Een bedrijfs-BBQ is meer dan vlees op de grill

Één vraag moet je beantwoorden voordat je een locatie boekt: wat wil je met dit BBQ evenement neerzetten? Het antwoord bepaalt alles.

Er zijn drie opzetten die goed werken voor een bedrijfs-BBQ.

De culinaire teambuilding-BBQ: teams grillen zelf onder begeleiding van een chef. Deelnemers zijn actief betrokken bij het eten. Deze opzet bouwt samenwerking op een directe manier: samen een gerecht klaarmaken vraagt communicatie, timing en vertrouwen. Geschikt voor teams van 15 tot 80 personen.

Bij de klassieke aanpak verzorgt een professionele cateraar alles: medewerkers eten en drinken op hun gemak. Er is muziek en eventueel een paar activiteiten. Dit is de laagdrempelige bedrijfs-BBQ: gezellig, zonder veel programma. Geschikt voor bedrijven van alle groottes.

Grotere groepen kiezen vaak voor een festival-BBQ: meerdere grillstations met verschillende keukens, van Grieks tot Aziatisch of Amerikaans. Daarbij een liveband, games en een uitgesproken sfeer. Geschikt voor meer dan 100 personen.

Onze aanbeveling: kies één opzet en ga daarin ver. Een goede bedrijfs-BBQ heeft één duidelijk idee. Dat idee hoeft niet origineel te zijn: het moet kloppen met wie jullie zijn als bedrijf.

De locatiekeuze voor een BBQ evenement bepaalt de sfeer volledig. En je hebt meer opties dan je denkt.

Eigen buitenterrein is de meest praktische keuze. Voordelen: geen huurkosten, makkelijke logistiek, medewerkers hoeven niet ver te reizen. Nadelen: je moet zelf zorgen voor tent, tafels, stoelen, stroom en wateraansluiting. Een vergunning kan nodig zijn bij grotere groepen.

Een stadspark biedt veel ruimte en een groene sfeer. De meeste gemeenten geven een evenementenvergunning af voor groepen tot 150 personen, maar het aanvraagproces duurt 6 tot 8 weken. Vereisten variëren per gemeente: sommige staan open vuur niet toe, anderen wel. Controleer dit vroeg.

Beachclubs en waterlocaties geven direct een zomerse sfeer. Ze hebben eigen catering en staan professionele grills toe. Nadeel: je betaalt huur plus minimumconsumptie, wat de totaalkosten verhoogt naar €50 tot €80 per persoon.

Landgoederen en buitenlocaties zijn ideaal voor grotere groepen. Veel landgoederen hebben een BBQ-arrangement inclusief terrasinrichting. Budget: €40 tot €70 per persoon totaal.

Voor een BBQ evenement tot 80 personen: gebruik eigen terrein als je dat hebt, of kies een beachclub met arrangement. Boven de 100 personen is een locatie met eigen faciliteiten bijna altijd de betere keuze.

De catering is het hart van een BBQ evenement. Hier mag je niet op beknibbelen, want gasten merken slechte BBQ direct.

Voor de meeste bedrijfs-BBQ's is een professionele cateraar die ter plekke grilt de beste keuze. Ze brengen eigen materiaal mee en weten hoeveel ze moeten bereiden voor jouw groep. Daarnaast zorgen ze dat er constant warm eten is. Reken op €20 tot €35 per persoon voor een goede BBQ-cateraar, exclusief dranken.

Wil je de catering als teambuilding-element inzetten? Overweeg een BBQ-workshop waarbij een chef de teams begeleidt bij het zelf grillen. Teams van 8 tot 12 personen krijgen een eigen grill en ingrediënten, en een chef beoordeelt het eindresultaat. Deze opzet duurt 2 tot 3 uur en kost €35 tot €55 per persoon, inclusief materiaal en begeleiding.

Een goede BBQ-catering heeft altijd: meerdere vlees- en visopties, een volwaardig vegetarisch alternatief, diverse bijgerechten, brood en sauzen, en nagerecht. Vegetariërs en veganisten willen echt iets kunnen eten: zorg dat je hen niet vergeet in de planning.

Dranken bij een BBQ: reken op bier, wijn, fris en een zomerse cocktailoptie. Bij een evenement van drie uur reken je op drie tot vijf consumpties per persoon. Totaalbudget catering inclusief dranken: €35 tot €55 per persoon voor een degelijke bedrijfs-BBQ.

Een BBQ evenement hoeft geen volledig entertainment-programma te hebben: het eten en de omgeving zijn al de beleving. Maar een paar goed gekozen activiteiten tillen het evenement naar een ander niveau.

Muziek is bijna altijd een goed idee. Een livemuzikant die rustig speelt terwijl mensen eten en drinken, geeft sfeer zonder te overdonderen. Denk aan een akoestische gitarist, een jazz-duo of een relaxte dj-set. Kosten: €300 tot €800 voor een muzikant van twee tot drie uur.

Sportiever? Overweeg beachvolleybal, pétanque, Jenga of andere buitenspellen die laagdrempelig zijn en ook werken voor mensen die niet sportief zijn. Deze activiteiten kosten weinig en zorgen voor veel beweging en gesprekken.

Voor teams met een competitief karakter werkt een georganiseerde BBQ-uitdaging goed. Wie grilt het beste gerecht en wie maakt de lekkerste marinade? Een jury-element maakt het meteen ludiek. Combineer met kleine prijzen voor de leukste werksfeer.

Wil je meer entertainment? Een live-kookdemonstratie door een chef, een cocktailmix-workshop of een fotohoek met BBQ-accessoires zijn populaire toevoegingen. Budget: €500 tot €1.500 afhankelijk van de opzet.

Onze vuistregel: plan niet te vol. Een BBQ werkt het beste als er ruimte is voor spontaan gesprek. Twee activiteiten en goede muziek zijn meer dan genoeg.

Een zakelijke BBQ of zomerborrel kost ongeveer €75 tot €125+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 gasten. Voor 500 tot 1.000 gasten reken je op ongeveer €60 tot €110+ per persoon. Voor 1.000 tot 2.000 gasten op ongeveer €50 tot €100+ per persoon. Voor meer dan 2.000 gasten op ongeveer €45 tot €95+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw, inclusief locatie, catering, entertainment en productie.

Een BBQ of zomerborrel is doorgaans korter dan een avondfeest, met catering die aansluit bij het seizoen. De prijs per persoon ligt daarom lager.

Een BBQ evenement dat écht werkt en bijblijft, maak je niet toevallig. Je maakt het met de juiste catering, de juiste locatie en een aanpak die past bij je team.

Live Impact organiseert BBQ evenementen voor bedrijven van 40 tot 400 medewerkers. Van concept tot uitvoering, van cateraar tot muziek.

Bel ons op 085 401 40 14 of stuur een mail naar hello@live-impact.nl.

Serieus Leuk.