Wat is een evenement communicatieplan en waarom heb je het nodig?

Begin met de vraag: waarom organiseer je dit evenement? De communicatiedoelstelling volgt altijd uit de eventdoelstelling. Wil je nieuwe klanten werven of medewerkers motiveren? Dat bepaalt de toon, het kanaal en de timing van je communicatie.

Breng daarna je doelgroep in kaart. Maak onderscheid tussen drie groepen. Primaire deelnemers zijn de mensen die je wilt dat er komen. Secundaire doelgroepen zijn pers, sociale media-volgers en stakeholders die indirect meebeleven. Interne stakeholders zijn directie, medewerkers en leveranciers. Elk segment verdient een eigen boodschap en aanpak.

Stel per doelgroep vast wat ze al weten en wat ze moeten doen, of dat nu aanmelden of delen is. Dit is de basis van je kernboodschappen.

Kernboodschappen zijn de drie tot vijf zinnen die de essentie van je evenement samenvatten. Ze beantwoorden de vraag: waarom moet ik hier bij zijn? Goede kernboodschappen zijn concreet en consistent. En altijd relevant voor de ontvanger. Ze klinken door in alle uitingen, van uitnodigingsmail tot sprekerspresentatie.

Vermijd generieke taal als 'een inspirerende dag vol inzichten en netwerkmogelijkheden'. Wees specifiek: 'Je leert hoe drie toonaangevende CEO's hun organisatie winstgevend hebben getransformeerd, en wat jij morgen anders kunt doen.' Die specificiteit bepaalt of een uitnodiging wordt geopend of in de prullenbak belandt.

Vertaal je kernboodschappen naar een tagline of evenementtitel die blijft hangen. Dat maakt al je communicatie herkenbaar en coherent.

Welke kanalen je inzet, hangt af van je doelgroep en het type evenement. Voor interne evenementen zijn intranet, e-mail en teams-berichten de standaard. Externe evenementen met relaties of klanten vragen om LinkedIn, een eventpagina en gerichte e-mailcampagnes. Bij grote publieke evenementen of lanceringen spelen ook pers, betaalde advertenties en influencers een rol.

Denk ook aan de formats per fase. Een teaser werkt in de aankondigingsfase: kort en nieuwsgierig makend. In de activatiefase wil je meer detail: programma, sprekers en praktische info. In de reminder-fase houd je het kort en urgent. Na het evenement verschuif je naar contentmarketing met een terugblikfilm, citaten van sprekers en een fotoreportage.

Maak een kanaalkeuze die je kunt volhouden. Beter drie kanalen goed bespelen dan zes kanalen halfslachtig.

Een communicatietijdlijn is het operationele hart van je communicatieplan. Het is een overzicht van alle communicatiemomenten. Wat communiceer je, via welk kanaal en op welke datum, door wie en met welk doel?

Werk terug vanuit de eventdatum. Plan minimaal vijf contactmomenten. Begin met een aankondiging 6 tot 8 weken vooraf. Stuur 2 weken vooraf een herinneringsmail met praktische info. Verstuur 3 dagen vooraf een laatste reminder. In de ochtend van de eventdag volgt een korte update. Sluit 1 tot 3 dagen later af met een follow-upmail met samenvatting of terugblikfilm.

Voeg tussentijdse contentmomenten toe. Denk aan een sprekersintroductie, een blik achter de schermen of een teaser over het programma. Dat houdt de aandacht vast en verhoogt de buzz in de aanloop naar het evenement.

Zonder meting weet je niet wat werkte en wat niet. Stel vooraf KPI's vast die aansluiten bij je communicatiedoelstelling. Denk aan openpercentages van e-mails, aanmeldingen per kanaal of de net promoter score onder deelnemers.

Gebruik UTM-tags in links om te zien welk kanaal de meeste aanmeldingen genereerde. Analyseer je data na het evenement: openpercentages per e-mail, bereik op social en de feedback van deelnemers over de communicatie.

Verwerk deze inzichten in een evaluatiedocument en gebruik het als input voor je volgende eventcommunicatieplan. Zo bouw je als communicatieprofessional elk evenement op kennis en niet op aannames.

Bij Live Impact zien we het communicatieplan als onderdeel van het totale evenementconcept. Een goed evenement begint niet op de dag zelf, maar op het moment dat de eerste uitnodiging wordt geopend. De verwachting die je vooraf schept, bepaalt voor een groot deel de beleving op de dag zelf.

Wij helpen opdrachtgevers met het organiseren van het evenement. En met het communicatietraject eromheen, vanaf de aankondigingsstrategie tot en met de opvolgcontent. Zo zorgen we dat de boodschap van het evenement blijft hangen, ook als de laatste gast naar huis is.

Wil je sparren over de communicatiestrategie rondom jouw volgende zakelijke evenement? Bel 085 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl.

Serieus Leuk.