Serieus Leuk.