Evenement communicatieplan opstellen: wat het is en waarom je het nodig hebt

Begin met de vraag: waarom organiseer je dit evenement? De communicatiedoelstelling volgt altijd uit de eventdoelstelling. Wil je nieuwe klanten werven of medewerkers motiveren? Dat bepaalt de toon, het kanaal en de timing van je communicatie.

Breng daarna je doelgroep in kaart. Maak onderscheid tussen drie groepen. Primaire deelnemers zijn de mensen die je wilt dat er komen. Secundaire doelgroepen zijn pers, sociale media-volgers en stakeholders die indirect meebeleven. Interne stakeholders zijn directie, medewerkers en leveranciers. Elk segment verdient een eigen boodschap en aanpak.

Stel per doelgroep vast wat ze al weten en wat ze moeten doen, of dat nu aanmelden of delen is. Zet die doelen op papier. Dit is de basis van je kernboodschappen.

Kernboodschappen zijn de drie tot vijf zinnen die de essentie van je evenement samenvatten. Ze beantwoorden de vraag: waarom moet ik hier bij zijn? Goede kernboodschappen zijn concreet en consistent. En altijd relevant voor de ontvanger. Ze klinken door in alle uitingen, van uitnodigingsmail tot sprekerspresentatie.

Vermijd generieke taal als 'een inspirerende dag vol inzichten en netwerkmogelijkheden'. Wees specifiek. Bijvoorbeeld: 'Je leert hoe drie CEO's hun bedrijf winstgevend maakten.' En: 'Je hoort wat jij morgen anders kunt doen.' Die specificiteit bepaalt of iemand je uitnodiging opent of meteen weggooit.

Vertaal je kernboodschappen naar een tagline of evenementtitel die blijft hangen. Dat maakt al je communicatie herkenbaar en coherent.

Welke kanalen je inzet, hangt af van je doelgroep en het type evenement. Voor interne evenementen zijn intranet, e-mail en teams-berichten de standaard. Externe evenementen met relaties of klanten vragen om LinkedIn, een eventpagina en gerichte e-mailcampagnes. Bij grote publieke evenementen of lanceringen spelen ook pers, betaalde advertenties en influencers een rol.

Denk ook aan de formats per fase. Een teaser werkt in de aankondigingsfase: kort en nieuwsgierig makend. In de activatiefase wil je meer detail: programma, sprekers en praktische info. In de reminder-fase houd je het kort en urgent. Na het evenement verschuif je naar contentmarketing met een terugblikfilm, citaten van sprekers en een fotoreportage.

Bepaal daarna welke communicatiemiddelen je nodig hebt. Een uitnodigingsmail, een eventpagina, een reeks berichten voor social media, drukwerk voor op locatie en beeldmateriaal dat overal hetzelfde oogt. Reken uit wat die middelen kosten en zet dat budget apart. Communicatie is vaak de post die als eerste sneuvelt, terwijl juist die de opkomst bepaalt.

Voor de meeste bedrijven zijn e-mail en social media samen goed voor het grootste deel van de aanmeldingen. Kies je middelen dus op basis van waar je doelgroep echt zit. Niet op basis van wat je bedrijf toevallig al gebruikt.

Maak een kanaalkeuze die je kunt volhouden. Beter drie kanalen goed bespelen dan zes kanalen halfslachtig.

Een communicatietijdlijn is het operationele hart van je communicatieplan. Het is een overzicht van alle communicatiemomenten. Wat communiceer je, via welk kanaal en op welke datum, door wie en met welk doel?

Werk terug vanuit de eventdatum. Plan minimaal vijf contactmomenten. Begin met een aankondiging 6 tot 8 weken vooraf. Stuur 2 weken vooraf een herinneringsmail met praktische info. Verstuur 3 dagen vooraf een laatste reminder. In de ochtend van de eventdag volgt een korte update. Sluit 1 tot 3 dagen later af met een follow-upmail met samenvatting of terugblikfilm.

Zet per moment vast welke communicatiemiddelen je inzet. Voeg daarna tussentijdse contentmomenten toe. Denk aan een sprekersintroductie, een blik achter de schermen of een teaser over het programma. Dat houdt de aandacht vast en verhoogt de buzz in de aanloop naar het evenement.

Zonder meting weet je niet wat werkte en wat niet. Maak vooraf duidelijk wat je wilt bereiken. Stel KPI's vast die aansluiten bij je communicatiedoelstelling. Denk aan openpercentages van e-mails, aanmeldingen per kanaal of de net promoter score onder deelnemers.

Gebruik UTM-tags in links om te zien welk kanaal de meeste aanmeldingen genereerde. Analyseer je data na het evenement: openpercentages per e-mail, bereik op social en de feedback van deelnemers over de communicatie.

Verwerk deze inzichten in een evaluatiedocument en gebruik het als input voor je volgende eventcommunicatieplan. Zo bouwt je organisatie elk evenement op kennis en niet op aannames.

Bij Live Impact zien we het communicatieplan als onderdeel van het totale evenementconcept. Een goed evenement begint niet op de dag zelf, maar op het moment dat iemand de eerste uitnodiging opent. De verwachting die je vooraf schept, bepaalt voor een groot deel de beleving op de dag zelf.

Wij helpen opdrachtgevers met het organiseren van het evenement. En met het communicatietraject eromheen, vanaf de aankondigingsstrategie tot en met de opvolgcontent. Zo zorgen we ervoor dat de boodschap blijft hangen, ook als de laatste gast naar huis is.

Wat vooral belangrijk is bij organisaties die dit goed doen: ze beginnen vroeg en ze durven te kiezen. Vijf kanalen half bespelen levert minder op dan twee kanalen goed. Zorg ervoor dat één persoon in de organisatie eigenaar is van het plan. Anders blijft het bij goede bedoelingen.

Voordat je begint: stellen jullie de doelgroep of het kanaal centraal? Dat gesprek is het waard om vooraf te voeren. Wij denken graag mee, en dan gaan we samen door je aanpak heen. Zo helpt een goed plan je om precies de juiste mensen te bereiken.

Wil je sparren over de communicatiestrategie rondom jouw volgende zakelijke evenement? Bel +31 85 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl.

Serieus Leuk.